• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

• Hiện nay, vẫn chưa có Thông tư cụ thể hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc quy định chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lưu giữ hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, PDF hoặc các định dạng khác.

3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

• Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

4. Về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử

Thứ nhất, về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử:

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

• Trường hợp doanh nghiệp muốn miễn chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải làm công văn yêu cầu lên cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp thuận.
• Việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử sẽ được Cục thuế xem xét cho từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.