Mua ngay
Hotline
 info@fast.com.vn
TIN TỨC » Hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện hóa đơn điện...
Thứ ba, 08/10/2019, 15:51    

Hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện hóa đơn điện tử

Từ ngày 01-11-2020 bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại NĐ 119/2018/NĐ-CP. Những thông tin bắt buộc các doanh nghiệp cần phải nắm rõ bao gồm: Khởi tạo hóa đơn, hình thức gửi - định dạng - lưu, chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy, chữ ký người mua...

1. Về việc khởi tạo hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
  • Có chữ ký điện tử theo quy định.
  • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
    • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
    • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2. Hình thức gửi, lưu file và định dạng hóa đơn điện tử

  • Gửi trực tiếp:
    • Người bán hàng hóa thực hiện truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
  • Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:
    • Người bán hàng truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
    • Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
  • Về cách lưu file và định dạng hóa đơn điện tử:
    • Hiện nay, vẫn chưa có Thông tư cụ thể hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc quy định chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lưu giữ hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, PDF hoặc các định dạng khác.

3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Hóa đơn này chỉ được chuyển đổi một lần.

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi:
  • Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
  • Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

4. Về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử

Thứ nhất, về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử:

Theo Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23-02-2016 và Khoản 3 của Công văn 820/TCT-DNL ngày 13-3-2017, thì:
  • Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua.
  • Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Lưu ý: Trong trường hợp cần phải có chữ ký điện tử mà người mua không có thì có thể tải phần mềm SignOffline (Chữ ký số, chữ ký điện tử Offline) về máy và và cắm token chữ ký số của công ty vào, chọn thư mục, file cần ký. Sau đó đưa file vào danh sách file chưa ký và nhấn nút ký file.

Thứ hai, về việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử:
  • Trường hợp doanh nghiệp muốn miễn chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải làm công văn yêu cầu lên cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp thuận.
  • Việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử sẽ được Cục thuế xem xét cho từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.

5. Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang

Tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:
Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị:
  • Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động);
  • Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu;
  • Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu;
  • Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Ý kiến bạn đọc (0 bình luận)
Bạn có thể quan tâm
9 lý do nên lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Khuyến mại đặc biệt chào mừng năm tài chính mới 2020
Công nghệ, ưu điểm kỹ thuật và tính bảo mật của giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice hỗ trợ 2 loại hình ký số điện tử Token và HSM
Giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice nhận danh hiệu Sao Khuê 2019
Nhiều trang báo, tạp chí công nghệ đưa tin về giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
FAST ký hợp đồng Fast e-Invoice với số lượng hóa đơn lên đến 350.000
Giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice được cục thuế tỉnh Bắc Ninh đồng ý phối hợp và hỗ trợ triển khai
Hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện hóa đơn điện tử
Những điểm cần phải lưu ý của Thông tư 68/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử
Tin nhiều người đọc
Chào mừng năm tài chính 2019, tặng thêm 03 tháng sử dụng khi mua mới Fast Accounting Online
 
FAST ra mắt giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
 
Tại sao phần mềm đám mây hiệu quả cho doanh nghiệp?
 
6 Giai đoạn trong quy trình phát triển một hệ thống thông tin
 
Giới thiệu về giải pháp hóa đơn điện tử
 
VIDEO CLIP

LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

VĂN PHÒNG TẠI TP HÀ NỘI

Ðịa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà CT1B, Khu VOV, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội

 Ðiện thoại: (024) 7108-8288

Fax: (024) 3771-5591

VĂN PHÒNG TẠI TP HỒ CHÍ MINH

Ðịa chỉ: Số 29, Đường số 18, Khu phố 4, P. Hiệp Bình Chánh, Q. Thủ Đức, Tp. HCM

Ðiện thoại: (028) 7108-8788

Fax: (028) 3848-6068


VĂN PHÒNG TẠI TP ÐÀ NẴNG

Ðịa chỉ: 39-41 Quang Trung, P. Hải Châu 1, Q. Hải Châu

 Ðiện thoại: (0236) 381-0532

Fax: (0236) 381-2692

Họ tên(*)

Tỉnh/Thành phố
Yêu cầu
Điện thoại(*)
Email(*)