Trong bối cảnh quản lý hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ, việc tra cứu hóa đơn điện tử trở thành bước quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân bảo đảm tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ. Cùng FAST tìm hiểu chi tiết 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 và Nghị định 70.
Tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Đây là cách tra cứu cơ bản, phổ biến cho cả doanh nghiệp và cá nhân, khi muốn kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu gồm:
- Mã số thuế người bán hàng hóa, dịch vụ (HHDV) – nếu bạn không nhớ rõ có thể tra cứu mã số doanh nghiệp trước.
- Mẫu số hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Nhập mã xác thực (captcha).
Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả gồm các thông tin như: Người bán HHDV, địa chỉ, trạng thái hoạt động, cơ quan thuế quản lý.
Nếu kết quả trả về là: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” — thì có thể hóa đơn không tồn tại hoặc thông tin nhập vào không chính xác.
Kiểm tra hóa đơn điện tử trên website hệ thống hóa đơn điện tử
Phương thức này phù hợp hơn với doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử và có tài khoản đăng nhập hoặc tra cứu nhanh “không cần đăng nhập” nếu hệ thống cho phép.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập vào website hệ thống hóa đơn điện tử (thường là của Tổng cục Thuế hoặc bên cung cấp dịch vụ).
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử”.
Bước 3: Nhập các thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu gồm:
- Mã số thuế người bán.
- Loại hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tổng tiền thanh toán (nếu hệ thống yêu cầu).
Bước 4: Chọn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiện thị kết quả như:
- “Đã cấp mã hóa đơn”: Hóa đơn hợp lệ.
- “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp…”: Hóa đơn không tồn tại hoặc thông tin nhập sai.
Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ trên Fast e‑Invoice
Đối với khách hàng và đối tác của FAST hoặc các doanh nghiệp sử dụng phần mềm của FAST, bạn có thể thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của Fast e-Invoice theo 3 hình thức: Trang tra cứu trực tuyến, portal dành cho người mua (nếu được cấp quyền) và ứng dụng mobile.
Tra cứu trên trang tra cứu hoá đơn điện tử
Người mua đăng nhập vào trang tra cứu chính thức của Fast e-Invoice theo đường dẫn: https://einvoice.fast.com.vn
- Tại màn hình tra cứu bạn có thể:
- Tải bản thể hiện hóa đơn điện tử (dạng PDF).
- Tải dữ liệu hóa đơn điện tử (dạng XML).
- Chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (PDF).
- Kiểm tra thông tin Chứng thư số của người bán.
- Ký số cho hóa đơn điện tử (nếu cần).
Tra cứu trên Cổng thông tin Fast e-Invoice (Portal)
Để tra cứu theo hình thức này, người mua cần được người bán cấp quyền.
Quy trình:
- Người mua yêu cầu người bán cấp quyền tra cứu trên Portal.
- Người bán cập nhật thông tin người mua vào hệ thống và gửi cho FAST duyệt.
- Khi được duyệt, người mua sẽ nhận tài khoản, mật khẩu đăng nhập qua email.
- Người mua truy cập vào địa chỉ https://portal.fast.com.vn và thực hiện tra cứu.
- Tại màn hình này người mua chỉ có thể tải bản thể hiện (PDF) và dữ liệu (XML).
Lưu ý: Để cấp quyền, người bán đăng nhập phần mềm Fast e-Invoice và khai báo phần chức năng “Hệ thống / Khai báo quyền tra cứu hóa đơn cho khách hàng”.
Tra cứu trên ứng dụng Fast e-Invoice Mobile
Người mua cần có quyền tra cứu như mục 2.
Quy trình:
- Tải và cài đặt ứng dụng Fast e-Invoice Mobile từ Google Play hoặc App Store.
- Đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp.
- Thực hiện tra cứu tương tự như khi tra cứu trên Portal.
4 nguyên nhân và giải pháp khi hóa đơn điện tử không tra cứu được
Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến khiến việc tra cứu hóa đơn điện tử thất bại cùng với giải pháp nhanh từ chuyên gia.
Lỗi kết nối mạng internet
Khi bạn không tra cứu được hóa đơn điện tử, rất có thể là do kết nối Internet yếu hoặc bị mất khiến hệ thống không thể xử lý.
Giải pháp: Kiểm tra kết nối Internet, đăng xuất và đăng nhập lại, thậm chí rút dây modem và cắm lại nếu cần. Sau khi mạng ổn định, thử nhập lại thông tin hóa đơn và tra cứu.
Lỗi nhập sai thông tin
Nếu bạn nhập sai mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hoặc mã xác thực thì hệ thống sẽ không tìm thấy kết quả.
Giải pháp: Kiểm tra lại những thông tin đã nhập, đảm bảo chính xác và đầy đủ. Nếu vẫn không được, chuyển sang nguyên nhân tiếp theo.
Lỗi phần cứng của máy tính
Tuy ít xảy ra, nhưng nếu máy tính của bạn bị trục trặc (ví dụ: trình duyệt bị lỗi, phần mềm diệt virus chặn, phần cứng yếu) cũng có thể khiến tra cứu không phản hồi.
Giải pháp: Kiểm tra lại máy tính, đóng ứng dụng không cần thiết, cập nhật trình duyệt hoặc thử dùng thiết bị khác.
Lỗi do phần mềm xuất hóa đơn gặp trục trặc
Theo quy định, doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép và kết nối chuẩn với cơ quan thuế. Trong một số trường hợp, nếu hệ thống phần mềm chưa đồng bộ dữ liệu, lỗi kỹ thuật hoặc người bán chưa hoàn tất thông báo phát hành/đăng ký với cơ quan thuế, việc tra cứu hóa đơn có thể bị gián đoạn.
Kiểm tra lại hệ thống phần mềm đang sử dụng và liên hệ ngay nhà cung cấp để được hỗ trợ. Với Fast e-Invoice, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm nhờ nền tảng vận hành ổn định, tốc độ xử lý nhanh, tích hợp trực tiếp với hệ thống thuế và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tận tâm. Nhờ đó, hạn chế tối đa các tình huống gián đoạn, đảm bảo việc tra cứu – ký số – phát hành hóa đơn luôn thông suốt.
>>> Xem thêm: Bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice