Trong thực tiễn quản lý thuế, việc lập sai mã số thuế (MST) trên hóa đơn điện tử là lỗi phổ biến nhưng dễ gây hệ quả nghiêm trọng: hóa đơn không được công nhận, không được khấu trừ thuế hoặc phát sinh rủi ro thanh tra thuế.
Bài viết này, cùng FAST đi sâu vào các trường hợp sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử, hướng dẫn cách xử lý theo quy định mới nhất năm 2025 và lưu ý để tránh sai sót.
Hiểu đúng về sai sót mã số thuế trên hóa đơn điện tử
Mã số thuế là gì? Tại sao phải chính xác tuyệt đối trên hóa đơn?
Theo Khoản 5, Điều 3 Luật Quản lý Thuế 38/2019/QH14, mã số thuế (MST) là dãy số gồm 10 hoặc 13 ký tự được cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế để xác định cá nhân, tổ chức chịu thuế, dùng trong quản lý thuế trên cả nước.
Việc ghi đúng mã số thuế trên hóa đơn rất quan trọng vì:
- MST sai khiến hóa đơn không hợp pháp, không được công nhận là chứng từ hợp pháp để kê khai, khấu trừ thuế.
- Rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra thuế, có thể bị xử lý vi phạm hành chính.
- Gây phiền toái cho người mua (doanh nghiệp) khi muốn khai thuế nhưng hóa đơn không đảm bảo điều kiện.
Vì thế, công tác kiểm tra và đảm bảo mã số thuế chính xác khi xuất hóa đơn là bắt buộc.
Phân loại lỗi sai thường gặp về mã số thuế trên hóa đơn điện tử
Dưới đây là các lỗi phổ biến khi ghi mã số thuế trên hóa đơn:
- Mã số thuế không chính xác.
- MST ghi trên hóa đơn khác so với MST thực tế của doanh nghiệp.
- Mã số thuế bị thiếu.
- Không ghi MST hoặc chỉ ghi một phần (ví dụ: thiếu vài chữ số).
- Mã số thuế của người mua – người bán bị lẫn lộn.
- MST của bên bán ghi nhầm sang bên mua hoặc ngược lại.
- Mã số thuế không hợp lệ.
- Định dạng không đúng, MST không tồn tại hoặc không được cấp.
- Ghi MST của đơn vị khác.
- Nhầm sang MST của tổ chức/cá nhân khác, không liên quan giao dịch.
- Sai ký tự do đánh máy. Ví dụ: thiếu số, sai thứ tự chữ số, nhập nhầm ký tự.
- Ghi MST cũ hoặc MST đã bị thu hồi.
- Khi doanh nghiệp thay đổi MST (ví dụ do hợp nhất, tách, thay đổi tổ chức), nếu vẫn dùng MST cũ là sai.
- Không cập nhật MST mới của đối tác.
- Đối tác đã thay đổi MST, nhưng người lập hóa đơn vẫn dùng thông tin cũ.
- Lỗi do phần mềm hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.
- Khi phần mềm tự in hoặc hệ thống hóa đơn không đồng bộ dữ liệu, có thể dẫn đến MST sai.
Những loại sai sót này đều có thể bị xử lý theo quy định hiện hành, nếu phát hiện kịp thời và thực hiện đúng thủ tục.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế theo từng tình huống cụ thể
Từ ngày 1-6-2025, theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về cách xử lý hóa đơn sai sót, doanh nghiệp không còn được phép hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.
Thay vào đó, khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử (như sai mã số thuế, tên người mua, địa chỉ, tiền thuế…), người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy từng trường hợp cụ thể.
Quy định này nhằm đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và dễ truy vết trong dữ liệu hóa đơn điện tử, đồng thời giảm rủi ro sai sót và gian lận trong quá trình kê khai thuế.
Trường hợp hóa đơn điện tử sai mã số thuế nhưng người bán chưa gửi cho người mua (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
Khi phát hiện hóa đơn điện tử lập sai mã số thuế trước khi gửi cho người mua (hóa đơn có thể đã được cấp mã hoặc chưa):
- Người bán không được hủy hóa đơn sai sót: Theo quy định mới, việc hủy hóa đơn sai sót đã lập (dù chưa gửi cho người mua) không còn được phép.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế, ghi rõ dòng chú thích: “Thay thế cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”
- Hóa đơn thay thế phải được ký số đầy đủ, gửi cơ quan thuế để cấp mã mới (nếu là hóa đơn có mã), sau đó mới gửi cho người mua.
- Không cần lập “Thông báo hủy hóa đơn điện tử” (Mẫu 04) như trước đây. Hóa đơn sai sót sẽ được ghi nhận trong hệ thống với trạng thái “đã được thay thế”, để phục vụ việc tra cứu và quản lý.
Như vậy, từ ngày 01-06-2025, với hóa đơn điện tử sai mã số thuế nhưng chưa gửi cho người mua, doanh nghiệp chỉ được phép lập hóa đơn thay thế, không được hủy hoặc xóa bỏ hóa đơn sai.
Trường hợp hóa đơn điện tử sai mã số thuế, người bán đã gửi cho người mua
Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi NĐ 70/2025), người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua ghi rõ sai sót (nếu là bên mua doanh nghiệp).
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế phải bao gồm dòng chú thích:
- Với hóa đơn điều chỉnh: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày …”
- Với hóa đơn thay thế: “Thay thế cho hóa đơn …”
- Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh / thay thế, sau đó gửi cho người mua (và gửi tới cơ quan thuế nếu hóa đơn có mã).
- Lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử (Mẫu 04) gửi cơ quan thuế đối với hóa đơn bị thay thế/điều chỉnh.
Trong trường hợp hóa đơn đã được kê khai sai trước đó, người bán và người mua cần thực hiện điều chỉnh tờ khai thuế tương ứng.
Trường hợp hóa đơn điện tử sai mã số thuế được phát hiện bởi cơ quan thuế (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai mã số thuế, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo rà soát hóa đơn (mẫu 05/RS-HĐĐT hoặc văn bản tương đương) yêu cầu người bán kiểm tra, xác minh và xử lý sai sót.
Người bán thực hiện theo quy trình sau:
- Không được lập Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu 04) như trước đây. Kể từ ngày 01-06-2025, quy định về hủy hóa đơn sai sót đã được bãi bỏ.
- Người bán rà soát và xác nhận sai sót, lập văn bản thỏa thuận với người mua (nếu bên mua là tổ chức/doanh nghiệp) ghi rõ nội dung sai mã số thuế.
- Thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế, ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …” hoặc “Thay thế cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải được ký số hợp lệ, gửi đến cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã) và gửi cho người mua.
- Nếu hóa đơn sai đã được kê khai thuế, người bán và người mua cần phối hợp điều chỉnh tờ khai thuế tương ứng theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Như vậy, khi cơ quan thuế phát hiện sai mã số thuế, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để khắc phục sai sót.
Các lưu ý và kinh nghiệm giúp tránh sai mã số thuế khi xuất hóa đơn
Để giảm thiểu sai sót MST, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau:
- Thiết lập quy trình kiểm tra thông tin đầu cuối: Trước khi xuất hóa đơn, kiểm tra kỹ các thông tin: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán.
- Cập nhật thường xuyên dữ liệu đối tác: Khi khách hàng/thành viên đã thay đổi MST, cập nhật ngay vào cơ sở dữ liệu hóa đơn.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đồng bộ dữ liệu: Phần mềm phải liên kết với cơ sở dữ liệu thuế, hỗ trợ tra cứu MST tự động để tránh sai sót do nhập liệu thủ công.
- Đào tạo và nâng cao ý thức nhân viên kế toán: Nhân viên lập hóa đơn phải hiểu rõ các quy định về MST, các mẫu xử lý sai sót.
- Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn mẫu định kỳ: So sánh hóa đơn đã phát hành với dữ liệu giao dịch thực tế để phát hiện lỗi sớm.
- Theo dõi và cập nhật thay đổi pháp luật mới.
Việc lập sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử không chỉ gây phiền toái trong công tác kê khai, khấu trừ thuế mà còn tiềm ẩn rủi ro với cơ quan thuế. Tuy nhiên, với các quy định mới từ Nghị định 70/2025, doanh nghiệp có thêm các lựa chọn linh hoạt là điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn thay vì hủy hoàn toàn. Việc hiểu đúng các tình huống và thực hiện đúng thủ tục là chìa khóa để xử lý lỗi hiệu quả.
Fast e-Invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử toàn diện
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo Thông tư 78/2021 và Nghị định 123/2020, hỗ trợ doanh nghiệp phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn nhanh chóng, an toàn và hợp pháp.
Với khả năng kết nối trực tiếp hệ thống kế toán, bán hàng, tích hợp ERP/CRM, cùng các tính năng như phát hành hàng loạt, ký số tự động, tra cứu online và báo cáo thuế điện tử, Fast e-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice