Trong quá trình phát hành hóa đơn điện tử, kế toán rất dễ gặp phải các lỗi sai sót như nhập sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế hoặc thậm chí sai số tiền, thuế suất. Trong đó, sai tên công ty là lỗi thường gặp nhất khi lập hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp. Nếu không xử lý đúng cách, doanh nghiệp có thể bị từ chối thanh toán, ảnh hưởng tới việc kê khai thuế, thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Vậy khi bị sai tên công ty trên hóa đơn điện tử, cần xử lý như thế nào để đúng quy định pháp luật? Cùng FAST tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
Quy định pháp luật mới nhất về xử lý hóa đơn sai tên công ty
Căn cứ Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng có sai sót được thực hiện theo hai phương thức:
- Điều chỉnh: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót.
- Thay thế: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót.
Đặc biệt, Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế đã hướng dẫn chi tiết:
- Nếu chọn phương pháp điều chỉnh, thì khi phát hiện tiếp sai sót, doanh nghiệp phải tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh mới cho hóa đơn gốc ban đầu (F0).
- Nếu chọn phương pháp thay thế, thì các lần tiếp theo phải tiếp tục thay thế cho hóa đơn thay thế gần nhất (F1, F2…).
Như vậy có thể hiểu như sau:
- Đã chọn điều chỉnh thì phải điều chỉnh đến khi đúng.
- Đã chọn thay thế thì phải thay thế đến khi đúng.
- Không được vừa điều chỉnh vừa thay thế, cũng không được hủy bỏ hóa đơn sai để lập mới hoàn toàn.
Cách xử lý từng trường hợp sai tên công ty trên hóa đơn điện tử
Trường hợp 1 – Hóa đơn sai tên công ty nhưng chưa gửi cho người mua
- Người bán thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử sai sót đã cấp mã.
- Người bán lập hóa đơn mới đúng thông tin, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã thay thế, sau đó gửi cho người mua.
Đây là trường hợp đơn giản nhất vì hóa đơn chưa đến tay khách hàng, xử lý nhanh chóng và ít phát sinh thủ tục.
Trường hợp 2 – Hóa đơn sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, đã gửi cho người mua
(1) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Người bán thông báo cho người mua biết hóa đơn sai sót nhưng không phải lập lại hóa đơn.
- Đồng thời, người bán gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế để ghi nhận sai sót.
- Trường hợp này được coi là sai sót không cần lập lại hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho cơ quan thuế.
(2) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
- Người bán và người mua lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ sai sót.
- Người bán thao tác hủy hóa đơn trên phần mềm và lập hóa đơn thay thế, trên đó ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”.
- Gửi lại hóa đơn mới và biên bản cho người mua.
- Đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
- Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và lập Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế.
- Không phải xuất lại hóa đơn mới.
Trường hợp 3 – Sai tên công ty và các thông tin quan trọng khác (mã số thuế, số tiền, thuế suất…)
Đây là sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp có thể xử lý theo một trong hai cách:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Người bán và người mua lập Văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trên đó có dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. - Lưu ý:
- Điều chỉnh tăng thì ghi số dương.
- Điều chỉnh giảm thì ghi số âm.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
- Hai bên lập văn bản thỏa thuận.
- Người bán phát hành hóa đơn mới, ghi rõ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. - Hóa đơn mới phải được ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho người mua.
Trường hợp 4 – Hóa đơn sai tên công ty bị cơ quan thuế phát hiện
- Cơ quan thuế gửi Mẫu số 01/TB-RSĐT yêu cầu người bán kiểm tra sai sót.
- Trong thời hạn thông báo, người bán phải gửi lại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Nếu quá hạn lần 1, cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2.
- Nếu tiếp tục không phản hồi, cơ quan thuế có quyền chuyển sang diện kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử – có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
Lập hóa đơn điện tử chính xác, nhanh chóng với Fast e-Invoice
Để hạn chế tối đa rủi ro sai sót khi phát hành hóa đơn, giải pháp tốt nhất là sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.
Fast e-Invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử của FAST, đã được Tổng cục Thuế chứng nhận theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp:
- Phát hành hóa đơn nhanh chóng, chính xác với tính năng tự động kiểm tra thông tin người mua (mã số thuế, tên công ty, địa chỉ).
- Tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán FAST và nhiều hệ thống khác, hạn chế lỗi nhập liệu thủ công.
- Lưu trữ hóa đơn an toàn tối thiểu 10 năm trên hạ tầng Tier 3, sẵn sàng tra cứu khi có yêu cầu.
- Hỗ trợ xử lý sai sót (lập biên bản, hóa đơn điều chỉnh/thay thế) ngay trên hệ thống, giúp kế toán tiết kiệm thời gian.
Với Fast e-Invoice, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật mà còn tối ưu quy trình kế toán – tài chính, hạn chế tối đa rủi ro bị phạt do sai sót hóa đơn.