Cân đối hóa đơn đầu vào – đầu ra là bài toán quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp áp dụng cơ chế thuế GTGT (VAT). Nếu không quản lý tốt, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro về thuế, chi phí phát sinh hoặc tồn kho sai lệch. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng FAST phân tích khái niệm, mục đích, hướng dẫn cân đối và rủi ro của việc mất cân bằng hóa đơn.
Tổng quan về hóa đơn đầu vào và đầu ra
Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là chứng từ do nhà cung cấp xuất cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ. Đây không chỉ là bằng chứng thanh toán mà còn dùng để:
- Kê khai khấu trừ thuế GTGT: Doanh nghiệp có thể khấu trừ VAT đầu vào từ số thuế GTGT đầu ra nếu đáp ứng điều kiện.
- Chứng minh chi phí hợp lý: Hóa đơn đầu vào hợp pháp giúp kế toán chứng minh chi phí kinh doanh thực tế.
- Quản lý chi tiêu: Doanh nghiệp theo dõi các khoản chi cho nguyên vật liệu, dịch vụ,… thông qua hóa đơn này.
Hóa đơn đầu ra là gì?
Hóa đơn đầu ra là hóa đơn do doanh nghiệp (bên bán) lập khi cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Trên hóa đơn này thường có thông tin: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế GTGT (nếu có). Hóa đơn đầu ra chính là cơ sở để:
- Tính doanh thu kinh doanh của doanh nghiệp
- Tính thuế GTGT phải nộp (đầu ra)
- Chứng minh nguồn thu cho khách hàng và cơ quan thuế
Mục đích cần cân đối hóa đơn đầu vào và đầu ra
Việc cân đối giữa hóa đơn đầu vào và đầu ra mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
- Kiểm soát thuế GTGT phải nộp: Nếu hóa đơn đầu ra nhiều mà đầu vào thấp, doanh nghiệp dễ chịu gánh nộp thuế GTGT cao. Ngược lại, nếu hóa đơn đầu vào lớn mà đầu ra thấp, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế kiểm tra vì có khả năng kê khai khấu trừ sai.
- Kiểm soát thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Chi phí hợp lý, hóa đơn đầu vào hợp lệ giúp doanh nghiệp tối ưu khoản chi khi quyết toán thuế TNDN. Nếu không cân đối, cuối kỳ doanh nghiệp có thể bị bỏ sót chi phí, ảnh hưởng đến thuế phải nộp.
- Quản lý chi phí lương và thuế TNCN: Hóa đơn đầu vào (chi phí dịch vụ, thuê ngoài…) có thể liên quan đến chi lương, trích bảo hiểm,… Nếu không cân đối, chi phí nhân sự có thể bị “nổi” lên ảnh hưởng đến thuế thu nhập cá nhân.
- Cân đối hàng tồn kho
- Nếu đầu vào nhiều – đầu ra ít: Tồn kho cao, doanh nghiệp có nguy cơ bị thanh tra vì chênh lệch hàng tồn so với doanh thu đã khai, dẫn tới truy thu thuế GTGT, TNDN.
- Nếu đầu vào ít – đầu ra nhiều: Có thể xảy ra kho âm, nghĩa là bán hàng khi không có tồn, đây là một lỗi nghiêm trọng, dễ bị phạt bởi cơ quan chức năng.
Hướng dẫn cân đối hóa đơn đầu vào – đầu ra
Cách xác định doanh thu
- Kết chuyển doanh thu cuối kỳ
- Kế toán ghi: Nợ TK 511, 515, 711; Có TK 911 để kết chuyển doanh thu hàng kỳ.
- Từ đó, doanh nghiệp biết được doanh thu “gốc” để cân đối với chi phí.
- Dự báo doanh thu cho kỳ tới
- Căn cứ kế hoạch bán hàng của bộ phận kinh doanh (ngày/tháng).
- Theo dõi sổ tiêu thụ hàng hóa hàng ngày để cập nhật doanh thu thực tế.
- Dựa trên dữ liệu tiêu thụ các tháng trước để ước lượng doanh thu tháng sau.
- Tính thuế GTGT đầu ra dự kiến
Khi dự đoán doanh thu, kế toán có thể ước tính số thuế GTGT đầu ra phát sinh, từ đó cân chỉnh đầu vào cần thiết để khấu trừ hợp lý.
Cách xác định chi phí
- Kết chuyển chi phí cuối kỳ
- Nợ TK 911; Có các TK chi phí như 632 (giá vốn NVL), 641 (chi phí bán hàng), 642 (chi phí quản lý), 811, 821, tùy theo loại chi phí.
- Việc kết chuyển này giúp kế toán tính đúng tổng chi phí phát sinh trong kỳ.
- Ước tính chi phí thực tế
- Dự báo các khoản chi phí phát sinh hàng tháng (chi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí bán hàng,…).
- Xác định các chi phí được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN (có hóa đơn hợp pháp, chứng từ hợp lệ).
- Phân loại chi phí chi tiết
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: TK 156 (thương mại) hoặc TK 621 (sản xuất), căn cứ vào mức tiêu thụ hàng hoá thực tế để lên kế hoạch mua vào.
- Chi phí nhân công trực tiếp: TK 622 + các khoản trích theo lương (TK 338).
- Chi phí sản xuất chung: TK 627 – gồm khấu hao TSCĐ, chi phí thuê xưởng, điện nước, công cụ dụng cụ…
- Chi phí bán hàng: TK 641 – chi phí vận chuyển, hoa hồng,…
- Chi phí quản lý chung: TK 642 – chi phí hành chính, chi phí văn phòng,…
- Phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung
- Nếu doanh nghiệp có đầu vào dùng chung cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, cần phân bổ GTGT theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế trên tổng doanh thu.
- Ví dụ: Nếu doanh thu chịu thuế chiếm 60% tổng doanh thu, thì 60% thuế GTGT đầu vào chung được khấu trừ.
- Việc phân bổ giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế đúng phần, tránh kê sai hoặc khai báo sai.
- Lưu ý chi phí GTGT không được khấu trừ
- Có trường hợp hóa đơn đầu vào không hợp lệ theo quy định (ví dụ: thiếu thông tin tên, Mã số thuế,…), khi đó doanh nghiệp không được khấu trừ GTGT đầu vào.
- Số thuế GTGT không được khấu trừ có thể được hạch toán vào chi phí để tính thuế TNDN, theo quy định.
- Từ 1-10-2025, nếu phần GTGT đầu vào đã được tính vào chi phí được trừ, thì không được khấu trừ thêm vào thuế GTGT đầu ra
Những rủi ro khi hóa đơn đầu vào và đầu ra mất cân đối
- Báo lỗ giả trên giấy do thuế GTGT đầu vào lớn hơn đầu ra
Khi hóa đơn đầu vào quá cao so với doanh thu (hóa đơn đầu ra), doanh nghiệp có thể báo lỗ thuế trên hồ sơ kê khai – tạo “lợi nhuận ảo” hoặc chi phí ảo, gây nghi vấn từ cơ quan thuế. - Chênh lệch số liệu kê khai và thực tế
Mất cân bằng hóa đơn có thể khiến số liệu kê khai (hóa đơn, doanh thu, chi phí) không phản ánh đúng thực tế. Nếu bị thanh tra, doanh nghiệp khó giải trình về tồn kho, số liệu xuất nhập hàng hóa. - Rủi ro bị truy thu hoặc phạt thuế
- Cơ quan thuế có thể kiểm tra doanh nghiệp nếu tồn kho cao mà doanh thu thấp, yêu cầu giải trình hóa đơn đầu vào/đầu ra.
- Nếu không chứng minh được hóa đơn hợp lý, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vì khai sai thuế hoặc sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
Bên cạnh việc cân đối hóa đơn đầu vào – đầu ra, doanh nghiệp có thể tối ưu toàn bộ quy trình quản lý hóa đơn bằng Fast e-Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ Thông tư 78/2021 và quy định của Tổng cục Thuế.
Fast e-Invoice hỗ trợ lập, xuất, tra cứu, lưu trữ hóa đơn nhanh chóng, bảo mật, giảm tới 80% thời gian xử lý chứng từ cho kế toán. Hệ thống cho phép kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, tự động đối soát dữ liệu và hạn chế tối đa sai sót khi kê khai.
Đặc biệt, phần mềm tích hợp liền mạch với Fast Business Online và các giải pháp khác, giúp doanh nghiệp quản trị hóa đơn và thuế xuyên suốt, minh bạch, hiệu quả. Đây là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp muốn chuẩn hóa nghiệp vụ và giảm rủi ro thuế trong kỷ nguyên số.