Chữ ký số đang dần trở thành công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử, đặc biệt là trong việc phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh vẫn băn khoăn: Liệu hộ kinh doanh có bắt buộc phải mua chữ ký số không? Hay chữ ký số có thực sự cần thiết với mô hình kinh doanh nhỏ lẻ? Hãy cùng FAST tìm hiểu rõ các quy định pháp lý, lợi ích và cách lựa chọn chữ ký số phù hợp cho hộ kinh doanh.
Chữ ký số hộ kinh doanh là gì?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa, gắn kèm vào văn bản số (ví dụ: hóa đơn, tờ khai thuế, hợp đồng…) nhằm xác minh danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Chữ ký số cho hộ kinh doanh là loại chữ ký số được cấp riêng cho hộ kinh doanh cá thể, đứng tên chủ hộ và được sử dụng trong các giao dịch điện tử như:
- Kê khai, nộp thuế qua mạng.
- Phát hành hóa đơn điện tử.
- Ký văn bản hành chính, hợp đồng…
Theo Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép (CeCA) cung cấp.
Hộ kinh doanh có bắt buộc mua chữ ký số không?
Theo quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp và tổ chức đều phải sử dụng chữ ký số hợp lệ khi phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có sự điều chỉnh, không bắt buộc hộ kinh doanh phải sử dụng chữ ký số.
Mặc dù vậy, để thuận tiện trong các giao dịch kinh doanh và hành chính điện tử, hộ kinh doanh nên chủ động đăng ký sử dụng chữ ký số.
Lợi ích của chữ ký số với hộ kinh doanh
Dù hiện nay chữ ký số không bắt buộc cho tất cả hộ kinh doanh, nhưng chữ ký số mang lại nhiều tiện ích thiết thực cho hộ kinh doanh, đặc biệt là các đơn vị thường xuyên giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng hoặc nhà cung cấp:
Tiết kiệm thời gian:
Thay vì phải in ấn, ký tay hoặc gửi, nhận tài liệu giấy qua đường truyền thống, chữ ký số giúp hộ kinh doanh thực hiện ký kết, xử lý thủ tục, giao dịch điện tử nhanh chóng và chính xác ngay trên nền tảng số. Đặc biệt hữu ích với các thủ tục thuế, hóa đơn hay báo cáo định kỳ.
Ký hóa đơn linh hoạt, mọi lúc mọi nơi
Chữ ký số hỗ trợ ký điện tử ngay trên phần mềm hóa đơn, không bị giới hạn bởi thiết bị hay vị trí địa lý. Dù sử dụng máy tính, laptop hay điện thoại di động, chỉ cần có internet, chủ hộ vẫn có thể ký hóa đơn và gửi cho khách hàng trong vài giây.
Hỗ trợ kê khai thuế và các thủ tục pháp lý
Ngoài chức năng ký hóa đơn điện tử, chữ ký số còn là công cụ không thể thiếu trong các nghiệp vụ như:
- Kê khai và nộp thuế điện tử.
- Nộp bảo hiểm xã hội điện tử.
- Giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước…
Việc sử dụng chữ ký số giúp hộ kinh doanh đáp ứng đúng quy định pháp luật, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính.
Tăng độ an toàn và bảo mật dữ liệu
Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa hiện đại, giúp:
- Xác thực danh tính người ký.
- Chống giả mạo, chỉnh sửa nội dung trái phép.
- Bảo vệ quyền lợi pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Hộ kinh doanh nên đăng ký loại chữ ký số nào?
Hiện nay trên thị trường có 2 dạng chữ ký số phổ biến: là USB Token và HSM.
| Loại chữ ký số | Đặc điểm | Phù hợp với |
| USB Token | Thiết bị vật lý (giống USB) cắm vào máy tính để ký số | Hộ kinh doanh sử dụng 1 máy cố định |
| HSM | Chữ ký số hoạt động trên nền tảng đám mây, không cần thiết bị vật lý. Ký số qua OTP (SMS/email) trên mọi thiết bị có kết nối internet. | Hộ kinh doanh di chuyển nhiều, cần ký hóa đơn linh hoạt, không giới hạn thiết bị, địa điểm. |
>>> Tham khảo ngay: Bảng giá dịch vụ chữ ký số FAST
Fast e-Invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp chữ ký số
Nếu bạn là hộ kinh doanh đang tìm giải pháp phát hành hóa đơn điện tử kèm chữ ký số, phần mềm Fast e-Invoice sẽ là lựa chọn phù hợp:
- Tích hợp sẵn sàng chữ ký số (USB Token hoặc HSM).
- Giao diện dễ dùng, phù hợp cả với người không rành công nghệ
- Được Tổng cục Thuế chứng nhận đạt chuẩn Thông tư 78.
- Kết nối dễ dàng với phần mềm kế toán, ngân hàng, phần mềm quản lý bán hàng…
