Việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật, mà còn là yếu tố then chốt để hóa đơn có giá trị pháp lý, hỗ trợ doanh nghiệp giao dịch thuận lợi và minh bạch. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ chữ ký số là gì, quy định mới nhất năm 2025, cách ký đúng quy trình và vì sao nên dùng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp ký số của FAST.
Chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì? Vì sao bắt buộc?
Định nghĩa chữ ký số theo pháp luật Việt Nam
Theo Luật Giao dịch điện tử, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách sử dụng một hệ thống mã hóa, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu. Chữ ký số giúp xác minh người ký, thời điểm ký và không thể bị thay đổi nội dung sau khi ký.
Vai trò của chữ ký số trong giao dịch điện tử
Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trong giao dịch truyền thống. Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số:
- Xác nhận người phát hành hóa đơn.
- Bảo vệ dữ liệu khỏi bị chỉnh sửa sau khi phát hành.
- Giúp cơ quan thuế và đối tác xác minh tính hợp pháp của hóa đơn.
Cơ sở pháp lý bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử
Từ năm 2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử có chữ ký số đã được quy định rõ trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đến năm 2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP tiếp tục nhấn mạnh yêu cầu này và cập nhật thêm các quy định chi tiết.
Quy định mới về chữ ký số theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Các trường hợp phải ký số bắt buộc
Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử đều phải ký số vào hóa đơn, kể cả hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Các trường hợp bắt buộc ký số bao gồm:
- Hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại (nếu không dùng máy tính tiền).
- Hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
Hóa đơn không có chữ ký số có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số được coi là không hợp lệ và không có giá trị khấu trừ thuế, không được hạch toán chi phí. Trường hợp này có thể bị cơ quan thuế xử phạt theo quy định về vi phạm hóa đơn.
Xử lý sai sót liên quan đến chữ ký số
Nếu phát hiện hóa đơn đã phát hành bị sai do lỗi ký số (chưa ký, ký sai, ký nhầm chứng thư), doanh nghiệp cần:
- Hủy hóa đơn cũ (nếu chưa gửi người mua).
- Phát hành lại hóa đơn mới đúng quy định.
- Thông báo điều chỉnh với cơ quan thuế nếu hóa đơn đã được gửi đi.
Hướng dẫn cách ký số hóa đơn điện tử đúng quy trình
Hướng dẫn áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Chuẩn bị chữ ký số hợp lệ
Doanh nghiệp cần:
- Mua chứng thư số từ nhà cung cấp uy tín.
- Đảm bảo chứng thư còn hiệu lực và được cập nhật trên phần mềm hóa đơn điện tử.
- Máy tính dùng để ký phải được cài đặt driver chữ ký số đầy đủ.
Thao tác ký số qua phần mềm
Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chọn hóa đơn cần phát hành.
Bước 3: Nhấn “Ký số”, chọn chứng thư số từ USB token hoặc ký tự động qua HSM.
Bước 4: Phần mềm sẽ mã hóa và chèn chữ ký số lên hóa đơn.
Bước 5: Gửi hóa đơn đến người mua và đồng thời đến cơ quan thuế.
Những lỗi phổ biến khi ký số và cách khắc phục
- Lỗi “không tìm thấy thiết bị ký” → Kiểm tra lại USB token hoặc HSM.
- Lỗi “hết hạn chữ ký số” → Gia hạn lại chứng thư số.
- Ký xong nhưng không gửi được hóa đơn → Kiểm tra kết nối internet hoặc cấu hình phần mềm.
Lợi ích khi dùng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp ký số của FAST
Ký tự động nhanh chóng – bảo mật cao
Fast e-Invoice hỗ trợ ký số bằng cả token và hsm, phù hợp với nhiều nhu cầu và số lượng hóa đơn điện tử phát hành hàng ngày.
Tích hợp với phần mềm kế toán và kê khai thuế
Fast e-Invoice kết nối trực tiếp với các phần mềm kế toán của FAST, giúp:
- Tự động lấy dữ liệu kế toán để lập hóa đơn.
- Hạch toán song song sau khi phát hành.
- Kê khai thuế trực tuyến từ hóa đơn đã ký.
Hỗ trợ cập nhật theo các nghị định mới nhất
FAST cam kết liên tục cập nhật tính năng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các thông tư liên quan và các quy định mới nhất. Người dùng được hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo quá trình phát hành hóa đơn không bị gián đoạn.
Chữ ký số là điều kiện bắt buộc để hóa đơn điện tử hợp pháp và có hiệu lực. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định mới, thao tác ký đúng quy trình và nên lựa chọn phần mềm uy tín như Fast e-Invoice để tối ưu thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn pháp lý trong mọi giao dịch.
