Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và những điều cần biết

Cơ sở pháp lý của chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Như đã đề cập ở đoạn đầu của bài viết, cơ sở pháp lý của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử sẽ được căn cứ trên:

• • Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ.
  • Thông tư số 78/2021/TT-BTC ban hành bởi Bộ tài chính vào ngày 17 tháng 9 năm 2021: Hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Tại khoản 5, Điều 3 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có ghi như sau:

“Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Như vậy, có thể định nghĩa chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cấp cho cá nhân nộp thuế bằng phương tiện điện tử. Chứng từ sẽ thể hiện rõ khoản thuế mà người nộp đã khấu trừ từ thu nhập cá nhân tương ứng.

Chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp

Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất

Tại Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính có hướng dẫn: 

“Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022. 

Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.”

Để biết thêm nội dung cụ thể về quy định này, quý khách hãy xem ngay các thông tin dưới đây!

>> Xem thêm:  Hướng dẫn chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ tháng 7-2022.

3.1. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Thời điểm lập chứng từ được quy định tại Điều 31 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”

Lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

3.2. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Nội dung của chứng từ được quy định rõ trong Khoản 1, Điều 32 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

“1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.”

3.3. Định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Khi báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử, các doanh nghiệp, tổ chức cần sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử để hỗ trợ. Tuy nhiên, chứng từ này không bắt buộc phải phát hành và chuyển đến Cơ quan Thuế.

Sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử để lập chứng từ khấu trừ thuế 

3.4. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Khoản 1, 2 và 3 của Điều 6, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định về cách bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

“1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lưu trữ, bảo quản đúng quy định

3.5. Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn

Theo Công văn số 2455/TCT-DNNCN được Tổng cục Thuế ban hành ngày 12/07/2022 có quy định về việc xử lý chứng từ do Cơ quan Thuế đặt in, tự in còn tồn như sau:

“Trong thời gian chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức (bao gồm cả Cơ quan Thuế), doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành.

Từ 01/7/2022, Cơ quan Thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do Cơ quan Thuế đặt in; đối với trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của Cơ quan Thuế thì tiếp tục sử dụng.”

3.6. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Dựa trên những quy định được nêu ở các nội dung trên có thể rút ra: Một mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có giá trị pháp lý nếu đảm bảo các điều kiện.

• • Có đầy đủ nội dung cơ bản theo quy định tại Khoản 1, Điều 32 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
  • Phải lưu trữ, bảo quản và kiểm tra chứng từ thường xuyên để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu. Không để chứng từ bị xâm nhập, khai thác trái phép trong quá trình sử dụng.
  • Chứng từ đã lập phải đảm bảo tính xác thực thông tin, nội dung rõ ràng, đầy đủ và tuân theo quy định tại mẫu chứng từ được đính kèm trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
  • Chứng từ điện tử phải sử dụng chữ ký số, đáp ứng quy định tại điều 32, Khoản 1 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các tính năng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên Fast e-Invoice

Tính năng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã được cập nhật trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Vì vậy, quý khách sẽ không cần phải sử dụng một phần mềm riêng biệt nào khác. Điều này giúp quý khách dễ dàng hơn trong việc đăng nhập, sử dụng và quản lý các chứng từ.

Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice cập nhật tính năng khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định hiện tại, chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ chuyển đổi sang hình thức điện tử. Bên cạnh đó, chứng từ cũng được lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice và không truyền nhận dữ liệu lên hệ thống Cơ quan Thuế.

Các tính năng được cập nhật, bổ sung vào phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice bao gồm:

• • Danh mục nhân viên.
  • Danh mục thu nhập.
  • Danh mục quốc tịch.
  • Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
  • Phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
  • Danh sách chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
  • Báo cáo tình trạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
  • Kiểm tra trạng thái chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ phần mềm Fast e-Invoice

Hướng dẫn khai báo chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Cách khai báo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đang được nhiều doanh nghiệp, cũng như cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế quan tâm. Bởi những loại chứng từ điện tử này có vai trò rất quan trọng đối với việc kinh doanh của doanh nghiệp. 

Cụ thể về cách khai báo, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST sẽ hướng dẫn thông qua nội dung dưới đây.

Hướng dẫn về khai báo mẫu số, ký hiệu

Theo quy định hiện tại: Bộ mẫu số và ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được khai báo theo Thông tư 37/2010/TT-BTC. Về nội dung chứng từ khấu trừ thuế thì theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Khai báo mẫu số chứng từ khấu trừ thuế

Khai báo mẫu số chứng từ khấu trừ thuế

Khai báo ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế

Khai báo ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế

Lưu ý: Hệ thống đã có ràng buộc để khai báo đúng.

Ví dụ: 

• • Quyết định, thông tư = 002 – Theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
  • Hình thức hóa đơn: 1 – Không có mã.
  • Loại sử dụng = 4 – Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Khai báo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế