Chữ ký số là công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử như phát hành hóa đơn, kê khai thuế, ký hợp đồng online… Tuy nhiên, chữ ký số không có hiệu lực vĩnh viễn mà chỉ có thời hạn nhất định. Vậy khi hết hạn, chữ ký số có tự động gia hạn không? Việc gia hạn có tốn kém hay phức tạp? Bài viết dưới đây FAST sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân hiểu rõ về gia hạn chữ ký số, cũng như cách lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chi phí hợp lý.
Tại sao cần gia hạn chữ ký số?
Mỗi chứng thư số (digital certificate) đều có thời hạn sử dụng nhất định, thường kéo dài từ 1-3 năm tùy theo nhà cung cấp. Khi hết hạn, chữ ký số sẽ mất hiệu lực pháp lý và không thể dùng để ký kết hợp đồng, nộp thuế điện tử hay thực hiện các giao dịch trực tuyến. Do đó, gia hạn chữ ký số là bước bắt buộc để đảm bảo hoạt động kinh doanh, kê khai thuế và các thủ tục điện tử diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
Gia hạn chữ ký số là việc bạn mua lại thời hạn sử dụng chứng thư số từ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (CA). Sau khi được gia hạn, chứng thư số của bạn sẽ tiếp tục có hiệu lực pháp lý để ký điện tử các giao dịch.
Cách kiểm tra thời hạn của chữ ký số
Kiểm tra hạn chữ ký số bằng cách liên hệ với đơn vị cung cấp
Đây là cách nhanh nhất và chính xác nhất. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin thuê bao hoặc số seri chứng thư số, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ tra cứu và thông báo thời hạn còn lại.
Kiểm tra hạn chữ ký số qua hợp đồng chữ ký số
Khi đăng ký hoặc gia hạn dịch vụ chữ ký số, người dùng sẽ nhận được các hồ sơ và hợp đồng liên quan từ đơn vị cung cấp. Hợp đồng sẽ bao gồm thông tin chi tiết về thời hạn sử dụng, chi phí và thời điểm cần gia hạn. Người dùng có thể kiểm tra mục “thông tin thời hạn sử dụng chữ ký số” để biết thời hạn còn lại.
Kiểm tra hạn chữ ký số qua tờ khai được ký điện tử
Các tờ khai thuế, tờ khai bảo hiểm xã hội hoặc tờ khai hải quan được ký bằng chữ ký số đều chứa thông tin về thời hạn chứng thư số. Bạn có thể mở tệp tờ khai để xem chi tiết.
Các điều cần lưu ý khi gia hạn chữ ký số
Để đảm bảo quá trình sử dụng Chữ ký số không bị gián đoạn, bạn cần lưu ý những điểm sau khi thực hiện gia hạn:
- Thời gian gia hạn: Nên tiến hành gia hạn ít nhất 1 tuần trước khi chứng thư số hiện tại hết hạn.
- Chi phí gia hạn: Mức phí gia hạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và loại chứng thư số bạn đang sử dụng. Hãy xem xét kỹ các lựa chọn để tránh những chi phí không cần thiết. Lưu ý: Chỉ thực hiện thanh toán khi đã kiểm tra và xác nhận thời hạn sử dụng mới, đồng thời nhận được hóa đơn hợp lệ từ nhà cung cấp dịch vụ.
- Kiểm tra sau khi gia hạn: Sau khi gia hạn, hãy kiểm tra lại để đảm bảo chữ ký số mới đã được cập nhật đúng theo gói cước yêu cầu. Đặc biệt, hãy chắc chắn rằng thời hạn còn lại của chữ ký số cũ đã được cộng dồn vào thời hạn mới.
Gia hạn chữ ký số FAST với giá ưu đãi
Nếu bạn đang sử dụng Fast e-Invoice hoặc hệ thống phần mềm của FAST, bạn có thể gia hạn chữ ký số trực tiếp qua FAST với nhiều ưu đãi hấp dẫn:
- Hỗ trợ gia hạn chữ ký số nhanh chóng.
- Cam kết chi phí minh bạch – không phụ phí.
- Tích hợp nhanh vào hệ sinh thái phần mềm Fast.
- Hỗ trợ kỹ thuật tận tình trong suốt quá trình sử dụng.
👉 Liên hệ FAST ngay để được báo giá và hỗ trợ gia hạn chữ ký số.