1. Tính pháp lý của HĐĐT như thế nào?
Trả lời:
Tính pháp lý của HĐĐT dựa vào các luật, nghị định và thông tư sau:
1. Nghị định 119/2018/NĐ-CP “QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI BÁN HÀNG HÓA, CUNG CẤP DỊCH VỤ”, ban hành ngày 12-9-2018. <link>
2. Luật Giao dịch điện tử Số 51/2005/QH11 ban hành ngày 29-11-2005: <link>
Các thông tư, nghị định còn hiệu lực trong giai đoạn chuyển tiếp, đến 1-11-2020 sẽ bỏ hẳn hóa đơn giấy, chuyển hết sang HĐĐT thì sẽ hết hiệu lực.
3. Nghị định 51/2010/NĐ-CP “quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ” ban hành ngày 14-5-2010 <link>
4. Thông tư 32/2011/TT-BTC “HƯỚNG DẪN VỀ KHỞI TẠO, PHÁT HÀNH VÀ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ BÁN HÀNG HÓA, CUNG ỨNG DỊCH VỤ”, ban hành ngày 14-3-2011. <link>
Trả lời:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, chữ ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. (xem điều 3, nđ 119).
Ngắn gọn hơn: Hóa đơn điện tử là Hóa đơn được Khởi tạo, Lập, Gửi, Nhận, Lưu trữ và Quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hiện tại cá giải pháp lập hóa đơn điện tử thông dụng trên thị trường, trong đó có Fast e-Invoice, cung cấp hóa đơn điện tử với dạng dữ liệu điện tử là file XML có các thông tin hóa đơn và chữ ký số (giống như làm với khai báo thuế điện tử qua HTKK). Có thể vào phần mềm và upload file XML này lên để xem hóa đơn.
Hiện nay định dạng file xml của HĐĐT của các ncc đang là khác nhau. Vì vậy muốn đọc được file này để chuyển thành hđ cho người dùng xem được thì phải sử dụng phần mềm của ncc tạo ra file xml đó.
Tổng cục thuế sẽ đưa ra quy định về định dạng thống nhất cho HĐĐT và như vậy có thể vào csdl của TCT để tra cứu, xem HĐĐT.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ và các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế sử dụng HĐĐT có mã của cqt.
Các doanh nghiệp còn lại sử dụng HĐĐT không có mã của cqt.
3. Một số đặc điểm hóa đơn điện tử là gì?
Trả lời:
- Ký hiệu hóa đơn: có chữ E (ví dụ: AA/18E)
- Số liên hóa đơn: không có số liên.
- Chữ ký trên hóa đơn: chữ ký số.
- Hình thức hóa đơn: lưu trữ bản mềm (điện tử, số hóa). Không phải in ra giấy.
- Phương thức nhận hóa đơn: nhận bản mềm qua email hoặc qua cổng thông tin (webportal) với tên truy cập và mật khẩu được cấp.
- Thời gian lưu trữ hóa đơn: 10 năm trên hệ thống.
- Hóa đơn ghi song ngữ có được không: có.
- Khi hóa đơn có sai sót: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới).
- Hóa đơn phục vụ đi đường: truy cập xem trên cổng thông tin hoặc in ra giấy (không cần chữ ký, đóng dấu, chỉ để phòng trừ khi không có mạng internet).
- Ngày của HĐĐT dùng để hạch toán, kê khai thuế: ngày lập hóa đơn (chứ không phải là ngày ký hóa đơn).
Trả lời:
HĐĐT chỉ có 01 bản duy nhất, nên không có khái niệm liên.
Bên bán, bên mua và CQT cùng khai thác dữ liệu trên một bản HĐĐT duy nhất.
5. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp là gì?
Trả lời:
Các lợi ích của việc sử dụng HĐĐT gồm có như sau:
- Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn. Góp phần bảo vệ môi trường.
- Không sợ thất lạc hoặc cháy hỏng do lưu trữ dưới dạng điện tử trên server.
- Không sợ làm giả do phải ký hóa đơn bằng Chữ Ký Số.
- Gửi hóa đơn nhanh hơn, tiết kiệm chi phí gửi hóa đơn vì gửi thông qua internet.
- Tra cứu dễ dàng bất cứ lúc nào, lấy hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
- Xuất báo cáo bất cứ lúc nào từ chương trình thống kê.
6. Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho Khách hàng của Doanh nghiệp?
Trả lời:
Việc áp dụng HĐĐT mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng như:
- Nhận được hóa đơn ngay khi doanh nghiệp phát hành.
- Đa dạng hình thức tiếp nhận hóa đơn: qua thư điện tử (Email), trên trang website/portal.
- Thuận tiện tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI
- Không lo sợ mất hóa đơn (đã được lưu trên web của đơn vị phát hành). Và khách hàng cũng có thể lưu trên máy của mình.
Trả lời:
Cơ sở pháp lý của chữ ký điện tử: Luật Giao dịch điện tử Số 51/2005/QH11 ban hành ngày 29-11-2005.
Chữ ký số (là một dạng của chữ ký điện tử) là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị phát hành.
Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.
Chữ ký số được cung cấp bởi một số các tổ chức/đơn vị như Viettel, VNPT, FPT, BKAV…
Thiết bị để ký chữ ký số có 2 loại: usb-token để ký riêng lẻ mỗi lần một văn bản và HSM (hardware security module) để ký nhanh đồng thời cho nhiều văn bản.
Tham khảo thêm tại đây: <link>.
Trả lời:
| HSM |
Token |
| Ký số tập trung, người dùng không phải mang thiết bị ký số như USB Token. | Ký số theo mô hình phân tán tại client. Người dùng bắt buộc phải luôn mang theo thiết bị bên mình. |
| Nhiều bộ phận thực hiện ký số cùng lúc, phân quyền sử dụng cho các bộ phận liên quan dễ dàng. | Tại một thời điểm chỉ có 01 người sử dụng, không thể phân quyền rộng rãi và chi tiết cho từng bộ phận sử dụng. |
| Ký số tốc độ cao & ký đồng thời đảm bảo nguyên tắc số hóa đơn liền dãy – liên tục theo trình tự thời gian, tốc độ lên đến 1,500 hóa đơn/giây. | Ký số lần lượt và tốc độ ký chậm, ~ 4-5 hóa đơn/phút. |
9. DN có thể sử dụng chữ ký điện tử khác với CKĐT đăng ký Kê khai Thuế được không?
Trả lời:
Được phép. Chữ ký điện tử này sẽ được gửi kèm theo Hồ sơ khi đăng ký phát hành Hóa đơn với Cơ quan Thuế. Như vậy Doanh nghiệp được đăng ký 2 chữ ký số độc lập:
- Giao dịch Kê khai và nộp Thuế điện tử.
- Sử dụng phát hành Hóa đơn trong giao dịch cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Trả lời:
Không. Bên mua không phải ký.
Trả lời:
Trong thời gian chuyển tiếp từ 1-11-2018 đến 31-10-2020 thì không cần. Tùy vào điều kiện của doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức hóa đơn như: đặt in, tự in và Hóa đơn điện tử.
Trả lời:
Theo điều 35 NĐ 119:
Muộn nhất là 1-11-2020, sau đó là không sử dụng hóa đơn giấy nữa. Thời gian “chuyển đổi” là 2 năm, từ 1-11-2018 đến 1-11-2020.
Từ 1-11-2020 các NĐ 51/2010/NĐ-CP và NĐ 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực.
Trả lời:
Điều 36, NĐ 119 “Xử lý chuyển tiếp” trong thời gian từ 1-11-2018 đến 31-10-2020
Khoản 2: “2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.”
Nếu hđ giấy hết thì tiếp tục đặt in tiếp.
Khoản 3: “3. Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 Điều này.”
Trả lời:
Theo NĐ 119 thì đến 1-11-2020 mọi đơn vị đều phải sử dụng HĐĐT, chứ không còn “được”, phải đủ đ/k mới “được” phát hành HĐĐT.
Như vậy, không có điều kiện gì cả để DN mới được áp dụng HĐĐT. Tổng cục thuế còn khuyến khích các DN áp dụng HĐĐT thay thế cho hđ giấy. Từ 1-11-2020 thì bắt buộc phải áp dụng. Trong thời gian chuyển tiếp từ 1-11-2018 đến 30-10-2020 thì DN có thể sử dụng hđ giấy.
15. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Trả lời:
Điều 3, mục 8, NĐ 119, Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử và các dịch vụ khác liên quan đến hóa đơn điện tử.
Điều 31, NĐ 119:
- Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin có hạ tầng công nghệ thông tin, giải pháp lập hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định này được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Các doanh nghiệp, tổ chức đã cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành được tiếp tục cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và phải thực hiện đầy đủ các quy định tại Nghị định này.
Điều 32, NĐ 119:
- Đối với các tổ chức d.vụ HĐĐT có mã của cqt thì phải được CQT thuế kiểm định và ký hợp đồng với CQT.
- Trước đây, theo TT 32 năm 2011, Điều 5, thì đ/k để một đơn vị được cung cấp giải pháp HĐĐT thì phức tạp hơn, phải được cơ quan thuế kiểm định, xác nhận đủ điều kiện.
- Còn theo NĐ 119 thì các đơn vị tự đối chiếu theo yêu cầu trong NĐ 119, nếu thấy đáp ứng đủ các quy định nêu trong NĐ 119 thì được cung cấp dịch vụ HĐĐT, mà không cần phải qua thẩm định, xét duyệt của cơ quan thuế.
16. Để phát hành hóa đơn điện tử DN phải thực hiện những thủ tục gì?
Trả lời:
Theo điều 20, NĐ 119:
- Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.
- Trong phụ lục có ghi rõ thông tin về đơn vị cung cấp d.vụ HĐĐT và đơn vị cung cấp chữ ký số, số seri chứng thư, thời hạn sử dụng.
- Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
Theo TT 32 (năm 2011):
- Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
Tham khảo tại đây <link>.
- Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
- Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần.
17. Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải làm gì?
Trả lời:
Điều 10, NĐ 119, năm 2018:
“1. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.
3. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính ti&#