Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Giải đáp thắc mắc

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT), nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn băn khoăn: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu hay không? Có bắt buộc chữ ký người mua không? hoặc bản thể hiện HĐĐT khi in ra có cần dấu không?

Hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết các quy định pháp luật hiện hành để nắm rõ và triển khai đúng chuẩn.

hoa-don-dien-tu-co-can-dong-dau-khong

Mục lục

Quy định về đóng dấu trên hóa đơn

Việc đóng dấu trên hóa đơn hiện nay đã được nới lỏng nhiều so với trước đây, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số. Căn cứ pháp lý chủ yếu là Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, và các văn bản liên quan:

Không bắt buộc đóng dấu: Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có dấu của người bán. Khi đã ký số hợp lệ, hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý.
Hóa đơn điện tử in ra giấy: Chỉ có giá trị để lưu trữ, ghi sổ kế toán. Nó không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, nên cũng không bắt buộc đóng dấu.

Ví dụ: Một công ty có thể in HĐĐT để gửi cho bộ phận kế toán đối chiếu số liệu, nhưng bản in này không cần đóng dấu và không thể thay thế hóa đơn điện tử gốc đã ký số.

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu, chữ ký người mua không?

Theo Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về chữ ký và con dấu trên hóa đơn như sau:

Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in:
- Trên hóa đơn bắt buộc phải có chữ ký của người bán.
- Chữ ký người mua là không bắt buộc.
Đối với hóa đơn điện tử:
- Người bán là doanh nghiệp/tổ chức thì sử dụng chữ ký số của tổ chức.
- Người bán là cá nhân thì dùng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Một số trường hợp cụ thể (theo Khoản 14, Điều 10), hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế có bắt buộc có chữ ký số không?

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là loại hóa đơn được áp dụng phổ biến trong các lĩnh vực bán lẻ, siêu thị, nhà hàng, cửa hàng tiện lợi, trung tâm thương mại,..

Loại hóa đơn này phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

Nhận biết được là hóa đơn in ra từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế;
Không bắt buộc có chữ ký số của người bán;
Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc bản sao chụp, hoặc tra cứu trực tiếp từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) vẫn được xem là chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số. Đây là một điểm thuận lợi giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh rút ngắn quy trình xuất hóa đơn, tăng tốc độ thanh toán và đơn giản hóa thủ tục kế toán, thuế trong thời đại số.