Nhiều doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử vẫn còn băn khoăn giữa hai khái niệm: Hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt, đối tượng sử dụng và quy trình lập – gửi hóa đơn của từng loại.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Theo điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi doanh nghiệp hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Nói cách khác, trước khi đến tay khách hàng, hóa đơn này đã được cơ quan thuế xác nhận tính hợp lệ thông qua việc gắn mã số riêng biệt. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, ngăn ngừa rủi ro gian lận thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì?
Theo Cẩm nang số 1 về hóa đơn điện tử của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khởi tạo và gửi trực tiếp cho người mua, không thông qua bước cấp mã của cơ quan thuế.
Loại hóa đơn này thường áp dụng với các doanh nghiệp lớn, uy tín, có hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống quản trị chặt chẽ, đảm bảo độ chính xác và tin cậy khi tự phát hành hóa đơn.
Sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
| Khái niệm | – Được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. | – Doanh nghiệp tự lập, ký số và gửi trực tiếp cho khách hàng, không có mã của cơ quan thuế. |
| Đối tượng sử dụng | – Doanh nghiệp, tổ chức có rủi ro cao về thuế.
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô lớn, doanh thu cao. – Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ các đối tượng đủ điều kiện áp dụng hóa đơn không có mã). |
– Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, viễn thông, vận tải, nước sạch, bảo hiểm, ngân hàng, thương mại điện tử, siêu thị…
– Doanh nghiệp có hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) tốt, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. |
| Cách lập hóa đơn | – Lập trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ.
– Ký số và gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã. – Sau khi có mã mới gửi cho người mua. |
– Lập trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp.
– Ký số và gửi ngay cho người mua bằng phương thức điện tử. – Định kỳ truyền dữ liệu cho cơ quan thuế. |
| Phương thức gửi/nhận | Người bán gửi hóa đơn cho khách hàng sau khi cơ quan thuế đã xác thực và cấp mã. | Người bán gửi hóa đơn trực tiếp cho người mua qua email/hệ thống theo thỏa thuận. |
| Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế | Tự động đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế ngay khi hóa đơn được cấp mã. | Doanh nghiệp có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn đã lập đến cơ quan thuế theo quy định. |
Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử có mã và không có mã có giá trị pháp lý như nhau không?
Có. Cả hai loại hóa đơn đều có giá trị pháp lý và được công nhận trong các giao dịch kinh doanh, kế toán, thuế, nhưng quy trình phát hành và trách nhiệm quản lý sẽ khác nhau. - Doanh nghiệp nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã?
Các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã bao gồm: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán và hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
- Doanh nghiệp có thể tự lập hóa đơn điện tử có mã được không?
Không. Hóa đơn điện tử có mã phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho khách hàng. Doanh nghiệp có thể lập trên phần mềm hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ, nhưng phải gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã. - Hóa đơn điện tử không có mã cần gửi dữ liệu cho cơ quan thuế không?
Có. Doanh nghiệp phải tự truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế theo quy định định kỳ. - Hai loại hóa đơn này có khác nhau về phương thức gửi và nhận không?
- Có mã: Gửi sau khi cơ quan thuế xác thực và cấp mã.
- Không có mã: Gửi trực tiếp cho khách hàng theo thỏa thuận bằng email hoặc hệ thống điện tử.
- DN nên chọn loại hóa đơn nào để tối ưu quản lý?
- Nếu thuộc nhóm bắt buộc hoặc rủi ro cao về thuế → sử dụng có mã.
- Nếu DN có hạ tầng CNTT tốt, tự quản lý hóa đơn và giao dịch thường xuyên → có thể sử dụng không có mã, nhưng vẫn phải tuân thủ việc chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử có mã có cần ký số hay không?
Có. Doanh nghiệp vẫn phải ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn trước khi gửi cơ quan thuế để được cấp mã. - Hóa đơn điện tử không có mã có thể dùng cho mọi giao dịch không?
Được, nhưng doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ thông tin, ký số hợp lệ và tuân thủ việc lưu trữ, báo cáo theo quy định của pháp luật. - Thời hạn lưu trữ của hai loại hóa đơn này có giống nhau không?
Có. Cả hóa đơn điện tử có mã và không có mã đều phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. - Có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử không có mã sang có mã không?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Để đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể sử dụng Fast e-Invoice – phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế chứng nhận đạt chuẩn.
Fast e-Invoice hỗ trợ phát hành hóa đơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng:
- Lập, ký số, phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính hoặc điện thoại.
- Tự động kết nối, truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định.
- Quản lý, tra cứu, lưu trữ hóa đơn tập trung, an toàn đến 10 năm.
- Phù hợp với nhiều mô hình: Từ hộ/cá nhân kinh doanh đến doanh nghiệp lớn, hoạt động trong nhiều ngành nghề.
Với Fast e-Invoice, doanh nghiệp yên tâm tuân thủ pháp luật, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý hóa đơn.
>>> Xem thêm: Bảng giá bản dịch vụ Fast e-Invoice