Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc trong kinh doanh. Hãy cùng với FAST tìm hiểu chi tiết về số hóa đơn – một số quy định quan trọng trên hóa đơn và có thực sự bắt buộc khi lập hóa đơn hay không.
Số hóa đơn là gì?
Theo khoản 3 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ‑CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:
“Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 1-1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31-12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.”
“Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.”
Tóm lại, “số hóa đơn” là số thứ tự riêng biệt được ghi trên hóa đơn mỗi lần doanh nghiệp lập hóa đơn. Một số điểm cần lưu ý:
- Ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số (ví dụ: 00001234 hoặc 1234) trong một năm.
- Bắt đầu từ số 1 vào ngày 1-1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.
- Kết thúc trong năm đó, không vượt quá số 99.999.999.
- Lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: số hóa đơn đã được in sẵn; người mua sử dụng tới khi hết.
- Trường hợp nhiều cơ sở sử dụng cùng loại hóa đơn điện tử với cùng ký hiệu: vẫn phải lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm ký số, ký điện tử.
Số hóa đơn có phải là thông tin bắt buộc khi lập hóa đơn?
Có. Theo các văn bản pháp luật, số hóa đơn là một trong các tiêu thức bắt buộc phải có trên hóa đơn. Cụ thể:
- Theo Thông tư 78/2021/TT‑BTC (hướng dẫn thi hành Nghị định 123), tại phụ lục và nội dung mẫu hóa đơn điện tử, “số hóa đơn” nằm trong danh sách “nội dung bắt buộc”.
- Trong Điều 10 Nghị định 123/2020, luật quy định hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định này.
Do đó, khi lập hóa đơn dù là hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in, hóa đơn tự in, hoặc hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải đảm bảo tiêu thức số hóa đơn được ghi rõ ràng, đúng định dạng và tuân thủ nguyên tắc liên tục. Nếu thiếu hoặc sai số hóa đơn, hóa đơn đó có thể bị coi là không hợp lệ với mục đích kê khai thuế, quyết toán chi phí.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như thế nào?
Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Điều này có nghĩa rằng, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, phần “Mẫu số” sẽ ghi một trong các số 1–6 để phân loại loại hóa đơn theo hướng dẫn. Việc chọn đúng mẫu số và ký hiệu mẫu số là rất quan trọng để hóa đơn được chấp nhận khi kiểm tra thuế.
Quy định về cách đánh số hóa đơn theo Nghị định 123
Dưới đây là các nguyên tắc chính việc đánh số hóa đơn được quy định tại khoản 3, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Những điểm cụ thể cần lưu ý
- Bắt đầu từ số 1 vào ngày 1-1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn trong năm. Sang năm mới thì doanh nghiệp có thể bắt đầu lại từ 1.
- Tối đa 8 chữ số, tức từ 1 → 99.999.999.
- Thứ tự liên tục, tức lần hóa đơn sau phải có số lớn hơn lần trước trong cùng ký hiệu hóa đơn và mẫu số. Không được nhảy hoặc lặp lại số.
- Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn khác nhau, thì mỗi ký hiệu mẫu số + ký hiệu hóa đơn sẽ được đánh số riêng biệt, vẫn tuân nguyên tắc liên tục trong cùng ký hiệu mẫu số đó.
- Trường hợp sử dụng hệ thống lập hóa đơn điện tử với phương thức truy xuất ngẫu nhiên (ví dụ nhiều cơ sở, nhiều điểm bán sử dụng chung) thì dù có ngẫu nhiên nhưng vẫn phải đảm bảo thứ tự từ nhỏ đến lớn theo thời gian ký số.
- Nếu không thể lập theo thứ tự nhỏ → lớn, thì hệ thống vẫn phải đảm bảo số hóa đơn tăng theo thời gian, mỗi số chỉ được sử dụng một lần.
Giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice chuẩn quy định
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty Phần mềm FAST, đáp ứng đầy đủ quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hệ thống cho phép lập, ký số, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, nhanh chóng, tích hợp chặt chẽ trong phần mềm Fast Business Online hoặc sử dụng độc lập. Giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro sai sót, đồng thời kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và thuận tiện trong quản lý hóa đơn.
>>> Xem thêm: Bảng báo giá Fast e-Invoice.