Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

TIN TỨC » Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Thứ hai, 20/04/2020, 11:52

Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử. Bên cạnh các bước khởi tạo, xuất hóa đơn thì việc lưu trữ các hóa đơn cũng rất quan trọng nhưng chưa được chú ý. Nhiều doanh nghiệp cũng đang thắc mắc về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định

Căn cứ theo Điều 11 TT 32/2011/TT-BTC việc lưu trữ hóa đơn được tiến hành như sau:

1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Thời gian lưu giữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời gian quy định của Luật kế toán là 10 năm.

Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

>>Xem thêm: [Tổ chức hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ 4 tiêu chí bắt buộc]<<

TAGs: lưu trữ hóa đơn điện tử hóa đơn điện tử