1. Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử
1.1 Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 15 - Đăng ký, thay đổi nội dung sử dụng hóa đơn điện tử:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – NĐ123/2020).
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB – NĐ123/2020) qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
1.2 Tiêu huỷ hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử chưa sử dụng
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận cho đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng (nếu có) đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây.Trình tự, thủ tục tiêu hủy được thực hiện như sau:Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA – NĐ 123/2020.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
1.3 Sử dụng hoá đơn điện tử
Theo quy định mới tại NĐ123/2020 thì đơn vị được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, đơn vị không phải gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế như quy định trước đây.
1.4 Xử lý hoá đơn có sai sót
(a) Đối với hoá đơn có mã của cơ quan thuế
Trường hợp 1: Hoá đơn điện tử chưa gửi cho người mua
- Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
- Người bán lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn điện tử có sai sót đã lưu trên hệ thống.
Người bán lập hoá đơn điều chỉnh:
- Nếu người bán và người mua có thoả thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn điều chỉnh thì hai bên lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót.
- Hoá đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hoá đơn mẫu số … ký hiệu … số hoá đơn … ngày hoá đơn”.
- Người bán lập hoá đơn điện tử mới điều chỉnh cho hoá đơn bị sai sót, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.
- Lưu ý: Điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm theo đúng thực tế điều chỉnh.
Người bán lập hoá đơn thay thế:
- Nếu người bán và người mua có thoả thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn thay thế thì hai bên lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót.
- Hoá đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn mẫu số … ký hiệu … số hoá đơn … ngày hoá đơn”.
- Người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn bị sai sót, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.
Lưu ý:
- Người bán phải gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc hóa đơn điện tử có sai sót trong cả 2 cách sử dụng hoá đơn trên.
- Thông báo có thể gửi cho một hoặc nhiều hóa đơn, tại bất cứ thời điểm nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.
Người bán xử lý tương tự như Trường hợp 2 phần trên nhưng không có bước gửi cơ quan thuế cấp mã.
2. Hướng dẫn áp dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
2.1 Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice, chọn mục Đăng ký hoá đơn/ Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.Bước 2: Khai báo các thông tin chính xác, đầy đủ và lưu tờ khai.Bước 3: Chọn tờ khai, kích vào nút “Gửi cơ quan thuế” để ký số và gửi đến cơ quan thuế.Bước 4: Nhận kết quả phản hồi của cơ quan thuế về việc chấp nhận hay không chấp nhận ngay tại tờ khai này.
2.2 Tiêu huỷ hoá đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng
Sau khi được cơ quan thuế thông báo về việc đã chấp nhận cho đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 thì đơn vị phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 chưa sử dụng.
Đơn vị tiến hành các thủ tục tiêu hủy hóa đơn theo quy định (đã nêu phần trên), tại bước cuối gửi “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” lên cơ quan thuế, đơn vị có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
- Gửi thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn bằng văn bản giấy: Đơn vị in ra thành 2 bản giấy, một bản lưu tại đơn vị, bản còn lại gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Gửi thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn bằng văn bản điện tử: trong trường hợp này, đơn vị phải nhập trực tiếp trên trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc nhập trên phần mềm HTKK thuế (sau đó kết xuất ra tệp XML để nộp trên trang thuế điện tử).
Lưu ý: Đối với đơn vị đang sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm Fast e-Invoice thì phải khai báo các bước sau để hệ thống ngăn chặn việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đã tiêu hủy.
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice, chọn mục Đăng ký hoá đơn/ Hủy hóa đơn/ Cập nhật kết quả hủy hóa đơn, khai báo các ký hiệu hóa đơn bị tiêu hủy.
- Bước 2: Chọn mục Đăng ký hóa đơn/ Hủy hóa đơn/ Duyệt kết quả hủy hóa đơn để phê duyệt các thông tin đã cập nhật ở bước 1. Lưu ý: tại bước này chỉ có người quản trị mới được phép thực hiện.
2.3 Sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 1: Khởi tạo mẫu hoá đơn
- Đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice, chọn mục Đăng ký hoá đơn/ Danh mục phân loại hóa đơn.
- Khai báo các loại hóa đơn, mẫu số và ký hiệu hóa đơn sử dụng tại đơn vị đúng quy định theo Thông tư 78.
Bước 2: Khai báo đơn vị sử dụng
- Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Khai báo sử dụng hóa đơn.
- Chọn ký hiệu hóa đơn và khai báo các đơn vị nào sử dụng ký hiệu hóa đơn này.
Bước 3: Lập hoá đơn
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất.
- Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất cần phát hành.
Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát hành hóa đơn điện tử.
- Lọc các hóa đơn và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.
- Tùy vào khai báo hình thức hóa đơn điện tử khi đăng ký: hệ thống sẽ phát hành hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã. Riêng hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì trên bản thể hiện sẽ có thêm thông tin mã hóa đơn của cơ quan thuế và trên tệp XML sẽ có thêm thông tin mã hóa đơn và chữ ký số của cơ quan thuế.
- Tùy vào khai báo phương thức chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế khi đăng ký: hệ thống sẽ chuyển dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến cơ quan thuế sau mỗi lần phát hành hoặc chuyển định kỳ theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế (mẫu số 01/TH-HĐĐT).
2.4 Xử lý hóa đơn có sai sót
Khi hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua có sai sót, người bán được phép tùy chọn sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để xử lý sai sót.
(a) Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh:
Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý điều chỉnh.
- Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất điều chỉnh cần phát hành.
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát hành hóa đơn điện tử.
- Lọc các hóa đơn điều chỉnh và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế.
- Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Báo cáo/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
- Chọn các hóa đơn bị điều chỉnh cần thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan thuế” để ký số và gửi đến cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.
Lưu ý một số khác biệt so với quy định trước đây:
- Điều chỉnh giảm phải nhập số âm. Số âm có thể là số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế (tùy từng nghiệp vụ phát sinh cụ thể).
- Không bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh (trừ khi người bán và người mua có thỏa thuận phải lập).
- Sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh, đơn vị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế.
(b) Trường hợp lập hóa đơn thay thế:
Bước 1: Lập hóa đơn thay thế
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý thay thế.
- Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất thay thế cần phát hành.
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử thay thế
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát hành hóa đơn điện tử.
- Lọc các hóa đơn thay thế và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế.
- Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Báo cáo/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
- Chọn các hóa đơn bị thay thế cần thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan thuế” để ký số và gửi đến cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.
Lưu ý một số khác biệt so với quy định trước đây:
- Không bắt buộc phải lập biên bản thu hồi trước khi phát hành hóa đơn thay thế (trừ khi người bán và người mua có thỏa thuận phải lập).
- Sau khi phát hành hóa đơn thay thế, đơn vị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế.
