Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Căn cứ pháp lý về việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Căn cứ vào Khoản 3, Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC:
“3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”
Như vậy, nếu phát hiện có sự sai sót trong hóa đơn đã lập thì cần phải làm những điều sau:
- Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn cần giảm giá trị.
- Bước 2: Xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm.
Lưu ý:
- Dù cả 2 bên mua và bán đều đã kê khai hay chỉ 1 trong 2 đã kê khai thì đều phải lập biên bản và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định.
- Không được ghi số âm (-) trong hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Trong trường hợp phát hiện hóa đơn không đúng tên công ty, địa chỉ nhưng vẫn đúng mã số thuế thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần xuất hóa đơn.
Căn cứ pháp lý của hóa đơn điều chỉnh được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC
Quy định về hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm
Theo Điểm e, Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT- BTC:
“Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”
Cũng tại Khoản 6 Điều 12 của Thông tư 78/2021/TT- BTC có ghi:
“Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.”
Các tình huống cần hóa đơn điều chỉnh là gì?
Trong một vài trường hợp, hóa đơn đã lập có giá trị không đúng với thực tế. Lúc này, quý khách cần lập một biên bản để ghi nhận sự giảm giá trị và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
Những trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn
Khi viết sai hóa đơn
Với những hóa đơn điện tử bị viết sai, người ta thường xuất hóa đơn điều chỉnh giảm để xử lý. Nội dung này cũng được quy định cụ thể tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Khi thực hiện giảm giá bán hàng hóa
Trong một vài trường hợp, khi hàng hóa bán ra đã được lập hóa đơn điện tử và hạch toán doanh thu nhưng phát hiện lỗi. Doanh nghiệp quyết định giảm giá bán cho khách hàng. Lúc này, kế toán cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho đơn hàng.
Khi thực hiện chiết khấu thương mại
Sau khi kết thúc chương trình khuyến mại, nếu số tiền chiết khấu cuối cùng cao hơn so với các khoản đã giảm trước đó thì kế toán cần lập hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng.
Khi điều chỉnh giảm doanh thu do quyết toán công trình xây dựng
Nếu giá trị quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng thấp hơn do với giá trị dự trù trước đó thì cần thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu.
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu
Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu sẽ có sự khác biệt theo từng yếu tố, cụ thể đó là sai số lượng hàng hóa, dịch vụ, sai đơn giá và chiết khấu thương mại. Cụ thể về cách xuất hóa đơn, quý khách vui lòng xem nội dung ngay sau đây.
Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo từng trường hợp
Trường hợp 1: Hóa đơn sai số lượng hàng hóa, dịch vụ
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã xuất bị sai số lượng hàng hóa, dịch vụ thì kế toán sẽ thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm như sau:
- Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn đã lập sai, trong đó ghi rõ sai sót về số lượng hàng hóa, dịch vụ viết không đúng.
- Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, mục tên hàng hóa, dịch vụ sẽ ghi “Hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng của hóa đơn GTGT ký hiệu … , mẫu số … , số …, ngày … tháng … năm … ”.
Trường hợp 2: Hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá, tổng tiền
Nếu quý khách phát hiện đơn giá, tổng tiền thực tế của đơn hàng thấp hơn so với hóa đơn đã ghi thì cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Mục tên hàng hóa, dịch vụ sẽ ghi “Điều chỉnh giảm đơn giá, tiền thuế của mặt hàng A trên hóa đơn số … , ký hiệu … , ngày … tháng … năm … từ (số tiền ban đầu trên hóa đơn) thành (số tiền thực tế).
- Mục số lượng ghi số lượng hàng hóa cần điều chỉnh.
- Mục đơn giá chỉ ghi số tiền muốn điều chỉnh của một đơn vị hàng hóa.
- Mục thành tiền ghi tổng số tiền cần điều chỉnh (số lượng x đơn giá).
Ví dụ: Giá trị hóa đơn đã xuất là 12.500.000đ, tuy nhiên giá trị thực tế chỉ là 10.000.000đ. Lúc này, quý khách cần thực hiện điều chỉnh giảm hóa đơn như sau:
STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 = 4 x 5 |
01 | Điều chỉnh giảm đơn giá cho hóa đơn số 0006789, ký hiệu TU/18P, ngày 01/01/2023 từ 12.500.000 thành 10.000.000. | Chiếc | 10 | 250.000 | 2.500.000 |
|
|
|
|
|
|
Cộng tiền hàng: | 2.500.000 |
Thuế suất GTGT: 10%, Tiền thuế GTGT: | 250.000 |
Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. | 2.750.000 |
Trường hợp 3: Điều chỉnh hóa đơn chiết khấu thương mại
Theo quy định tại Khoảng 2.5, Phụ lục 4, Thông tư số 39/2014/TT-BTC có ghi như sau:
“Hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng thì trên hóa đơn GTGT ghi giá bán đã chiết khấu thương mại dành cho khách hàng, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT.
Nếu việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) chiết khấu hàng bán thì được lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.”
Như vậy, trong trường hợp có chiết khấu thương mại thì kế toán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và tiền thuế tương ứng.
- Mục tên hàng hóa, dịch vụ sẽ ghi “Điều chỉnh giảm đơn giá, số tiền, tiền thuế của các hóa đơn kèm theo bảng kê số …”.
- Mục số lượng ghi số lượng hàng hóa được chiết khấu thương mại.
- Mục đơn giá ghi số tiền được chiết khấu của một đơn vị hàng hóa.
- Mục thành tiền ghi tổng số tiền được chiết khấu thương mại (số lượng x đơn giá).
Cách điều chỉnh hóa đơn chiết khấu thương mại
Ví dụ: Trong tháng 01/2023, Công ty phần mềm FAST có chương trình khuyến mại: khách hàng mua tối thiểu 1 sản phẩm sẽ được chiết khấu 5%/1 sản phẩm. Giá mỗi sản phẩm là 5.000.000đ.
Anh An là khách hàng của Công ty phần mềm FAST. Trong tháng 01/2023, anh An có mua hàng tại đây 3 lần. Số lượng mỗi đơn hàng như sau: lần 1 mua 3 sản phẩm, lần 2 mua 7 sản phẩm, lần 3 mua 5 sản phẩm. Như vậy, tổng số hàng mà anh An đã mua của Công ty phần mềm FAST là 15 sản phẩm, đạt số lượng theo quy định nên được chiết khấu 5%.
Các hóa đơn trong 3 lần mua đã được Công ty phần mềm FAST và anh An kê khai xong. Đến tháng 02/2023, Công ty phần mềm FAST sẽ thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm kèm bảng kê 3 hóa đơn trong tháng 01/2023.
STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 = 4 x 5 |
01 | Điều chỉnh giảm số tiền, tiền thuế của các hóa đơn kèm theo bảng kê … (Do chiết khấu thương mại 5% theo hợp đồng số …) | Chiếc | 15 | 250.000 | 3.750.000 |
|
|
|
|
|
|
Cộng tiền hàng: | 3.750.000 |
Thuế suất GTGT: 10%, Tiền thuế GTGT: | 375.000 |
Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu một trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn. | 4.125.000 |
Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh (bao gồm điều chỉnh giảm) trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Bước 1: Lập hoá đơn điều chỉnh
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/Lập hóa đơn.
- Nhấn biểu tượng Tìm trên thanh công cụ để tìm hóa đơn cần điều chỉnh.
- Tại màn hình kết quả, đặt con trỏ vào dòng hóa đơn cần điều chỉnh, nhấn biểu tượng Xử lý để chọn loại hóa đơn điều chỉnh.
- Sau khi chọn loại điều chỉnh, chương trình tự động hiển thị theo dữ liệu của hóa đơn gốc, người dùng cần chỉnh sửa lại theo thông tin điều chỉnh.
Lập hóa đơn điều chỉnh bằng phần mềm Fast e-Invoice
Bước 2: Phát hành hóa đơn điều chỉnh
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/Phát hành hoá đơn điện tử.
- Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành.
- Màn hình kết quả lọc: Chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua.
[Xem hướng dẫn chi tiết]
Fast e-Invoice - Phần mềm xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, bảo mật
Hiện nay, có nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ cho người bán xử lý hóa đơn một cách nhanh chóng, tiện lợi. Trong đó, Fast e-Invoice của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST là một trong những phần mềm chất lượng, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn mà quý khách có thể lựa chọn.
Phần mềm Fast e-Invoice với nhiều tính năng ưu việt
Ngoài các tính năng cơ bản như lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử Fast e-Invoice còn đáp ứng đầy đủ các tính năng điều chỉnh hóa đơn và hủy hóa đơn không sử dụng. Nhờ vậy mà quý khách có thể xử lý các mẫu hóa đơn đã xuất sai một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Bên cạnh đó, Fast e-Invoice còn có thêm các tính năng tiện ích khác như chứng từ khấu trừ thuế TNCN, quản lý chứng từ mà không cần phải sử dụng thêm phần mềm khác, quản lý hóa đơn đầu vào giúp xử lý các hóa đơn đầu vào, kết nối với các phần mềm kế toán, POS...
Để xem thêm thông tin chi tiết về phần mềm Fast e-Invoice, quý khách vui lòng truy cập https://invoice.fast.com.vn/function/tinh-nang-he-thong.aspx nhé!
Trên đây là toàn bộ những chia sẻ về cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà CÔNG TY PHẦN MỀM FAST muốn gửi đến quý khách. Hy vọng qua bài viết này, quý khách sẽ có thêm nhiều kiến thức mới, cũng như biết cách xử lý hóa đơn viết sai một cách nhanh chóng, dễ dàng. Nếu cần thêm thông tin tư vấn, quý khách đừng ngại gọi ngay vào số hotline của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được nhân viên hỗ trợ nhanh nhất nhé!
