Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, chữ ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. (xem điều 3, nđ 119).
Ngắn gọn hơn: Hóa đơn điện tử là Hóa đơn được Khởi tạo, Lập, Gửi, Nhận, Lưu trữ và Quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hiện tại các phần mềm lập hóa đơn điện tử thông dụng trên thị trường, trong đó có Fast e-Invoice, cung cấp hóa đơn điện tử với dạng dữ liệu điện tử là file XML có các thông tin hóa đơn và chữ ký số (giống như làm với khai báo thuế điện tử qua HTKK). Có thể vào phần mềm và upload file XML này lên để xem hóa đơn.
Hiện nay định dạng file xml của HĐĐT của các ncc đang là khác nhau. Vì vậy muốn đọc được file này để chuyển thành hđ cho người dùng xem được thì phải sử dụng phần mềm của ncc tạo ra file xml đó.
Tổng cục thuế sẽ đưa ra quy định về định dạng thống nhất cho HĐĐT và như vậy có thể vào csdl của TCT để tra cứu, xem HĐĐT.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ và các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế sử dụng HĐĐT có mã của cqt.
Các doanh nghiệp còn lại sử dụng HĐĐT không có mã của cqt.
