Bảo mật dữ liệu khi sử dụng hóa đơn điện tử
Dữ liệu hóa đơn điện tử gồm rất nhiều những thông tin quan trọng của khách hàng cũng như của doanh nghiệp, việc dữ liệu hóa đơn bị rò rỉ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc bảo mật dữ liệu thông tin cho khách hàng phải được đặt lên hàng đầu.
Việc mất hóa đơn gây ra nhiều phiền phức pháp lý cho kế toán và chủ doanh nghiệp trong việc xác nhận các loại báo cáo thuế, thủ tục hành chính. Không những thế, doanh nghiệp có thể chịu mức phạt lên đến 10 triệu đồng và thực tế việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn luôn được xem là trách nhiệm của mỗi kế toán. Vậy, bài toán đặt ra cho mỗi kế toán là phải lựa chọn và triển khai HĐĐT tại đơn vị uy tín đảm bảo dữ liệu hóa đơn an toàn, bảo mật tuyệt đối.
>>>> Xem thêm: Mức phạt khi mất hóa đơn đầu vào mới nhất năm 2021
Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC, thời hạn lưu trữ hóa đơn tối thiểu là 10 năm không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, trong thời gian này việc rò rỉ thông tin hoặc mất dữ liệu hóa đơn hoàn toàn có thể xảy ra nếu nền tảng công nghệ của nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu bảo mật hay bảo mật hạ tầng công nghệ chưa vững chắc. Theo đó, ngoài các tiêu chí như dễ sử dụng, tính năng ưu việt, giá thành hợp lý… kế toán cần đòi hỏi tiêu chí bảo mật an toàn dữ liệu lên hàng đầu trước khi cân nhắc lựa chọn phần mềm HĐĐT.
Các giải pháp nào bảo mật hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp?
Các doanh nghiệp, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cần nâng cao các tính năng bảo mật dữ liệu trên hóa đơn, vì đây là vấn đề quan trọng mà mỗi doanh nghiệp phải đặt lên hàng đầu.
Fast e-Invoice có tính bảo mật cao bằng phần mã hoá dữ liệu cơ bản của chứng chỉ số SSL trên máy chủ web. Ngoài ra, chương trình Fast e-Invoice còn được tăng cường thêm khả năng bảo mật nhờ vào các điều kiện ràng buộc sau:
- Chỉ cho phép người sử dụng đăng nhập trên một thiết bị, một thời điểm, một trình duyệt.
- Giới hạn số lần nhập sai mật khẩu.
- Khai báo giới hạn hoặc cho phép địa chỉ (IP) truy cập.
- Phương thức xác thực mật khẩu đăng nhập
- Tạo chuỗi ngẫu nhiên mỗi lần xác thực
- Mật khẩu lưu mã hoá một chiều, không truyền lên xuống, so sánh mật khẩu dựa vào chuỗi mã hóa ngẫu nhiên.
- Chương trình sẽ tạo ngẫu nhiên chuỗi khoá dùng để mã hoá dữ liệu tại mỗi phiên làm việc.
- Sử dụng Hệ thống Cloud Server của Viettel: Dữ liệu lưu trữ ở 2 vùng vật lý khác nhau (datacenter ở Hà Nội và Bình Dương) đồng thời backup về bộ lưu trữ của công ty FAST.
- Cam kết đảm bảo an toàn dữ liệu từ chính nhà cung cấp dịch vụ Viettel.
- Xây dựng hệ thống sử dụng nhiều máy chủ ở nhiều site khác nhau và đồng bộ dữ liệu.
- Đồng bộ dữ liệu tức thời giữa các máy chủ
- Tải dữ liệu từ máy chủ các tệp backup nhỏ (những bảng dữ liệu quan trọng) được thực hiện mỗi 15 phút
- Các tệp dữ liệu lớn hơn thực hiện sau mỗi 2 giờ
- Backup toàn bộ dữ liệu của server về bộ lưu trữ của FAST định kỳ liên tục mỗi 2 giờ.
- Hệ thống sẽ gửi email thông báo thực hiện thành công hay không thành công cho người quản trị sau khi dữ liệu được tải về FAST.
- Ngoài ra, hạ tầng trung tâm lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo tiêu chuẩn quốc tế, đạt cấp độ Tier3, đảm bảo về bảo mật và an toàn dữ liệu.