Trước đó, việc sử dụng hóa đơn giấy vẫn được tất cả các doanh nghiệp sử dụng nhưng tốn kém chi phí cho doanh nghiệp cũng như góp phần tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện hành vi trốn thuế, lậu thuế. Vì vậy, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang là đòi hỏi cấp bách nhằm tiết kiệm chi phí xã hội và nâng cao tính lành mạnh của hệ thống tài chính.
Mặc dù Nhà nước rất nỗ lực để áp dụng hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế, cụ thể đã ban hành Nghị định số 119/2020 quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01-11-2020 nhưng đến Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã phải lùi thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đến ngày 01-07-2022.
Do vậy, bài nghiên cứu chỉ ra lợi ích của hóa đơn điện tử, từ đó phân tích thực trạng áp dụng hóa đơn điện tử ở Việt Nam hiện nay để thấy được những vướng mắc còn tồn tại trong việc áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Lợi ích của hóa đơn điện tử và thực tiễn áp dụng hoá đơn điện tử trên thế giới
Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp (DN) luôn cần thiết phải thường xuyên sử dụng hóa đơn để ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa dịch vụ. Trải qua sự phát triển của nền kinh tế xã hội, hình thức của hóa đơn đang chuyển dần từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử ngày càng thể hiện rõ tác dụng ưu việt.
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Với một thao tác đơn giản, người mua sẽ nhận được hóa đơn mọi lúc mọi nơi với internet. Vì vậy, sử dụng hóa đơn điện tử đem lại lợi ích cho DN và làm lành mạnh hóa hệ thống tài chính quốc gia.
Thứ nhất, sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí cho DN và thuận tiện khi sử dụng. Nếu như sử dụng hóa đơn giấy, các DN phải bỏ ra các khoản chi phí như chi phí in ấn, phát hành, bảo quản, lưu trữ hóa đơn thì chi phí trung bình bỏ ra cho 1 hóa đơn giấy là 1.000 đồng (theo ước tính sơ bộ của Vụ Doanh nghiệp lớn – Tổng cục Thuế). Với số lượng khoảng 2,5 tỷ hóa đơn mỗi năm trong cả nước thì chi phí bỏ ra lên đến 2.500 tỷ đồng là một con số khổng lồ. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN tiết kiệm rất nhiều thời gian (giảm đến 70% quy trình phát hành, đến 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn).
Thứ hai, sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN thuận tiện khi sử dụng. Với ứng dụng công nghệ thông tin đã rút ngắn thời gian thanh toán, đơn giản hóa việc quản lý tìm kiếm hóa đơn, phù hợp với công tác kế toán, đối chiếu số liệu. Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT còn giúp lãnh đạo và nhân viên trong DN có sự phối hợp chặt chẽ trong từng phần việc như tạo, ký số, truyền/nhận hóa đơn.
Không những thế, việc sử dụng HĐĐT còn thúc đẩy cả lãnh đạo và nhân viên trong DN phải có sự đổi mới, nhất là về phương tiện công nghệ, thích nghi với sự thay đổi và gia tăng lợi thế cạnh tranh trong điều kiện thay đổi môi trường kinh doanh. Nếu DN không tận dụng được, sẽ mất đi cơ hội cạnh tranh với các DN khác vì sự chậm trễ trong quá trình gửi hóa đơn đến khách hàng.
Bởi trong khi hóa đơn giấy thường mất từ 3-5 ngày để gửi cho khách hàng với chi phí khoảng 20.000-25.000 đồng cho một lần gửi, thì HĐĐT chỉ mất 3-5 giây gửi trực tuyến là khách hàng đã nhận được hóa đơn. Sự chậm trễ của hóa đơn giấy là lý do chính gây ra khó khăn cho khách hàng khi muốn giao dịch tiếp với số hàng chưa có hóa đơn và cũng là trở ngại cho DN phải tốn thời gian chờ đợi để thu hồi công nợ.
Thứ ba, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý của cơ quan thuế. Trên cơ sở sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử cũng như việc gửi và nhận hóa đơn nhanh hơn bằng các phương tiện điện tử làm giảm nguy cơ mất hóa đơn, giảm chi phí cho doanh nghiệp cũng như xử lý tình trạng lập hóa đơn, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (VCCI, 2017).
Sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ kiểm tra thuế, kiểm tra và hoàn trả, phân tích rủi ro của doanh nghiệp và cá nhân khi kinh doanh. Về mặt quản lý, HĐĐT giúp cho DN dễ dàng trong quá trình xây dựng báo cáo và quá trình hậu kiểm của cơ quan thuế.
Với quy trình quản lý minh bạch, HĐĐT đã giúp cho quá trình hoạt động của DN được thông suốt, giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quy trình hoạt động. Tất cả dữ liệu về HĐĐT được số hóa khi lưu trữ nên dễ dàng tra cứu và xây dựng các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Đồng thời, giúp giảm thiểu sự xung đột giữa khách hàng và nhà cung cấp.
Thực tiễn áp dụng hóa đơn điện tử trên thế giới
Việc áp dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng, cung ứng dịch vụ đã và đang được thực hiện tại nhiều quốc gia trên thế giới. Theo báo cáo kinh nghiệm quốc tế về áp dụng hóa đơn điện tử năm 2017 của Tổng cục Thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử của một số nước cụ thể như sau:
Liên minh châu Âu là một trong những nơi sử dụng HĐĐT sớm song lại có sự khác biệt về tỷ lệ áp dụng hóa đơn điện tử giữa các quốc gia thành viên. Thụy Điển, Đan Mạch, Phần Lan… là những nước đầu tiên sử dụng HĐĐT. Từ năm 2002, Ủy ban châu u đã thực hiện mục tiêu sử dụng hóa đơn điện tử trong Kế hoạch Hành động châu u và sau đó triển khai trong Nhóm Chuyên gia Ủy ban châu u nhằm mục tiêu phát triển Cơ cấu tổ chức Hóa đơn điện tử tại châu u (EEI) giai đoạn 2008 – 2009. Năm 2014, Liên minh châu u đã ban hành một số chỉ thị yêu cầu các cơ quan chính quyền ở 28 quốc gia thành viên sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch giữa doanh nghiệp và Chính phủ.
HĐĐT đã được đưa vào triển khai ở Singapore vào năm 2003, nhưng cho đến năm 2008 Chính phủ nước này bắt buộc các DN cung cấp hàng hóa dịch vụ cho Chính phủ phải dùng HĐĐT. Hiện nay, Singapore đang sử dụng ngày càng phổ biến hơn hình thức hóa đơn này.
Ở Hàn Quốc, cơ quan thuế thiết lập tổ công tác nghiên cứu triển khai hóa đơn điện tử năm 2008 và đến năm 2011, các DN có tư cách pháp nhân bắt buộc phải tham gia. Năm 2012, các cá nhân kinh doanh có doanh thu lớn hơn 20 tỷ VND (1 triệu KRW)/năm bắt buộc phải phát hành hóa đơn thuế điện tử. Đến năm 2014, mở rộng việc bắt buộc phát hành hóa đơn thuế điện tử tới cá nhân có doanh thu lớn hơn 5,7 tỷ VND (300.000 KRW).
Ở các nước Mỹ La tinh, Mexico cũng là một quốc gia áp dụng rộng rãi hóa đơn điện tử. Năm 2010, mô hình xuất hóa đơn điện tử qua Internet (CFDI) được công bố. Năm 2011, các công ty có doanh thu lớn hơn 4 triệu peso phải áp dụng CFDI. Năm 2014, Mexico triển khai bắt buộc áp dụng CFDI với các công ty có doanh thu từ 250,000 peso trở lên.
Trong khu vực Đông Nam Á, từ năm 2014, Indonesia đã xây dựng cơ sở pháp lý cho HĐĐT để từ ngày 01-07-2016, HĐĐT bắt buộc triển khai đối với toàn bộ các DN. Quy định này đã tránh được việc làm giả hóa đơn khi yêu cầu các DN phải cài đặt ứng dụng do cơ quan thuế cung cấp, sau đó DN sẽ nhận được “chứng chỉ điện tử”. Từ đó, HĐĐT giúp Indonesia giảm số hoàn thuế trong khi số thu thuế GTGT tăng lên. Cũng vậy, trong năm 2012, quốc gia Thái Lan cũng bước đầu triển khai HĐĐT. Năm 2016, chính phủ nước này đã ban hành chiến lược phát triển quốc gia “Thailand 4.0” với hai mục tiêu chính yếu là phát triển nền kinh tế thành nền kinh tế kỹ thuật số và trở thành quốc gia phát triển vào năm 2032.
Thực tiễn áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Khung pháp lý đối với hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến trong giao dịch thương mại và trở thành một xu hướng tất yếu trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng mạnh mẽ ở tại các DN ở Việt Nam. Vì vậy, Nhà nước đã hình thành khuôn khổ pháp lý đồng bộ và ngày càng hoàn thiện để tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch điện tử nói chung và sử dụng HĐĐT nói riêng như: Luật Giao dịch điện tử ban hành năm 2005, Luật Kế toán ban hành năm 2003 và được sửa đổi năm 2015.
Năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-05-2010 đã có quy định về hóa đơn điện tử. Theo đó, hóa đơn là chứng từ do người bán lập ra, ghi nhận thông tin bán hàng hóa dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, với Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được ban hành đã đưa hóa đơn điện tử được áp dụng chính thức ở nước ta từ năm 2011.
Trong quá trình triển khai thực hiện hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23-06-2015 về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngày 14-12-2016, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 2660/QĐ-BTC về việc gia hạn thời gian thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC.
Ngày 12-09-2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về phạm vi, đối tượng áp dụng HĐĐT, được coi là cơ sở hành lang pháp lý quan trọng thúc đẩy tiến trình HĐĐT tại Việt Nam. Theo đó, DN bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01-11-2020 khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của Luật Quản lý thuế số 38/2020/QH14 ngày 15-07-2020, cần phải mở rộng phạm vi áp dụng và cải tiến quy trình quản lý biên lai, chứng từ theo phương thức điện tử cho phù hợp. Do đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thay thế cho Nghị định số 119/2018/NĐ-CP với một số điểm mới phù hợp hơn.
Thứ nhất, quy định rõ đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử, việc bán hóa đơn của cơ quan thuế, thủ tục mua hóa đơn, số lượng hóa đơn bán cũng như thủ tục trong quá trình sử dụng hóa đơn, mở rộng thêm hai đối tượng áp dụng và bổ sung thêm 2 loại hóa đơn bên cạnh 3 loại hóa đơn trước đó. Đặc biệt, quy định thời điểm lập hóa đơn trong cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa các DN; chi tiết thời điểm đối với các trường hợp về bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, bán điện của các công ty sản xuất, cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý, dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, du lịch…
Thứ hai, quy định mới được xây dựng trên cơ sở tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thời gian để chuyển đổi hình thức hóa đơn. Cụ thể, nếu DN đã phát hành hóa đơn giấy thì vẫn được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30-06-2022. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn, thì vẫn được xem là hóa đơn hợp pháp và thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. Bên cạnh đó, DN dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy khi có yêu cầu, miễn là việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử với hóa đơn, chứng từ giấy.
Trong trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua, nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán được lập thông báo cho người mua, cơ quan thuế mà không phải lập lại hóa đơn. Đối với các trường hợp sai sót khác, DN có thể lựa chọn 1 trong 2 cách là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Đặc biệt thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng từ ngày 01-07-2022 thay như ban đầu là bắt buộc các đơn vị kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01-11-2020.
Thứ ba, Nghị định mới đã tạo ra bước tiến quan trọng trong quản lý thuế. Cụ thể, quy định rõ về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ. Đối với công chức thuế, cấm hành vi cố ý gây phiền hà, khó khăn khi các tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ; bao che, thông đồng cho các tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; hoặc có hành vi nhận hối lộ khi thanh kiểm tra về chứng từ, hóa đơn. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ thì cấm thực hiện hành vi gian dối, như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp; cản trở công chức thuế thi hành công vụ; truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ; đưa hối lộ, hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan đến hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.
Đồng thời, để quản lý chặt chẽ việc lập, sử dụng HĐĐT, Nghị định 123 cũng quy định trách nhiệm của DN, người nộp thuế và các bộ, ngành trong việc chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu. Theo đó, các DN, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử… thực hiện HĐĐT và cung cấp dữ liệu HĐĐT theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố. Các tổ chức tín dụng, cung ứng dịch vụ thanh toán cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản khi có yêu cầu của cơ quan thuế. Các tổ chức, đơn vị như quản lý thị trường, Tổng cục Quản lý đất đai, cơ quan công an, giao thông… kết nối, chia sẻ thông tin dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý với Tổng cục Thu&