Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không tránh khỏi các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về thông tin, nội dung hoặc cách thể hiện. Khi đó, theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được xử lý bằng hình thức lập hóa đơn thay thế.
Tuy nhiên, việc kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn thay thế phụ thuộc rất lớn vào việc hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế phát sinh cùng kỳ hay khác kỳ kê khai thuế. Nếu không phân biệt rõ, kế toán rất dễ kê khai sai kỳ, sai chỉ tiêu và dẫn đến rủi ro bị truy thu, xử phạt. Cùng FAST tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Thế nào là cùng kỳ? Thế nào là khác kỳ?
“Kỳ” trong bài viết này được hiểu là kỳ kê khai thuế GTGT, bao gồm kỳ kê khai theo tháng hoặc kỳ kê khai theo quý, tùy theo phương pháp kê khai mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế.
Trường hợp hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế đều thuộc cùng một kỳ kê khai thuế GTGT thì được gọi là hóa đơn thay thế cùng kỳ. Ngược lại, nếu hai hóa đơn này thuộc hai kỳ kê khai thuế GTGT khác nhau thì được xác định là hóa đơn thay thế khác kỳ.
Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Cách kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ kê khai với hóa đơn bị thay thế
Trường hợp hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế phát sinh trong cùng một kỳ kê khai thuế GTGT, nguyên tắc kê khai tương đối đơn giản:
- Khi đã lập hóa đơn thay thế, hóa đơn bị thay thế không còn giá trị sử dụng, do đó doanh nghiệp chỉ sử dụng hóa đơn thay thế để kê khai thuế GTGT.
- Hóa đơn bị thay thế không được đưa vào kê khai, dù là bên bán hay bên mua.
Trong trường hợp một hóa đơn bị thay thế nhiều lần trong cùng một kỳ kê khai, doanh nghiệp chỉ sử dụng hóa đơn thay thế cuối cùng để kê khai thuế. Các hóa đơn đã bị thay thế trước đó đều không còn giá trị kê khai. Đây là điểm mà kế toán thường nhầm lẫn nếu không theo dõi đầy đủ lịch sử xử lý hóa đơn.
Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ kê khai với hóa đơn bị thay thế
Đối với hóa đơn thay thế phát sinh khác kỳ với hóa đơn bị thay thế, việc kê khai cần xem xét bản chất của sai sót để xác định có phải khai bổ sung hay không.
Trường hợp sai sót trên hóa đơn liên quan trực tiếp đến tờ khai thuế GTGT, chẳng hạn như sai doanh thu, sai tiền thuế GTGT hoặc sai thuế suất, thì hóa đơn này có ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT. Đối với bên bán, các sai sót này liên quan đến doanh thu và thuế GTGT tại các chỉ tiêu từ 26 đến 36. Đối với bên mua, các thông tin này liên quan đến các chỉ tiêu 23, 24, 25 trên tờ khai.
Khi hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế phát sinh khác kỳ và các sai sót này làm thay đổi số liệu trên tờ khai thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kê khai điều chỉnh, bổ sung vào kỳ tính thuế có sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019.
Ngược lại, nếu sai sót trên hóa đơn không làm thay đổi doanh thu và tiền thuế GTGT, ví dụ như sai tên hàng hóa, sai đơn vị tính, sai số tiền bằng chữ, sai ngày tháng nhưng các chỉ tiêu về giá trị và thuế vẫn đúng, thì doanh nghiệp không phải kê khai điều chỉnh bổ sung. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ kê khai doanh thu và thuế GTGT một lần duy nhất theo số đúng, vào kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định tại Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC.
Kê khai hóa đơn thay thế sau khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra
Sau khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế, việc kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế được thực hiện theo Luật Quản lý thuế 2019.
Theo đó, người nộp thuế vẫn được khai bổ sung trong trường hợp việc khai bổ sung làm tăng số tiền thuế phải nộp hoặc làm giảm số tiền thuế được khấu trừ, miễn, giảm, hoàn, nhưng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế. Trường hợp việc khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế.
Hồ sơ khai bổ sung bao gồm tờ khai bổ sung mẫu 01/KHBS, bản giải trình khai bổ sung mẫu 01-1/KHBS và các tài liệu có liên quan theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Lưu ý quan trọng khi kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế
Theo khoản 1 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn kê khai bổ sung là 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, với điều kiện là việc kê khai bổ sung phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Sau khi đã có kết luận thanh tra, việc kê khai bổ sung chỉ được thực hiện theo các trường hợp và điều kiện mà pháp luật quy định.