Chữ ký điện tử là gì?

Các khái niệm về chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc ký kết giấy tờ, hợp đồng, nhất là trong thời đại công nghệ số ngày càng phát triển.

Chữ ký điện tử là gì?

Khái niệm chữ ký điện tử được quy định tại Khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử năm 2005: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”.

Có thể hiểu đơn giản như sau:

Chữ ký điện tử là một dạng thông tin được gắn kèm theo dữ liệu (chữ, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc một hình thức khác bằng phương tiện điện tử), dùng để xác nhận người ký dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử được dùng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng: Xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó và xác định xem dữ liệu đó có bị thay đổi sau khi ký hay không.

Chứng thư điện tử là gì?

Theo Điều 4, Luật giao dịch điện tử năm 2005: “Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.”

Chứng thực chữ ký điện tử là gì?

Căn cứ vào Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005: “Chứng thực chữ ký điện tử là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.”

Cơ quan chứng thực chữ ký cấp chứng thư điện tử để xác nhận chữ ký điện tử cá nhân, tổ chức

Chương trình ký điện tử là gì?

Cũng tại Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005 có nêu : “Chương trình ký điện tử là chương trình máy tính được thiết lập để hoạt động độc lập hoặc thông qua thiết bị, hệ thống thông tin, chương trình máy tính khác nhằm tạo ra một chữ ký điện tử đặc trưng cho người ký thông điệp dữ liệu.”

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử được xem là phương thức định danh điện tử an toàn và được xây dựng quy định pháp lý để quản lý.

Về giá trị pháp lý

Chữ ký điện tử phải đảm bảo giá trị pháp lý thì mới đủ điều kiện để ký hợp đồng điện tử. Trong điều 24, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có quy định, giá trị pháp lý như sau:

“Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần có chữ ký thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng được các điều kiện sau:

• Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản hoặc hợp đồng;
• Phương pháp tạo chữ ký đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi;

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản và hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện được quy định tại khoản 1, điều 22 của Luật Giao dịch điện tử và chữ ký điện tử đó có chứng thực”.

Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch điện tử. Chính điều này đã góp phần thúc đẩy các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong việc sử dụng loại chữ ký này ngày càng rộng rãi hơn và đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội cũng như hội nhập mô hình chuyển đổi số toàn cầu.

Chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được xác định theo Luật nào?

Căn cứ vào các văn bản pháp luật sau đây mà tổ chức, đơn vị xác định tính pháp lý của các loại chữ ký điện tử:

• Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27-9-2018 do Chính phủ quy định chi tiết ban hành.
• Nghị định 52/2013/NĐ-CP ngày 16-05-2013 của Chính phủ về thương mại điện tử.
• Bộ luật dân sự 2015 điều chỉnh các loại giao dịch và hợp đồng.

>>> Xem thêm: Những quy định giá trị pháp lý về chữ ký điện tử và chữ ký số mới nhất

Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

Sử dụng chữ ký điện tử giúp các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến mang đến nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm thời gian: Các hoạt động giao dịch điện tử được rút ngắn thời gian và hiệu quả.
• Đa dạng và linh hoạt trong cách thức: Với chữ ký điện tử, cá nhân, doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch như gửi cam kết qua email, ký bằng bút điện tử tại màn hình cảm ứng của các quầy tính tiền, ký hợp đồng điện tử,... ở bất kỳ nơi đâu, bất cứ lúc nào.
• Rút gọn quy trình chứng nhận: Giúp cho các quy trình lập, chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác, khách hàng, cơ quan đơn giản và nhanh chóng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
• Hoàn tất hồ sơ nộp thuế nhanh chóng: Chữ ký điện tử mang lại lợi ích trong việc kê khai nộp thuế trực tuyến,… Các doanh nghiệp, tổ chức chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử để thực hiện giao dịch điện tử mà không cần phải in các tờ kê khai, giấy tờ phức tạp hoặc cần phải đóng dấu nhưng vẫn đảm bảo an toàn do chương trình xử lý và đảm bảo quản lý dữ liệu.
• An toàn, bảo mật danh tính cao: Danh tính của cá nhân, doanh nghiệp được bảo mật an toàn tuyệt đối và không thể giả mạo được chữ ký điện tử.

Quy định về mẫu chữ ký điện tử

Mẫu chữ ký điện tử

Mẫu chữ ký điện tử được quy định như sau:

Về hình thức và thông tin hiển thị

Đối với doanh nghiệp

• Hình ảnh: Hình ảnh làm đại diện cho chữ ký điện tử của doanh nghiệp là con dấu đỏ. Hơn nữa, đây cũng chính là hình ảnh có giá trị pháp lý tương dương với con dấu nên kích thước hình ảnh đại diện phải bằng kích thước thật của con dấu và được lưu dưới dạng đuôi .png.
• Thông tin: Chữ ký điện tử hợp lệ phải hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết như tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601 (ghi cụ thể ngày/tháng/năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam).

Đối với cá nhân

• Hình ảnh: Đối với cá nhân, hình ảnh chữ ký tay của người ký đại diện cho hình ảnh chữ ký số của mỗi cá nhân và hình ảnh chữ ký điện tử bắt buộc phải có màu xanh, được lưu và hiển thị dưới dạng đuôi .png.
• Thông tin: Mẫu chữ ký số của cá nhân không yêu cầu thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là được.

Về vị trí trên văn bản điện tử

Đối với cá nhân, chữ ký điện tử tương tự như ký trên văn bản giấy. Người dùng có thể đặt chữ ký tại vị trí được yêu cầu ký bằng thẩm quyền của mình.

Đối với doanh nghiệp, vị trí chữ ký điện tử cần tuân thủ theo các nguyên tắc:

• Văn bản nhận dạng điện tử đã được ký từ bên phát hành thì các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không cần phải ký điện tử.
• Văn bản nhận dạng giấy đã điện tử hóa thì chữ ký sẽ được đặt tại góc bên phải ở trang đầu tiên của văn bản.
• Văn bản gửi có đầy đủ chữ ký của cá nhân lãnh đạo và cơ quan/doanh nghiệp thì chữ ký điện tử của cơ quan/doanh nghiệp được ký đè lên 1 khoảng có tỷ lệ bằng ⅓ chữ ký cá nhân lãnh đạo về phía bên trái.
• Văn bản gửi được điện tử hóa từ văn bản giấy đã có chữ ký tay của lãnh đạo và con dấu của cơ quan thì chữ ký điện tử của cơ quan/doanh nghiệp được ký ở góc trên cùng bên tay phải của trang đầu tiên trong văn bản.

Các loại chữ ký điện tử trên hợp đồng

Hiện nay, các bên có thể ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký trực tuyến theo một số cách phổ biến sau: Chữ ký số, chữ ký scan và chữ ký ảnh.

Chữ ký số

Chữ ký số được hiểu là một loại chữ ký điện tử, được hình thành bằng việc chuyển đổi dữ liệu thông qua hệ thống mật mã không tương ứng.

Khi sử dụng chữ ký số, người dùng có thể sử dụng thiết bị như USB Token để ký. Tuy nhiên, thiết bị này phải được cung cấp bởi đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Mỗi doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức khi đăng ký chữ ký điện tử sẽ có một chữ ký số riêng biệt để nhận biết và giao kết trong hợp đồng.

Chức năng của chữ ký số

>>> Xem thêm: FAST hợp tác cung cấp dịch vụ chữ ký số

Chữ ký scan

Chữ ký scan hay còn gọi là chữ ký quét. Chữ ký này được hiểu là chữ ký được chuyển thành dạng điện tử sau khi ký tay trên hợp đồng giấy. Các bên có thể chuyển thành hợp đồng điện tử thông qua máy quét (scan), sau đó gửi qua thư điện tử.

Trong hợp đồng có nhiều bên nhưng không có mặt cùng nơi, chữ ký scan được sử dụng trong nhiều trường hợp. Đặc biệt, trong các hợp đồng liên quan đến giao dịch xuyên biên giới và có một hoặc nhiều bên ký kết là người nước ngoài.

Chữ ký hình ảnh

Chữ ký hình ảnh là chữ ký được người dùng ký bằng tay, sau đó chuyển thành hình ảnh và chèn vào hợp đồng điện tử. Hợp đồng điện tử sẽ được gửi qua thư điện tử.

Chữ ký ảnh thường được sử dụng trong các hợp đồng có giá trị không lớn nhưng được ký kết thường xuyên và khi người ký không có mặt tại địa điểm và ký hợp đồng bằng chữ ký mực ướt.

>>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử là gì?

Cách tạo chữ ký điện tử

Nếu muốn tạo chữ ký điện tử thì có những cách nào? Có thể tạo chữ ký bằng 4 cách sau: tạo bằng hình ảnh, tạo bằng word hoặc tạo online.

Cách tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh

Đây là cách tạo chữ ký điện tử vô cùng đơn giản mà bạn có thể thực hiện ngay. Bạn chỉ cần ký chữ ký lên một trang giấy trắng và dùng phần mềm scan để quét rồi lưu dưới dạng .jpg hoặc .png. Cuối cùng, bạn chỉ cần căn chỉnh lại kích thước của chữ ký rồi chèn vào tài liệu là hoàn thành.

Tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh

Cách tạo chữ ký điện tử bằng word

Trong phần mềm Microsoft Word cũng có tính năng Signature để bạn có thể tạo chữ ký điện tử. Để tạo chữ ký, bạn cần mở công cụ Signature Line trong thẻ Insert, sau đó điền các thông tin cần thiết. Tiếp theo bấm Allow the signer to add comments in the Sign dialog (cho phép bình luận vào ô ký) và Show sign date in signature line (hiển thị ngày ký tên) rồi bấm OK là hoàn thành.

Để dán chữ ký vào văn bản, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào vùng cần chèn, chọn Sign. Tiếp theo là điền chữ ký vào bên cạnh chữ X rồi nhấn Sign. 

Tạo chữ ký điện tử online

Ngoài 2 cách trên, bạn cũng có thể tạo chữ ký online bằng các trang chuyên dùng như Wikici, Smallpdf.com,... Cách thực hiện khá đơn giản, bạn chỉ cần truy cập vào các website này và làm theo hướng dẫn để nhận được chữ ký đẹp nhất nhé!

Sử dụng dịch vụ chữ ký số của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST

CÔNG TY PHẦN MỀM FAST là đơn vị cung cấp chữ ký số HSM và Token mà bạn có thể tham khảo và sử dụng dịch vụ. Không chỉ có các loại chữ ký HSM cho doanh nghiệp, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST còn cung cấp Token cho doanh nghiệp và Token cho cá nhân để bạn có thể lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu.

BẢNG GIÁ CHI TIẾT CÁC GÓI DỊCH VỤ

FAST cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín, chất lượng

=> Tham khảo nội dung chi tiết tại: FAST hợp tác cung cấp dịch vụ chữ ký số.

Chữ ký điện tử và chữ ký số - Điểm giống và khác nhau

Để có cái nhìn tổng quan nhất về sự giống và khác của chữ ký điện tử và chữ ký số, bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây.

Các quy định mới nhất về chữ ký điện tử được cập nhật năm 2023

Các quy định mới nhất về chữ kỹ điện tử được cập nhật năm 2023 chi tiết ngay dưới đây. Cùng tìm hiểu thêm.

Các quy định mới nhất về chữ ký điện tử 2023

Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử

Theo quy định tại Điều 22 Luật giao dịch điện tử 2005 - Điều kiện để bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử có ghi như sau:

“1. Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:

a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;

b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;

c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

2. Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn quy định tại khoản 1 Điều này.”

Quy định về sử dụng chữ ký điện tử

Cũng tại Điều 23  Luật giao dịch điện tử 2005 có quy định về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử như sau:

“1. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

a) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;

b) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;

c) Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

2. Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.”

Trên đây là toàn bộ nội dung về chữ ký điện tử . Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng chữ ký số xin vui lòng liên hệ với CÔNG TY PHẦN MỀM FAST qua website https://invoice.fast.com.vn/ hoặc Fanpage Công ty Phần mềm FAST để được tư vấn chi tiết.