Văn bản hợp nhất 18/VBHN-BTC là một dấu mốc quan trọng trong việc chuẩn hóa hệ thống pháp luật về hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Việc hợp nhất từ các nghị định trước đây không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu mà còn tạo hành lang pháp lý rõ ràng, thúc đẩy minh bạch, chuyển đổi số và quản lý thuế hiệu quả hơn. Hãy cùng FAST tìm hiểu ý nghĩa của VBHN 18/VBHN-BTC và những tác động trực tiếp đến doanh nghiệp trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử.
Mục tiêu và ý nghĩa của Văn bản hợp nhất 18/VBHN-BTC
Ngày 30-7-2025, Bộ Tài chính đã ban hành Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-BTC, tổng hợp và hệ thống hóa các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Văn bản này tích hợp nội dung từ bốn nghị định chủ chốt, bao gồm:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1-7-2022): quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định 41/2022/NĐ-CP: sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nghị định 114/2024/NĐ-CP: tiếp tục cập nhật và hoàn thiện các quy định về hóa đơn điện tử.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1-6-2025): đưa ra nhiều thay đổi quan trọng trong việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc hợp nhất này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân trong việc tra cứu quy định pháp luật mà còn tăng cường tính minh bạch, thống nhất trong thực thi, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý thuế.
Nội dung chính của Văn bản hợp nhất 18/VBHN-BTC
Phạm vi áp dụng và đối tượng
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế, bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, lưu trú, vận tải… bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài kinh doanh thương mại điện tử xuyên biên giới có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử.
Quy định về lập và sử dụng hóa đơn
- Nội dung bắt buộc: tên, mã số thuế, địa chỉ, thông tin hàng hóa/dịch vụ, số tiền thanh toán, mã cơ quan thuế (nếu có).
- Định dạng chuẩn XML theo quy định của Tổng cục Thuế để bảo đảm tính kết nối và truyền dữ liệu.
- Thời điểm lập: Có thể linh hoạt thời điểm xuất hóa đơn với hàng hóa xuất khẩu, nhưng không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan.
Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn
Điểm mới đáng chú ý của Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-BTC, được tổng hợp từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP là việc bãi bỏ quy định “hủy hóa đơn” khi phát hiện sai sót. Thay vào đó, quy định mới yêu cầu:
- Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Kèm theo hóa đơn điều chỉnh/thay thế là biên bản thỏa thuận với người mua (nếu đối tác là tổ chức/doanh nghiệp).
- Quy trình này nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu các quy trình phức tạp và tăng cường tính minh bạch trong giao dịch.
Ủy nhiệm lập hóa đơn
Hộ kinh doanh, cá nhân có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba (như nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử) lập hóa đơn. Việc ủy nhiệm phải có hợp đồng rõ ràng và bên được ủy nhiệm phải đáp ứng đủ điều kiện pháp lý.
Hóa đơn thương mại điện tử
Đối với hoạt động xuất khẩu qua thương mại điện tử, doanh nghiệp phải lập hóa đơn thương mại điện tử và truyền dữ liệu cho cơ quan thuế theo định dạng chuẩn. Đây cũng là bước đi phù hợp với bối cảnh thương mại điện tử xuyên biên giới ngày càng phát triển mạnh mẽ, khi doanh nghiệp Việt Nam tham gia sâu rộng hơn vào thị trường quốc tế, đòi hỏi việc quản lý hóa đơn, chứng từ phải hiện đại, đồng bộ và tương thích với thông lệ toàn cầu.
Kết nối với cơ quan thuế
Doanh nghiệp bắt buộc kết nối trực tiếp hệ thống kế toán và hóa đơn điện tử với Cục Thuế, truyền dữ liệu theo thời gian thực. Quy định này giúp cơ quan thuế giám sát tốt hơn, đồng thời hạn chế tình trạng trốn thuế.
>>> Xem thêm: Fast e-Invoice: Phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền
Tác động của Văn bản hợp nhất 18/VBHN-BTC
Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh
- Tiết kiệm chi phí: giảm in ấn, lưu trữ, vận chuyển.
- Quản lý thuận tiện: dễ dàng tra cứu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn.
- Tuân thủ pháp luật: hạn chế rủi ro khi xử lý sai sót hóa đơn.
Đối với cơ quan thuế
- Nâng cao hiệu quả quản lý: dữ liệu được cập nhật trực tiếp và đồng bộ.
- Hạn chế gian lận thuế: dễ dàng phát hiện hóa đơn khống, trốn thuế.
Đối với xã hội và nền kinh tế
- Thúc đẩy chuyển đổi số: đồng bộ với chiến lược số hóa quốc gia.
- Bảo vệ môi trường: giảm tiêu thụ giấy, tiết kiệm tài nguyên.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cả cá nhân kinh doanh cần chủ động và nhanh chóng nắm bắt, cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tận dụng tối đa những lợi ích mà hình thức hóa đơn này mang lại, như tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian xử lý, tăng tính minh bạch và thuận tiện trong giao dịch.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc lựa chọn một giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng đầy đủ các quy định của cơ quan thuế là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững. Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tối ưu quy trình kế toán và quản lý hóa đơn hiệu quả. Những ưu điểm nổi bật gồm:
- Đáp ứng pháp lý đầy đủ: Tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được Tổng cục Thuế chứng nhận.
- Phát hành nhanh chóng, linh hoạt: Lập và ký số hóa đơn trên Mobile, Web, Desktop; tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán/ERP hoặc 60+ hệ thống bán hàng, POS.
- Tự động hóa quy trình: Tự động lấy thông tin khách hàng từ MST, quản lý hóa đơn đầu vào, đồng bộ dữ liệu từ máy tính tiền và tổng hợp báo cáo thuế.
- An toàn và lưu trữ dài hạn: Hạ tầng lưu trữ đạt chuẩn Tier3 quốc tế, bảo mật cao, lưu trữ hóa đơn an toàn.
- Tiện ích mở rộng: Hơn 100 mẫu hóa đơn đa ngành, dễ tùy chỉnh; hỗ trợ thanh toán online; tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
>>> Xem thêm: Bảng giá bản dịch vụ Fast e-Invoice