Từ ngày 1-7-2026, quy định về hóa đơn điện tử đã có nhiều thay đổi khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần cập nhật quy định mới thay vì tiếp tục áp dụng các hướng dẫn cũ trước đây.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?
Không. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số. Đây là nguyên tắc được quy định tại khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Quy định mới tiếp tục duy trì cách tiếp cận đã được áp dụng trước đây đối với loại hóa đơn này.
Nghĩa là khi bán hàng và phát hành hóa đơn trực tiếp từ hệ thống máy tính tiền, người bán không phải ký số lên từng hóa đơn như một số loại hóa đơn điện tử khác. Thay vào đó, hệ thống tính tiền phải đáp ứng yêu cầu kết nối, lưu trữ và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.
Quy định về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền từ 1-7-2026
Từ ngày 1-7-2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã có hiệu lực và trở thành căn cứ mới về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Nghị định này được Chính phủ ban hành ngày 30-6-2026 để hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
Nghị định 254 không chỉ giữ nguyên nguyên tắc không bắt buộc chữ ký số đối với hóa đơn máy tính tiền mà còn điều chỉnh lại cách xác định đối tượng sử dụng. Theo thông tin từ Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Bộ Tài chính, quy định mới tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo doanh thu và hoạt động kinh doanh.
Đây là điểm doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên đặc biệt lưu ý khi rà soát hệ thống hóa đơn trong năm 2026.
Ai phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền gồm tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong một số lĩnh vực. Các nhóm tiêu biểu gồm trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, vui chơi giải trí, chiếu phim và một số dịch vụ phục vụ cá nhân.
Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, quy định mới cũng có sự thay đổi đáng chú ý. Bộ Tài chính cho biết hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm thuộc nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Ngoài trường hợp bắt buộc, những hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử vẫn có thể đăng ký theo quy định.
Những nội dung nào phải có trên hóa đơn máy tính tiền?
Không bắt buộc chữ ký số nhưng hóa đơn máy tính tiền vẫn phải bảo đảm các thông tin cần thiết. Các nhóm thông tin cơ bản có thể khái quát như sau:
| Nội dung | Yêu cầu trên hóa đơn máy tính tiền |
| Người bán | Tên, địa chỉ, mã số thuế |
| Người mua | Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại theo trường hợp quy định |
| Hàng hóa, dịch vụ | Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng |
| Giá trị giao dịch | Giá thanh toán |
| Thời điểm | Thời điểm lập hóa đơn |
| Tra cứu | Mã hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất, kê khai thông tin theo quy định |
Hóa đơn máy tính tiền có phải gửi dữ liệu cho cơ quan thuế không?
Có. Việc không bắt buộc chữ ký số không loại bỏ trách nhiệm truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Theo quy định hiện hành, người bán sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải đăng ký sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý thuế.
Thông thường, dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền được gửi đến cơ quan thuế vào cuối ngày. Tuy nhiên, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp đặc thù đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng đã có hệ thống quản lý chi tiết từng giao dịch và đáp ứng điều kiện về dữ liệu. Với các trường hợp này, phương thức cung cấp dữ liệu có thể được thực hiện theo bảng tổng hợp và thời hạn kê khai thuế tương ứng.
Hóa đơn máy tính tiền khác gì hóa đơn điện tử thông thường?
Điểm dễ nhận thấy nhất là cơ chế lập và truyền dữ liệu. Hóa đơn máy tính tiền được tạo trực tiếp từ hệ thống tính tiền, phù hợp với các hoạt động bán hàng có số lượng giao dịch lớn và cần phát hành hóa đơn nhanh cho người tiêu dùng.
Trong khi đó, hóa đơn điện tử thông thường có thể được lập từ phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hệ thống kế toán của doanh nghiệp và áp dụng theo loại hóa đơn, phương thức sử dụng mã của cơ quan thuế và các điều kiện tương ứng.
Về chữ ký số, hóa đơn máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế được quy định rõ là không bắt buộc có chữ ký số. Đây là một trong những điểm giúp mô hình này phù hợp hơn với môi trường bán lẻ, nhà hàng, siêu thị và các hoạt động có tần suất giao dịch cao.
Có cần chữ ký số khi đăng ký và xử lý hóa đơn không?
Cần phân biệt chữ ký số trên hóa đơn với chữ ký số trong các giao dịch điện tử khác với cơ quan thuế. Quy định không bắt buộc chữ ký số trên hóa đơn máy tính tiền không nên được hiểu thành việc doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không còn nhu cầu sử dụng chữ ký số trong mọi nghiệp vụ thuế.
Do đó, khi triển khai thực tế, người nộp thuế cần xem xét từng nghiệp vụ cụ thể: đăng ký sử dụng hóa đơn, gửi dữ liệu, khai thuế, thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc các thủ tục khác. Việc xác định có cần ký số hay không phải căn cứ vào yêu cầu của từng thủ tục.
Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Xác định đối tượng áp dụng: Người nộp thuế cần kiểm tra mình có thuộc nhóm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không.
- Lựa chọn giải pháp phù hợp: Nếu thuộc diện áp dụng, đơn vị cần sử dụng hệ thống đáp ứng các yêu cầu về:
- Khởi tạo hóa đơn từ máy tính tiền.
- Lập và lưu trữ dữ liệu hóa đơn.
- Kết nối, truyền dữ liệu với cơ quan thuế.
- Đăng ký sử dụng: Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định trước khi chính thức phát hành hóa đơn.
- Triển khai lập hóa đơn: Sau khi đăng ký, hệ thống có thể được sử dụng để lập hóa đơn cho từng giao dịch bán hàng ngay tại điểm thanh toán.
- Đồng bộ phần mềm bán hàng và hóa đơn: Phần mềm bán hàng và phần mềm hóa đơn cần kết nối, trao đổi dữ liệu chính xác để hạn chế chênh lệch giữa doanh thu thực tế, dữ liệu bán hàng và dữ liệu hóa đơn.
- Quản lý nhiều cửa hàng, điểm bán: Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh, nên ưu tiên giải pháp có khả năng quản lý dữ liệu tập trung.
Cách nhận biết hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Hóa đơn máy tính tiền phải có khả năng nhận biết theo quy định và được tạo từ hệ thống tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Người mua có thể nhận hóa đơn dưới dạng điện tử thông qua các phương thức mà người bán cung cấp, đồng thời sử dụng thông tin trên hóa đơn để tra cứu khi cần.
Đây là một điểm khác với cách hiểu trước đây về hóa đơn giấy tại quầy. Hệ thống máy tính tiền hiện không chỉ đơn thuần in hóa đơn cho khách mà còn trở thành một mắt xích trong quy trình quản lý dữ liệu bán hàng và hóa đơn điện tử.
Vì vậy, khi kiểm tra một giải pháp hóa đơn máy tính tiền, doanh nghiệp nên quan tâm cả khả năng lập hóa đơn, kết nối dữ liệu, lưu trữ, tra cứu và xử lý nghiệp vụ thay vì chỉ kiểm tra chức năng in hóa đơn.
>>> Tham khảo ngay Fast e-Invoice: Phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền
FAQ về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Không có chữ ký số thì hóa đơn máy tính tiền có hợp pháp không?
Có, nếu hóa đơn được lập đúng quy định, từ hệ thống đáp ứng yêu cầu và dữ liệu được kết nối, truyền đến cơ quan thuế theo quy định. Việc không có chữ ký số trên hóa đơn không đồng nghĩa với hóa đơn không có giá trị pháp lý.
Hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng có phải dùng hóa đơn máy tính tiền không?
Từ ngày 1-7-2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm thuộc nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, tùy trường hợp áp dụng.
Quy định nào đang được áp dụng cho hóa đơn máy tính tiền năm 2026?
Từ ngày 1-7-2026, căn cứ quan trọng là Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung liên quan.