Việc nắm rõ các trường hợp chứng thư số bị thu hồi và cách xử lý đúng cách giúp bạn tránh gián đoạn trong giao dịch điện tử. Chứng thư số sau khi bị thu hồi sẽ mất hiệu lực, không thể phục hồi mà phải cấp mới. Cùng FAST tìm hiểu chi tiết các trường hợp bị thu hồi và cách xử lý nhanh chóng, đúng quy định để luôn chủ động trong hoạt động ký số.
Chứng thư số trong ngành Thuế là gì?
Chứng thư số trong ngành Thuế là một loại chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp phát cho các đơn vị, cá nhân… Đây là công cụ xác thực danh tính điện tử, đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch, báo cáo, ký số trong môi trường số của ngành Thuế.
Theo Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 1862/QĐ-TCT ngày 18-10-2023 của Tổng cục Thuế, chứng thư số có thể được cấp cho:
- Cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế.
- Cán bộ, công chức ngành Thuế.
- Các hệ thống thiết bị, phần mềm, dịch vụ phục vụ công vụ.
8 trường hợp chứng thư số bị thu hồi trong ngành thuế
Cụ thể, các chứng thư số trong ngành Thuế sẽ bị thu hồi trong các trường hợp sau đây:
(1) Chứng thư số hết hạn sử dụng.
(2) Khóa bí mật bị lộ hoặc nghi bị lộ; thiết bị lưu khóa bí mật hỏng.
(3) Thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc hoặc bị chiếm đoạt.
(4) Tổ chức, đơn vị là thuê bao hoặc là nơi thuê bao công tác giải thể.
(5) Theo yêu cầu bằng văn bản từ cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an; theo yêu cầu bằng văn bản từ tổ chức, đơn vị nơi thuê bao công tác hoặc tổ chức, đơn vị cấp trên.
(6) Cá nhân nghỉ hưu, thôi việc, chuyển sang cơ quan, tổ chức ngoài ngành Thuế (áp dụng với chứng thư số cá nhân) hoặc chuyển đổi vị trí công tác không thuộc phạm vi được cấp sử dụng chứng thư số theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1862/QĐ-TCT.
(7) Cá nhân từ trần, mất tích (áp dụng với chứng thư số cá nhân).
(8) Thiết bị, dịch vụ, phần mềm ngừng hoạt động (áp dụng với chứng thư số thiết bị, dịch vụ, phần mềm).
(Khoản 1 Điều 6 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1862/QĐ-TCT)
Cách xử lý khi chứng thư số bị thu hồi
Đối với mọi loại chứng thư số
Trường hợp thu hồi:
- Hết hạn sử dụng
- Bị lộ khóa bí mật, mất hoặc hỏng thiết bị lưu trữ (USB Token, HSM).
Cách xử lý:
- Hết hạn: Gia hạn chứng thư số với nhà cung cấp (CA).
- Bị lộ/mất/hỏng: Báo ngay cho đơn vị quản lý hoặc nhà cung cấp CA. Yêu cầu thu hồi và cấp mới chứng thư số.
Đối với chứng thư số cá nhân
Trường hợp thu hồi:
- Thay đổi vị trí công tác mà thông tin vị trí công tác không còn phù hợp với thông tin trong chứng thư số.
- Nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác ngoài ngành hoặc từ trần.
Cách xử lý:
- Trường hợp thay đổi công tác: Thực hiện cập nhật thông tin chứng thư số tới Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Ban Cơ yếu Chính phủ.
- Các trường hợp khác: Đề nghị cấp chứng thư số mới nếu cần tiếp tục sử dụng cho công việc mới.
Đối với chứng thư số của cán bộ có thẩm quyền (ký con dấu, lãnh đạo)
Trường hợp thu hồi:
- Thay đổi chức danh, thẩm quyền.
- Chuyển công tác, nghỉ việc
Cách xử lý:
- Thực hiện thay đổi thông tin chứng thư số theo hướng dẫn của Cục Chứng thực số.
- Nếu không còn thẩm quyền sử dụng: chứng thư số phải được thu hồi ngay lập tức để tránh lạm dụng.
Đối với chứng thư số của cơ quan, tổ chức
Trường hợp thu hồi: Giải thể, đổi tên, chuyển trụ sở mà thông tin không còn khớp với chứng thư số.
Cách xử lý: Cập nhật thông tin trong chứng thư số hoặc đăng ký cấp chứng thư số mới.
Đối với chứng thư số cấp cho thiết bị, phần mềm, dịch vụ
Trường hợp thu hồi: Thiết bị/phần mềm ngừng hoạt động hoặc thay đổi tên/địa chỉ hệ thống.
Cách xử lý: Thực hiện cập nhật, thay đổi thông tin hoặc cấp mới chứng thư số.
Lưu ý, khi chứng thư số bị thu hồi, tuyệt đối không được tiếp tục sử dụng trong bất kỳ giao dịch điện tử nào để tránh vi phạm pháp luật. Chứng thư số sau khi bị thu hồi sẽ không thể phục hồi, bắt buộc phải làm thủ tục cấp mới nếu muốn tiếp tục sử dụng. Thời gian xử lý yêu cầu thu hồi hoặc cấp mới thường mất từ 3–5 ngày làm việc. Do đó, doanh nghiệp hoặc cá nhân nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm: văn bản đề nghị thu hồi, biên bản mất thiết bị (nếu có) và giấy tờ pháp lý liên quan như quyết định nghỉ việc, thay đổi thông tin cá nhân hoặc tổ chức.