Nhu cầu sử dụng chữ ký số cá nhân ngày càng tăng trong các giao dịch điện tử như ký hợp đồng, nộp hồ sơ, khai thuế hoặc thực hiện thủ tục trực tuyến. Vậy đăng ký chữ ký số cá nhân được thực hiện như thế nào? Và chữ ký số phải đảm bảo các yêu cầu pháp lý nào theo Luật Giao dịch điện tử? Bài viết sau tổng hợp đầy đủ và chi tiết.
Hướng dẫn đăng ký chữ ký số cá nhân nhanh nhất
Quy trình đăng ký chữ ký số cá nhân được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người đăng ký cần chuẩn bị:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu (bản gốc và bản sao).
- Ảnh chân dung 3×4 (02 ảnh).
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số
Một số nhà cung cấp phổ biến hiện nay gồm: FAST, VNPT, Viettel… Người dùng có thể lựa chọn dịch vụ phù hợp tùy theo nhu cầu sử dụng và mức phí.
Bước 3: Đăng ký trực tuyến hoặc trực tiếp
- Đăng ký trực tuyến: Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được hướng dẫn thủ tục.
- Đăng ký trực tiếp: Đến trung tâm đăng ký để nộp hồ sơ và hoàn tất thủ tục.
Bước 4: Xác thực thông tin
- Xác thực trực tuyến: Qua OTP gửi email/SMS.
- Xác thực trực tiếp: Xác minh tại quầy giao dịch.
Bước 5: Cài đặt và sử dụng chữ ký số
- Cài đặt phần mềm hoặc ứng dụng chữ ký số theo hướng dẫn từ nhà cung cấp.
- Sử dụng chữ ký số để ký tài liệu điện tử và thực hiện các giao dịch trực tuyến.
Lưu ý: Nội dung hướng dẫn mang tính tham khảo.
Yêu cầu pháp lý đối với chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử
Luật Giao dịch điện tử đặt ra những yêu cầu rất rõ ràng nhằm đảm bảo chữ ký số có giá trị pháp lý, khả năng xác thực và an toàn trong mọi giao dịch. Trước hết, chữ ký số phải xác định được chính xác chủ thể ký và thể hiện sự chấp thuận của người ký đối với toàn bộ nội dung dữ liệu điện tử. Đây là nền tảng đảm bảo rằng mọi giao dịch được thực hiện qua môi trường số đều có chủ thể rõ ràng giống như khi ký trực tiếp trên giấy tờ.
Một chữ ký số hợp lệ cũng phải gắn duy nhất với thông điệp dữ liệu được ký. Điều này nghĩa là dữ liệu tạo ra chữ ký không được tái sử dụng cho bất kỳ tài liệu nào khác, giúp ngăn chặn việc sao chép hoặc giả mạo. Đồng thời, trong thời điểm ký, người dùng phải hoàn toàn kiểm soát phương tiện tạo chữ ký của mình, bao gồm thiết bị lưu trữ khóa bí mật và phần mềm ký số.
Một yếu tố quan trọng khác là khả năng phát hiện thay đổi dữ liệu sau khi ký. Nếu tài liệu điện tử bị chỉnh sửa sau thời điểm ký, hệ thống phải có cơ chế cảnh báo hoặc phát hiện sự thay đổi đó, nhằm đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.
Về chứng thư số, luật quy định rằng chữ ký số muốn được công nhận phải đi kèm chứng thư số phù hợp. Chữ ký số công cộng phải sử dụng chứng thư số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Còn với chữ ký số chuyên dùng trong hoạt động công vụ, chứng thư số phải do đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên dùng công vụ phát hành.
Phương tiện tạo chữ ký số cũng phải đạt mức độ an toàn cao. Cụ thể, khóa bí mật không được để lộ hoặc bị thu thập trái phép, không được sử dụng để giả mạo, và mỗi lần ký chỉ có thể dùng một bộ dữ liệu duy nhất nhằm bảo đảm sự toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.
Chữ ký số được phân loại như sau: Chữ ký số công cộng, dùng trong hoạt động công cộng và được đảm bảo bằng chứng thư chữ ký số công cộng. Chữ ký số chuyên dùng công vụ, áp dụng cho hoạt động công vụ, có chứng thư số chuyên dùng công vụ.
Giá trị pháp lý của chữ ký số
Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023:
- Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó ở dạng điện tử.
- Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn có giá trị tương đương chữ ký tay của cá nhân trên văn bản giấy.
- Nếu văn bản cần cơ quan/tổ chức xác nhận, yêu cầu này được xem là đáp ứng khi thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn của cơ quan/tổ chức đó.
Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay, khi đáp ứng đúng quy định của pháp luật.
Ứng dụng chữ ký số trong hệ sinh thái FAST
Trong hệ sinh thái phần mềm của FAST, chữ ký số được tích hợp nhằm giúp người dùng tối ưu hóa quy trình xử lý hồ sơ điện tử. Các phần mềm như Fast Accounting, Fast Accounting Online, Fast Business Online, Fast e-Invoice, Fast e-Contract đã tích hợp với với hầu hết chứng thư số phổ biến hiện nay. Việc tích hợp này giúp người dùng đảm bảo tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian, hạn chế sai sót trong quá trình xử lý tài liệu trực tuyến.