Việc lập và xuất hóa đơn đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều đơn vị vẫn gặp lúng túng trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn hợp lệ, dẫn đến tình trạng xuất hóa đơn lùi ngày – đây là hành vi có thể bị xử phạt theo quy định pháp luật. Cùng FAST tìm hiểu chi tiết các quy định hiện hành và mức xử phạt cụ thể trong bài viết dưới đây.
Quy định pháp luật hiện hành về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1-6-2025), thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể như sau:
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa
- Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Ví dụ: Nếu hàng hóa được bàn giao ngày 10-10, thì hóa đơn phải được lập trong ngày 10-10 hoặc chậm nhất là ngày 11-10.
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ
Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ các trường hợp đặt cọc, tạm ứng cho các dịch vụ đặc thù như tư vấn, kế toán, giám sát, thiết kế…).
Lưu ý: Nếu dịch vụ được bàn giao từng phần, mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng.
Thời điểm lập hóa đơn trong một số trường hợp đặc thù
Pháp luật quy định chi tiết cho từng lĩnh vực cụ thể như sau:
- Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình, ngân hàng, logistics…:
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không quá ngày 07 của tháng sau (hoặc tối đa 2 tháng đối với dịch vụ viễn thông). - Hoạt động xây dựng, bất động sản:
- Nếu đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao.
- Nếu chưa chuyển giao nhưng có thu tiền theo tiến độ: lập hóa đơn vào ngày thu tiền.
- Hoạt động bán lẻ, ăn uống, khám chữa bệnh, xăng dầu, vận tải, xổ số, casino…:
Thường lập hóa đơn cuối ngày hoặc ngay khi giao dịch kết thúc, tùy từng mô hình kinh doanh.
Xuất hóa đơn lùi ngày có hợp lệ không?
Câu trả lời là KHÔNG.
Pháp luật không cho phép xuất hóa đơn lùi ngày so với thời điểm thực tế phát sinh giao dịch. Việc xuất hóa đơn lùi ngày bị coi là “lập hóa đơn không đúng thời điểm”, đây là một hành vi vi phạm quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và có thể bị xử phạt hành chính tùy mức độ vi phạm.
Mức xử phạt khi xuất hóa đơn lùi ngày trái quy định
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP, mức xử phạt được quy định như sau:
| Hành vi vi phạm | Hình thức xử phạt | Mức phạt |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng có tình tiết giảm nhẹ, không làm chậm nghĩa vụ thuế | Cảnh cáo | – |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế | Phạt tiền | 3.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm, ảnh hưởng nghĩa vụ thuế hoặc không có tình tiết giảm nhẹ | Phạt tiền | 4.000.000 – 8.000.000 đồng |
Lưu ý:
- Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức.
- Với cá nhân, mức phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức (theo khoản 5 Điều 5 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Fast e-Invoice – Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả
Fast e-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Phần mềm FAST phát triển, giúp doanh nghiệp tạo lập – ký số – gửi – lưu trữ hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và đúng quy định.
Hệ thống tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế để cấp mã tự động. Với giao diện thân thiện, tính năng cảnh báo sai sót, quản lý hóa đơn theo nhiều tiêu chí (ngày, số, khách hàng, trạng thái…), Fast e-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro vi phạm và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.
Giải pháp còn tích hợp linh hoạt với phần mềm kế toán, ERP, POS… giúp kết nối sử dụng liền mạch.
Beta feature