Bài viết này FAST hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điều chỉnh giảm, bao gồm khi nào cần xuất, cách lập và hạch toán hóa đơn đúng quy định pháp luật. Đồng thời, hướng dẫn về quy trình xuất hóa đơn, kê khai thuế và lưu ý pháp lý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện chính xác, tránh rủi ro về thuế. Đây là cẩm nang cần thiết cho kế toán và các bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp.
Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập, dùng để ghi nhận thông tin giao dịch. Hóa đơn có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn điều chỉnh giảm là loại hóa đơn được lập để sửa các sai sót trên hóa đơn đã phát hành, trong đó nội dung điều chỉnh thường liên quan đến giảm số lượng, chất lượng hoặc giá thành của hàng hóa, dịch vụ đã bán.
Khi nào xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai
Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp được lập hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót như:
- Sai mã số thuế;
- Sai số tiền;
- Sai thuế suất;
- Sai tiền thuế;
- Sai quy cách, chất lượng hàng hóa;
- Sai đơn giá hoặc thành tiền.
Trong trường hợp các chỉ tiêu trên ghi cao hơn thực tế thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
Thực hiện chiết khấu thương mại
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chương trình chiết khấu thương mại theo doanh số hoặc số lượng hàng hóa, số tiền chiết khấu có thể được điều chỉnh tại:
- Hóa đơn của lần mua cuối cùng;
- Kỳ mua tiếp theo;
- Hoặc lập hóa đơn điều chỉnh riêng kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Số tiền chiết khấu không được vượt quá giá trị hàng hóa trên hóa đơn;
- Doanh nghiệp được lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai của cùng một khách hàng trong cùng tháng kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua thực hiện kê khai bổ sung tại kỳ phát sinh hóa đơn gốc.
Xử lý trả lại hàng hóa, dịch vụ
Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của sản phẩm đã mua, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp các bên đã thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả hàng, người mua lập hóa đơn điện tử gửi cho người bán.
Cách xuất và hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm
Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy trình lập hóa đơn điều chỉnh giảm gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định nội dung sai sót: Rà soát và xác định chính xác các sai sót trên hóa đơn gốc, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ… Đồng thời đánh giá mức độ và nguyên nhân sai sót.
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo
Trường hợp người mua là:
=> Hai bên bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh. |
Trường hợp người mua là cá nhân:
Người bán phải:
|
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Khi lập hóa đơn điều chỉnh cần lưu ý:
- Ghi rõ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
- Điều chỉnh giảm phải ghi dấu âm;
- Chỉ ghi phần chênh lệch cần điều chỉnh;
- Nếu sai một chỉ tiêu làm ảnh hưởng chỉ tiêu khác thì phải điều chỉnh toàn bộ chỉ tiêu liên quan.
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã: Người bán ký số và gửi trực tiếp cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử có mã: Người bán ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã, sau đó mới gửi cho người mua.
- Không kê khai tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, mà phải kê khai bổ sung về đúng kỳ của hóa đơn sai ban đầu.
Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm
Đối với bên bán:
- Giảm giá do hóa đơn sai hoặc điều chỉnh giá trị công trình:
- Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Nợ TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra
- Có TK 1111/1121/131 (chi tiết theo từng KH) – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng/công nợ phải thu.
- Điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại: Doanh nghiệp thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành và hồ sơ nghiệp vụ phát sinh thực tế.
Đối với bên mua:
- Hàng còn tồn kho, Giảm giá trị hàng hóa:
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 156 – Hàng tồn kho
- Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Hàng đã bán, Giảm giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Hàng đã đưa vào sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý, Giảm chi phí:
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 154, 642… Chi phí sản xuất, chi phí quản lý
- Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Một vài lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn
Được lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp trong tháng người bán lập sai cùng thông tin (tên hàng, đơn giá, thuế suất…) trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả các hóa đơn sai đó, kèm theo bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là điểm mới so với quy định trước ngày 1-6-2025.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Thông thường khi xử lý sai sót bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Tuy nhiên vẫn có một số trường hợp bắt buộc phải gửi như:
- Hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi người mua có sai sót;
- Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai MST;
- Hủy hóa đơn do chấm dứt cung cấp dịch vụ.
Có được áp dụng thuế suất 8% trên hóa đơn điều chỉnh không?
Có. Nếu hóa đơn gốc thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT xuống 8% thì hóa đơn điều chỉnh vẫn có thể áp dụng mức thuế suất 8% theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Tuy nhiên nếu sai sót làm thay đổi số lượng, giá trị hàng hóa thì cần xác định lại thuế suất theo thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh và quy định hiện hành.