Từ năm 2026, chính sách quản lý thuế đối với hộ kinh doanh có nhiều thay đổi quan trọng, đặc biệt là quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Bài viết dưới đây FAST đã tổng hợp những nội dung quan trọng về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh theo quy định mới nhất, giúp hộ chủ động thực hiện đúng và tránh các rủi ro xử phạt.com
Quy định hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
Căn cứ theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định rõ về việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với một số đối tượng nhất định.
Theo đó, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn được lập trực tiếp trên hệ thống bán hàng (POS, máy tính tiền) và kết nối, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc định kỳ. Quy định này áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.
Hộ kinh doanh nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 2026?
Từ ngày 1-1-2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
Các nhóm hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng HĐĐT từ 2026:
- Hộ kinh doanh doanh thu cao: Doanh thu tính thuế GTGT hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
- Hộ kinh doanh bán hàng trực tiếp tới người tiêu dùng: Các nhóm ngành như siêu thị, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ, vận tải… có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm.
Loại hóa đơn bắt buộc:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể
Để sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, hộ kinh doanh cần thực hiện thủ tục đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Bước 1: Trước hết, hộ kinh doanh truy cập vào hoadondientu.gdt.gov.vn và lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Trên tờ khai này, người nộp thuế cần điền đầy đủ thông tin như: tên hộ kinh doanh, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ.
- Bước 2: Chọn hình thức hóa đơn điện tử sử dụng, bao gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế, đồng thời xác định việc sử dụng hóa đơn có mã có phải trả tiền dịch vụ hay không theo chính sách hỗ trợ của Nhà nước.
- Bước 3: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử, loại hóa đơn sử dụng như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc các loại chứng từ khác được quản lý như hóa đơn.
Đồng thời, hộ kinh doanh cần khai báo chứng thư số, đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có), ký điện tử và gửi tờ khai đến cơ quan thuế để được chấp nhận.
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Bước 1: Để xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật như máy tính, laptop hoặc thiết bị bán hàng có kết nối internet ổn định, cùng với 1 địa chỉ email để nhận thông báo từ cơ quan thuế.
Bước 2: Hộ kinh doanh cần lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật và khả năng kết nối với cơ quan thuế. Các phần mềm như Fast e-Invoice hiện nay được nhiều hộ kinh doanh lựa chọn nhờ khả năng dễ sử dụng, tích hợp máy tính tiền, tự động truyền dữ liệu và hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ theo Nghị định 123 và Nghị định 70.
Bước 3: Sau khi đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh và hoàn tất thủ tục đăng ký với cơ quan thuế, người nộp thuế có thể lập và phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm, gửi cho khách hàng qua email hoặc tra cứu online theo quy định.
Hướng dẫn hộ kinh doanh đề nghị cấp hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế theo từng lần phát sinh
Bước 1: Yêu cầu cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
Trong một số trường hợp đặc thù, hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên nhưng phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn theo từng lần, người nộp thuế được phép đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã.
Hộ kinh doanh thực hiện lập Mẫu 06/ĐN-PSĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, gửi hồ sơ bằng phương thức điện tử thông qua hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Đối tượng áp dụng bao gồm hộ kinh doanh không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, tổ chức không kinh doanh, doanh nghiệp đã giải thể nhưng có thanh lý tài sản hoặc đang trong thời gian bị cưỡng chế hóa đơn.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi được chấp thuận, người nộp thuế truy cập hệ thống của cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử theo đúng nội dung phát sinh, đảm bảo thông tin hàng hóa, dịch vụ và số tiền chính xác.
Bước 3: Nhận mã từ cơ quan Thuế
Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử. Sau khi có mã, hóa đơn mới có giá trị pháp lý để giao cho người mua.
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo quy định chuyển tiếp, đối với hộ kinh doanh và doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1-6-2025 nhưng chưa sử dụng hết số hóa đơn đã đăng ký, người nộp thuế có quyền lựa chọn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ hoặc chuyển đổi ngay sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Tuy nhiên, sau khi sử dụng hết số hóa đơn đã đăng ký trước thời điểm này, hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu thuộc đối tượng áp dụng. Việc chậm trễ hoặc không chuyển đổi đúng quy định có thể dẫn đến rủi ro xử phạt.
Mức phạt hộ kinh doanh không chuyển đổi hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Trường hợp hộ kinh doanh đã được cơ quan thuế thông báo, hướng dẫn và hỗ trợ nhưng vẫn không thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định, hành vi này được xác định là vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn.
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh vi phạm có thể bị phạt tiền từ 2 – 10 triệu đồng, trong khi doanh nghiệp có thể bị phạt từ 4 – 20 triệu đồng, tùy theo mức độ và tính chất vi phạm. Ngoài ra, cơ quan thuế còn có thể áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro khác để giám sát hoạt động kinh doanh của người nộp thuế.