Hóa đơn điện tử là gì? Cách sử dụng và các quy định liên quan

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, dịch vụ trước ngày 01/07/2022. Để thực hiện đúng quy định này, doanh nghiệp cần phải nắm rõ được các nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử là gì, đặc điểm, phân loại, nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử,…

Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử tiếng Anh là gì? Tên tiếng Anh của hóa đơn điện tử (HĐĐT) là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice. Đây là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập. Hóa đơn được dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, chữ ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử. HĐĐT bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, có thể nói một cách ngắn gọn, dễ hiểu: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Đặc điểm của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử bao gồm các đặc điểm sau:

• Ký hiệu hóa đơn: Chữ E (ví dụ: AA/18E).
• Số liên hóa đơn: Không có số liên.
• Chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký số.
• Hình thức hóa đơn: Lưu trữ bản mềm (điện tử, số hóa). Không cần phải in ra giấy.
• Phương thức nhận hóa đơn: Nhận bản mềm qua email hoặc qua cổng thông tin (web portal) với tên truy cập và mật khẩu được cấp.
• Thời gian lưu trữ hóa đơn: Tối thiểu 10 năm trên hệ thống.
• Hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng ghi song ngữ.
• Khi hóa đơn có sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới).
• Hóa đơn phục vụ đi đường: Truy cập xem trên cổng thông tin hoặc in ra giấy (không cần chữ ký, đóng dấu, chỉ để phòng trừ khi không có Internet).
• Ngày của hóa đơn điện tử dùng để hạch toán, kê khai thuế: Ngày lập hóa đơn (chứ không phải là ngày ký hóa đơn).

Đặc điểm của hóa đơn điện tử

Phân loại hóa đơn điện tử

Có thể phân HĐĐT thành các loại chính sau đây:

• • Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu và các loại hóa đơn khác (tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu tiền bảo hiểm,…).
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, cước phí vận tải quốc tế,…

Bên cạnh đó còn có loại HĐĐT có mã cơ quan thuế và không có mã cơ quan thuế:

• • HĐĐT có mã CQT là hóa đơn được cấp mã bởi CQT trước khi được sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Loại hóa đơn này bao gồm cả trường hợp được khởi tạo bằng máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu đến CQT thông qua phương tiện điện tử.
  • HĐĐT không có mã CQT là hóa đơn do người bán lập và gửi cho người mua mà không có mã CQT. Loại hóa đơn này cũng bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền.

Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ yêu cầu về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Số hóa đơn.

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.

8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.

11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại Điểm e Khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).

12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử

Nguyên tắc sử dụng HĐĐT

Việc sử dụng HĐĐT cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc: số hóa đơn cần được xác định theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, chỉ được lập và sử dụng mỗi số hóa đơn một lần duy nhất.
Hóa đơn sau khi lập dưới dạng giấy phải được xử lý, truyền hoặc lưu trữ, bảo quản bằng phương tiện điện tử thì mới được xem là HĐĐT. Đồng thời cần thỏa mãn các điều kiện sau thì HĐĐT mới có giá trị pháp lý:

• • Thông tin chứa trong HĐĐT phải đảm bảo đầy đủ tin cậy và toàn vẹn từ khi được lập dưới dạng cuối cùng là HĐĐT.
  • Tính toàn vẹn được đánh giá dựa trên các tiêu chí là thông tin còn đầy đủ, nguyên vẹn, trừ các trường hợp thay đổi về hình thức phát sinh khi trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn.
  • Có thể truy cập thông tin của HĐĐT và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần.

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) bao gồm:

• • Kể từ thời điểm sử dụng HĐĐT, tổ chức, cá nhân phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.
  • Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm gửi HĐĐT được lập theo đúng quy định cho người mua. Phương thức gửi và nhận HĐĐT được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT chịu trách nhiệm về việc HĐĐT của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan Thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp người mua dịch vụ lập HĐĐT đúng thời hạn quy định.
  • HĐĐT được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi các quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
  • Tùy vào đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT bằng phương tiện điện tử phù hợp. Lưu trữ đúng, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán.
  • Cơ quan thuế tiến hành rà soát và thông báo (Mẫu số 07) việc thay đổi hình thức sử dụng HĐĐT: HĐĐT không có mã của cơ quan thuế → HĐĐT có mã của cơ quan Thuế không thu tiền → HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT.

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các thủ tục này sẽ được chia làm 2 trường hợp, đó là đăng ký sử dụng hóa đơn có mã CQT và không có mã CQT.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Các đối tượng đăng ký lập hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh. Thủ tục đăng ký sử dụng như sau:

• • Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
  • Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119/2018.
  • Bước 3: Chờ thông báo từ cơ quan thuế theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119. Thời hạn thường là 1 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký.
  • Bước 4: Nếu thông báo từ cơ quan thuế là chấp nhận thì quý khách cần hủy toàn bộ hóa đơn giấy chưa sử dụng để bắt đầu sử dụng HĐĐT. Nếu cần điều chỉnh thông tin thì quý khách chỉnh sửa và gửi lại cơ quan thuế theo mẫu số 1.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Các đối tượng có thể đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT bao gồm các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, nước sạch, y tế, bảo hiểm, thương mại điện tử,… hay các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử với cơ quan thuế.

Thủ tục đăng ký như sau:

• • Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau đó điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119.
  • Bước 2: Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119 sau 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn đăng ký.
  • Bước 3: Sau khi được chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT, quý khách cần hủy hết những hóa đơn giấy còn tồn đọng. Nếu không được chấp nhận thì nên đăng ký sử dụng HĐĐT có mã CQT.

Thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

 

Việc khởi tạo hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 32. Nội dung cụ thể như sau.

Đối với tổ chức kinh doanh cá nhân

• • Tổ chức kinh doanh phải có trách nhiệm thông báo cho khách hàng về định dạng hóa đơn điện tử, cách truyền, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, tính toàn vẹn và bảo mật thông tin của hóa đơn.
• • Đơn vị thực hiện khởi tạo HĐĐT phải là tổ chức kinh tế đáp ứng đủ điều kiện, có địa điểm, các đường truyền và thiết bị truyền thông tin đạt yêu cầu, có đội ngũ thực hiện đáp ứng chuyên môn, có chữ ký điện tử.
• • Có phần mềm hỗ trợ khởi tạo HĐĐT, đảm bảo dữ liệu, cung ứng dịch vụ tự động chuyển vào phần mềm, được tích hợp đầy đủ các tính năng sao lưu, khôi phục, lưu trữ và quản lý HĐĐT.

Đối với đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT trung gian

• • Là tổ chức hoạt động tại Việt Nam đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam. Các doanh nghiệp này có thể hoạt động trong lĩnh vực Ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử hoặc công nghệ thông tin. 
  • Có phần mềm Hóa đơn điện tử, cung cấp các giải pháp về khởi tạo, lập, truyền nhận HĐĐT.
  • Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp CNTT, đáp ứng nghiệp vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức.
  • Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định của pháp luật về HĐĐT.
  • Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn sự tấn công bất hợp pháp trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn thông tin của HĐĐT.
  • Có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu giao dịch.
  • Phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế định kỳ 6 tháng 1 lần.

CÔNG TY PHẦN MỀM FAST cung cấp phần mềm Hóa đơn điện tử Fast e-Invoice uy tín, tuân thủ quy định của pháp luật

 

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo HĐĐT, đơn vị phát hành phải hoàn thiện các thủ tục đăng ký HĐĐT, bao gồm các nội dung sau:

• • Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
  • Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử.
  • Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Trong đó, thông báo phát hành HĐĐT phải được thực hiện theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Thông báo được lập thành văn bản giấy hoặc văn bản điện tử để gửi đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Hồ sơ để lập thông báo phát hành HĐĐT lần đầu bao gồm:

• • Thông báo phát hành HĐĐT theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC.
  • Quyết định áp dụng HĐĐT theo Mẫu số 1 Phụ lục đính kèm trong Thông tư 32/2019/TT-BTC.
  • Tạo HĐĐT mẫu theo đúng định dạng, có chữ ký số và gửi cho người mua.

=> Quý khách có thể tham khảo nội dung chi tiết về lập thông báo phát hành HĐĐT tại bài viết: Quy trình thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế

Cách sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế như sau:

• • Trong 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký (Mẫu số 01) của tổ chức, cá nhân, Cơ quan thuế có trách nhiệm trả lời về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận (Mẫu số 02) sử dụng HĐĐT và hình thức sử dụng.
  • Tổ chức, cá nhân bị ngừng cấp mã hóa đơn/ ngừng sử dụng HĐĐT khi: Người nộp thuế tạm ngừng kinh doanh.
    • Cơ quan thuế thực hiện cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
    • Cơ quan thuế xác minh và thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
    • Người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
    • Trường hợp khác do Bộ Tài chính quy định.

Hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng tạo lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật đầy đủ các tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm điện tử Fast e-Invoice

Tính năng nổi bật của Fast e-Invoice

• • Cập nhật thông tin hóa đơn bán hàng trên phần mềm giao dịch.
  • Chuyển thông tin hóa đơn bán hàng lên phần mềm phát hành HĐĐT.
  • Phát hành HĐĐT, cấp số hóa đơn trên phần mềm.
  • Quản lý HĐĐT:
    • Xem và in báo cáo thống kê về các hoạt động quản lý HĐĐT của doanh nghiệp.
    • Chuyển thành hóa đơn giấy: Cho phép chuyển HĐĐT đã phát hành thành hóa đơn giấy dùng để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.
    • Xem HĐĐT trước khi phát hành: Cho phép xem mẫu in HĐĐT trước khi phát hành chính thức nhằm tránh sai sót dữ liệu trên hóa đơn.
  • Xử lý khi sai thông tin hóa đơn:
    • Cho phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành khi có sai sót, lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã bị hủy.
    • Cho phép lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ, đã kê khai thuế.
  • Cho phép khách hàng tiếp nhận HĐĐT thuận tiện, nhanh chóng thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal) hoặc qua email.
  • Người dùng có thể cung cấp thông tin đăng nhập cho khách hàng để truy cập và quản lý lịch sử hóa đơn đã phát hành.
  • Cho phép người dùng quản lý tình hình phát hành hóa đơn trên Mobile App.

FAST là nhà cung cấp “3 trong 1” về hóa đơn điện tử

Tùy vào khai báo hình thức hóa đơn điện tử khi đăng ký: Hệ thống sẽ phát hành hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã. Riêng hóa đơn có mã của cơ quan Thuế thì trên bản thể hiện sẽ có thêm thông tin mã hóa đơn của cơ quan Thuế và trên tệp XML sẽ có thêm thông tin mã hóa đơn và chữ ký số của cơ quan Thuế.

Tùy vào khai báo phương thức chuyển dữ liệu đến cơ quan Thuế khi đăng ký: Hệ thống sẽ chuyển dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến cơ quan Thuế sau mỗi lần phát hành hoặc chuyển định kỳ theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan Thuế (mẫu số 01/TH-HĐĐT).

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Các câu hỏi thường gặp

 

1. Hóa đơn điện tử có liên như hóa đơn giấy không?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên mà chỉ có một bản duy nhất. Việc khai thác dữ liệu của đơn vị phát hành, tiếp nhận và cơ quan thuế được thực hiện trên bản HĐĐT duy nhất này.

2. Các hình thức nhận hóa đơn điện tử là gì?

Khách hàng có thể nhận HĐĐT thông qua các hình thức sau:

• • Gửi Email, SMS trực tiếp cho bên bán hàng để nhận truyền HĐĐT đã thỏa thuận.
  • Thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để nhận hóa đơn.

Khách hàng có thể yêu cầu nhận hóa đơn điện tử qua Email hoặc tra cứu trên hệ thống của Fast e-Invoice

 

3. Có thể tra cứu HĐĐT hợp pháp bằng cách nào?

Để tra cứu HĐĐT, quý khách có thể thực hiện bằng cách truy cập vào website HĐĐT của Tổng cục thuế, Cổng thông tin hóa đơn điện tử hoặc bằng phần mềm Fast e-Invoice.

Cách tra cứu HĐĐT theo Thông tư 78 qua website HĐĐT của Tổng cục thuế

• • Bước 1: Truy cập vào đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.
  • Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tiền thanh toán và mã xác thực captcha và nhấn vào ô “Tìm kiếm”.
  • Bước 3: Tra cứu thông tin HĐĐT qua thông báo trả về trên màn hình.

Cách tra cứu HĐĐT qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử

• • Bước 1: Truy cập vào đường link https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
  • Bước 2: Đăng nhập thông tin được cấp từ cơ quan thuế.
  • Bước 3: Bấm chọn “Tra cứu” rồi chọn “Tra cứu hóa đơn”.
  • Bước 4: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” và kiểm tra thông tin được hiển thị trên màn hình.

Sử dụng phần mềm Fast e-Invoice để tra cứu HĐĐT

• • Bước 1: Đăng nhập vào địa chỉ website https://invoice.fast.com.vn/lookup/tra-cuu-hoa-don-dien-tu.aspx.
  • Bước 2: Nhập mã hóa đơn điện tử, sau đó lựa chọn tra cứu bằng cách xem trực tiếp, tải hoá đơn gốc (.XML) hoặc tải file PDF.
  • Bước 3: Bấm “Tra cứu” để xem hóa đơn điện tử.

Tra cứu hóa đơn trên website Fast e-Invoice 

4. Có cần thực hiện kê khai thuế với người mua HĐĐT? Cách kê khai ra sao?