Hóa đơn điện tử có mã và không có mã khác nhau như thế nào?

Hóa đơn có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã điện tử trước khi gửi đến cho người mua. Vậy mã điện tử là gì? Khái niệm hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế và mã điện tử được quy định rõ tại điểm a Khoản 2 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

“a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phát hành bởi phần mềm Fast e-Invoice

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì?

Căn cứ theo Điểm b Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Đối tượng sử dụng

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được nêu rõ tại Khoản 1, 3, 4 Điều 11 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14, Cụ thể, các đối tượng đó bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức khác trong trường hợp chịu rủi ro cao về thuế;
• Hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên, có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên và có thực hiện sổ sách kế toán, hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền ít nhất 10 tỷ đồng trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ;
• Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, bán lẻ hàng tiêu dùng, bán lẻ thuốc tân dược, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì thực hiện thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn này được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế từ năm 2018. Dựa vào kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được quy định tại Khoản 2 Điều 11 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14, bao gồm những doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực sau:

• Điện lực; xăng dầu; vận tải hàng không, đường bộ, đường biển, đường thủy, đường sắt; bưu chính viễn thông; nước sạch; tài chính tín dụng; y tế; bảo hiểm; kinh doanh thương mại điện tử; thương mại; siêu thị.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ triển khai giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế và người mua.
• Trường hợp doanh nghiệp chịu rủi ro cao về thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

Quy định về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế

Căn cứ vào Điều 5 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 trường hợp cần chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử như sau:

“1. Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2. Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC ngày 17/5/2021 của Bộ Tài chính quy định về áp dụng rủi ro trong quản lý thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. 

Trong thời gian mười (10) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế. 

Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế và quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC để xem xét, quyết định.”

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Những quy định khác nhau về cách đăng ký các loại hóa đơn điện tử

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã

• Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế, sau đó đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong vòng 01 ngày làm việc.
• Kể từ khi triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, các đối tượng sử dụng phải hủy tất cả các hóa đơn giấy còn tồn.
• Nếu có bất kỳ thay đổi trong thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, các đối tượng sử dụng thực hiện thay đổi thông tin theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP sau đó gửi lại cho cơ quan thuế.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

• Đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế nhận hướng dẫn làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử bằng cách liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử (Hồ sơ bao gồm: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu đính kèm).
• Nếu sau 02 ngày làm việc hồ sơ thông báo phát hành đã được cơ quan thuế trực tiếp quản lý chấp thuận, thì doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nếu muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc tên công ty, đối tượng nộp tờ khai TB04/AC hoặc TB04/AC + BK01 gửi đến cơ quan thuế và liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được thay đổi thông tin.

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trong trường hợp đối tượng sử dụng hóa đơn lập hóa đơn bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì đối tượng đó sẽ sử dụng tài khoản đã được cấp để tiến hành:

• Thiết lập hóa đơn bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ.
• Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để được cấp mã cơ quan thuế

Trong trường hợp đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì đối tượng đó truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc truy cập phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

• Thiết lập hóa đơn bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để để được cấp mã cơ quan thuế.

Lập hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng cách sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử đã thỏa thuận trước đó với người mua.

>>> Xem thêm: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Cấp mã hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã được cấp như thế nào?

Chỉ hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế mới được cấp mã hóa đơn và hóa đơn đó phải đảm bảo các điều kiện sau:

• Thông tin đăng ký chính xác.
• Đúng định dạng của hóa đơn điện tử.
• Nội dung về hóa đơn điện tử đầy đủ.
• Không nằm trong trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Sau khi hoàn tất cung cấp thông tin thì hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế sẽ tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và trả kết quả cấp mã cho người gửi.

>>> Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Quy định về phương thức gửi và nhận hóa đơn điện tử

Theo quy định xuất hóa đơn điện tử thì cách thức gửi hóa đơn sẽ được áp dụng theo quy tắc sau:

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: hóa đơn sẽ được gửi dựa theo thỏa thuận đã được xác nhận giữa người mua và người bán.
• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: người bán gửi cho người mua bằng phương thức điện tử mà cả hai đã thỏa thuận trước đó.

Đó là toàn bộ những thông tin cần nắm về hóa đơn điện tử có mã và hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết, các bạn đã nắm rõ cách thức phân biệt hai loại hóa đơn và biết được trường hợp nào nên sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã. Nếu có bất cứ thắc mắc cần giải đáp, đừng ngần ngại liên hệ CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được hỗ trợ nhé!

Fast e-Invoice được chứng nhận bởi các tổ chức, cơ quan chức năng uy tín