Các bước xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới nhất
Quy định xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Nghị định 123 và Thông tư 78
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai được quy định cụ thể trong Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các điểm mới được quy định bao gồm nội dung như sau:
Quy định xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo từng trường hợp
Như đã trình bày ở trên, hầu như các doanh nghiệp hiện nay đều đã áp dụng hóa đơn điện tử trong mua bán, kinh doanh. Do đó, việc sai sót trong lúc phát hành hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Có rất nhiều trường hợp phát hiện sai sót trong lúc phát hành hóa đơn điện tử, tuy nhiên, nhìn chung thì sẽ có 4 cách để xử lý hóa đơn điện tử viết sai dựa vào 4 trường hợp cơ bản như sau:
- Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện trước khi gửi hóa đơn cho người mua.
- Trường hợp 2: Người bán tự phát hiện sau khi đã gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót.
- Trường hợp 4: Phát hiện hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Sau khi đã xác định đúng trường hợp sai sót thì bắt đầu tiến hành thực hiện các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định.
Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Trường hợp này sẽ được phân ra 2 hướng giải quyết tùy vào việc hóa đơn đó đã được cấp mã của Cơ quan thuế hay chưa.
Hóa đơn chưa được cấp mã của Cơ quan thuế
Theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29-8-2019 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử có ghi rõ: “Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể hủy hóa đơn sai sót và thực hiện lập hóa đơn điện tử mới. Bên cạnh đó, hóa đơn đã hủy cần phải được lưu trữ để phục vụ cho quá trình tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”
Do đó, trong trường hợp người bán kịp thời phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót và chưa được cấp mã của Cơ quan thuế thì người bán có quyền hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn điện tử mới.
Hóa đơn đã xác nhận mã của Cơ quan thuế
Nếu phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã có mã của Cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể thực hiện điều chỉnh theo quy trình sau:
- Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho người mua
Ngược lại với trường hợp 1, đây là trường hợp mà hóa đơn điện tử đã được phát hành và được người mua phát hiện ra các sai sót. Lúc này, người mua cần liên hệ với người bán bởi bên bán sẽ chịu trách nhiệm xử lý các sai phạm này.
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, sai tên công ty
Trong trường hợp sai tên công ty trên hóa đơn, sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử, người bán thực hiện các bước xử lý theo quy trình sau:
- Bước 1: Người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ, không phải lập lại hóa đơn mới.
- Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT (Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế gặp phải lỗi sai như trên nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai các thông tin khác
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót các thông tin khác như: Mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, hàng hóa không đúng quy cách… người bán có thể lựa chọn giải quyết theo một trong hai cách sau:
- Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã sai sót.
Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn điện tử đã sai sót.
Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó người bạn lập một hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Sau khi thực hiện chỉnh sửa hóa đơn điện tử theo các bước như trên, người bán ký số và gửi lại cho cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua.
>>> Lưu ý: Đối với điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung về giá trị hóa đơn: Điều chỉnh tăng (ghi dấu âm), điều chỉnh giảm (ghi dấu dương) đúng với thực tế con số đã điều chỉnh.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử bị phát hiện sai sót bởi Cơ quan thuế
Trong trường hợp này cơ quan thuế thông báo với người bán để kiểm tra hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Hết thời hạn thông báo mà người bán chưa có thông báo với cơ quan thuế thì sẽ được thông báo lần 2 theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Hết thời hạn thông báo lần 2 mà người bán vẫn không có thông báo thì cơ quan thuế thực hiện xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp 4: Hóa đơn bị sai sót khi đã chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử Thông tư cũ sang Nghị định và Thông tư mới