Các điểm cơ bản của Thông tư 78/2021/TT-BTC

10 Quy định mới về HĐĐT 2021 theo thông tư 78

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 10 điểm quy định mới về hóa đơn điện tử 2021 được cập nhật về hóa đơn chứng từ. Các thay đổi ấy bao gồm thay đổi về ủy quyền, mẫu hiển thị, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử, cách xử lý các hóa đơn sai sót đã báo cáo với cơ quan thuế,... Cụ thể, 10 điểm thay đổi ấy được thể hiện qua nội dung sau đây.

1. Lộ trình - Thời điểm bắt buộc hoàn tất chuyển đổi

Theo nội dung chính của Thông tư 78/2021/TT-BTC, Bộ Tài chính yêu cầu các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sau ngày 1-7-2022 bắt buộc phải chuyển đổi toàn bộ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Thế nhưng, để việc chuyển đổi và cập nhật được thuận lợi trên cả nước, Tổng cục Thuế đã triển khai áp dụng thay thế hóa đơn điện theo 2 giai đoạn sau đây:

• Từ tháng 11.2021 - 3.2022 (giai đoạn 1): Triển khai điện tử thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố gồm Hà Nội, TPHCM, Phú Thọ, Quảng Ninh, Hải Phòng và Bình Định.

• Từ tháng 4.2022 - 7.2022 (giai đoạn 2): Phủ sóng hóa đơn điện tử cho các tỉnh thành còn lại.

2. Các ký hiệu hiển thị hóa đơn điện tử

Căn cứ theo các quy định tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử  thì ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6:

• Số 1: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

• Số 2: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử bán hàng.

• Số 3: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử bán tài sản công.

• Số 4: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

• Số 5: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử về tem, phiếu, vé điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

• Số 6: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ngoài ra, quy định ký hiệu hóa đơn điện tử phải là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện các thông tin về các loại hóa đơn điện tử có mã của các cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm thành lập cũng như loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Dãy nhóm 6 ký tự được quy định bao gồm: 

• Ký tự 1 dùng chữ C hoặc K (luôn đứng đầu tiên).
• Ký tự C: thể hiện trên hóa đơn điện tử hàng hóa, dịch vụ của bạn có đã có mã số thuế do cơ quan thuế cung cấp.
• Ký tự K: thể hiện trên hóa đơn điện tử hàng hóa, dịch vụ của bạn có đã có mã số thuế không có mã số thuế.
• Ký tự 2 và 3 dùng hai chữ số Ả rập: thể hiện ra năm lập hóa đơn điện tử.
• Ký tự 4 dùng một chữ cái trong dãy T, D, L, M, N, B, G, H: thể hiện loại hóa đơn được sử dụng.
• Ký tự 5 và 6 dùng chữ viết: tùy vào nhu cầu quản lý mà sử dụng chữ thể hiện theo đúng ý muốn của người bán.

3. Được ủy quyền lập hóa đơn điện tử

Theo như quy định người bán hoặc người cung cấp dịch vụ hàng hóa dịch vụ khi là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hay các tổ chức khác sẽ có quyền ủy nhiệm cho một bên thứ ba lập ra hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ đó. Nhưng lưu ý, bên thứ ba phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, bên thứ ba phải có quan hệ liên kết mật thiết với người bán và không nằm trong những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn hóa đơn còn hiệu lực. 

Hóa đơn được ủy nhiệm cần được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận  phải thể hiện đầy đủ của hai bên và cần có đầy đủ một số các thông tin sau mới được coi là một hóa đơn ủy nhiệm đúng quy định:

• Về các thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.

• Về thông tin của hóa đơn ủy nhiệm phải bao gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

• Mục đích ủy nhiệm.

• Thời hạn ủy nhiệm.

• Các phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm trong đó phải nêu rõ trên hóa đơn ủy nhiệm về trách nhiệm thanh toán hàng hóa hay dịch vụ hàng hóa sẽ được bên nào chi trả.

Đặc biệt chú ý, việc ủy nhiệm cho một bên thứ ba được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, cả hai bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại  Điều 15 Nghị định 123/2000/NĐ-CP.

Thông tư 78/2021/TT-BTC cho phép ủy quyền bên thứ ba lập hóa đơn điện tử với điều kiện

4. Quy định về chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Thông tư 78/2021/TT-BTCN quy định rằng nếu đối tượng nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, khi có nhu cầu chuyển sang hóa đơn điện tử có mã thì phải thực hiện thay đổi thông tin theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Cụ thể, nếu đối tượng nêu trên thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế (xét theo quy định về áp dụng rủi ro trong quản lý thuế trong Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Ngoài ra, trong 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo thì người nộp thuế phải thực hiện việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế. Sau khi hoàn tất quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trong vòng 12 tháng, nếu người nộp thuế có nhu cầu đổi lại mẫu hóa đơn không có mã thì phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo như quy định.

5. Quy định về xử lý các hóa đơn sai sót đã báo cáo với cơ quan thuế

Trong Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng có quy định rõ ràng đối với hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế khi có sai sót, cụ thể với từng trường hợp như sau:

• Người lập hóa đơn điện tử (người bán hoặc người ủy nhiệm thứ ba) cần phải thông báo về việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hay thông báo về việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót, cần phải cấp lại mã số thuế hoặc hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

• Người lập hóa đơn điện tử (người bán hoặc người ủy nhiệm thứ ba) có thể điều chỉnh và thay thế hóa đơn khi có sai sót, nếu tiếp tục xảy ra tình trạng sai sót thì vẫn xử lý theo hình thức như lần đầu.

• Trong trường hợp muốn bổ sung dữ liệu hóa đơn điện tử bị thiếu sau khi đã chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế, người lập hóa đơn sẽ gửi lại bản tổng hợp bổ sung lại cho cơ quan thuế.

• Tương tự, trong trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bị sai sót sau khi đã chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Người lập hóa đơn sẽ gửi lại bản tổng hợp điều chỉnh cho cơ quan thuế.

• Trong quá trình cung cấp các dịch vụ, nếu phát sinh việc hủy hay chấm dứt các hợp đồng nhưng người bán đã lập hóa đơn và thu tiền người mua thì người bán có quyền hủy hóa đơn đã lập và có trách nhiệm thông báo về vấn đề hủy hóa đơn. Tuy nhiên, với các trường hợp hóa đơn điện tử được lập theo Thông tư 78/2021/TT-BTC nhưng không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thì khi số hóa đơn có sai sót, người bán chỉ có quyền điều chỉnh mà không được hủy hay thay thế theo đúng thông tư hóa đơn điện tử.

Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC

6. Áp dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp khác

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp thay đổi khi áp dụng hóa đơn điện tử còn bao gồm:

• Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc Điểm a2, Khoản 3 Điều 22, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

• Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ;

• Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

• Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo quy định tại điểm a1, Khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì người bán sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định tại Điểm a2 Khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

7. Quy định về thời gian lập hóa đơn với dịch vụ ngân hàng

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về ngày thực hiện hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng phải được thực hiện theo định kỳ giữa hai bên kèm bảng kê hay các chứng từ khác có xác nhận của hai bên, với ngày chậm nhất hoàn thành là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.

Khi cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn cần phải có thời gian đối soát dữ liệu giữa các ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan về các vấn đề như tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác. Thời điểm được xác định lập hóa đơn điện tử sẽ vào thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên với nhau. Lưu ý, thời điểm chậm nhất không được quá ngày 10 của tháng, sau tháng phát sinh. 

Thời điểm này cũng có sự khác biệt rõ rệt so với Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC. Với hai nghị định và thông tư trước không có quy định cụ thể cũng như thời điểm chính xác trong thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng. 

8. Quy định về hóa đơn được tạo từ máy tính tiền

Về nguyên tắc, theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, hóa đơn điện tử khi có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Các đối tượng áp dụng trong quy định này là các doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có các hoạt động bán hàng hay cung cấp dịch vụ đến trực tiếp người tiêu dùng theo từng loại mô hình đã đăng ký trên hóa đơn điện tử sẽ phải thực hiện quy trình khởi tạo mã từ máy tính tiền và kết nối với cơ quan thuế. 

Các hóa đơn điện tử có mã số thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan phải đảm bảo gồm có các nội dung: 

• Tên, địa chỉ và mã số thuế người bán; thông tin người mua (nếu người mua yêu cầu).

• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng; giá thanh toán.

Quy định hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

>> Lưu ý: Đối với các trường hợp tổ chức hoặc doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải đảm bảo ghi rõ giá bán chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.

9. Sử dụng biên lai, chứng từ

Quy định mới trong Thông tư 78/2021/TT-BTC có nêu một số thay đổi mới trong áp dụng phát hành biên lai, hóa đơn điện tử như sau:

• Cục Thuế in, khởi tạo và phát hành biên lai thuế Mẫu CTT50 Phụ lục I.C ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC theo hình thức đặt in, tự in, điện tử để sử dụng thu thuế, phí, lệ phí đối với hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn đáp ứng điều kiện sử dụng biên lai và thu nợ đối với hộ khoán, thu thuế sử dụng đất nông nghiệp, phi nông nghiệp đối với hộ gia đình, cá nhân.

• Tiêu chí xác định địa bàn đáp ứng điều kiện sử dụng biên lai thuế: Căn cứ tình hình thực tế quản lý tại địa bàn Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực có trách nhiệm xác định và cập nhật Danh sách địa bàn đáp ứng điều kiện sử dụng biên lai thuế trình Cục Thuế phê duyệt. Những địa bàn được sử dụng biên lai thuế là địa bàn đáp ứng đồng thời 03 điều kiện: không có điểm thu, chưa thực hiện ủy nhiệm thu thuế và thuộc địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn theo quy định về đơn vị hành chính cấp xã thuộc vùng khó khăn.

• Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế, trường hợp tổ chức có nhu cầu sử dụng các loại chứng từ khác theo quy định tại Khoản 2 Điều 30 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức có văn bản gửi Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) để được chấp thuận, thực hiện.

• Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức có văn bản gửi Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) để được chấp thuận, thực hiện.

10. Các tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 10 của thông tư, những tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có thể được tóm tắt như sau:

• Chủ thể là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được thành lập theo pháp luật Việt Nam, có tối thiểu 5 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin. 

• Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức.

• Chủ thể tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng phải có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu như:

• Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã cho người bán và người mua theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;
• Có giải pháp nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với người sử dụng dịch vụ; giải pháp truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;
• Có giải pháp sao lưu, khôi phục, bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử;
• Có tài liệu kết quả kiểm thử kỹ thuật thành công về giải pháp truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

Những tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

Những điểm khác của Nghị định 123, Thông tư 78 so với các nghị định, thông tư cũ

Để tóm tắt những điểm khác biệt giữa thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử và các thông tư, nghị định cũ, bạn có thể tham khảo bảng so sánh sơ lược sau đây:

Câu hỏi thường gặp

Một số những thắc mắc thường gặp về quyết định sử dụng hóa đơn điện tử tại các điểm mới trong Thông tư 78/2021/TT-BTC bao gồm các câu hỏi sau.

Giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử

Cách nhận biết doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã cơ quan thuế thế nào?

Khi bên mua nhận được hóa đơn điện tử, nếu trên hóa đơn có thể hiện thêm 1 chuỗi mã ký tự đặc biệt do cơ quan thuế cấp thì đó là hóa đơn điện tử có mã. Còn với hóa đơn điện tử không có mã thì sẽ không có tiêu chí này.

Theo thông tư 78, doanh nghiệp có được sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo thông tư cũ không?

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thuộc Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022), tại Khoản 3, Điều 15 có quy định rằng, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới thì các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh,... phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ và tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy.

Tóm lại, doanh nghiệp không được sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử nữa  mà phải tiêu hủy các hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng.

Doanh nghiệp có được sử dụng cùng lúc nhiều mẫu hóa đơn GTGT không?

Theo Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định như sau: Tổ chức, kinh doanh có thể đồng thời sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau và phải thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Có cần khai báo số lượng hóa đơn cần sử dụng khi đăng ký dùng HĐĐT không?

Cũng theo như Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, khi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh,... sử dụng nhiều mẫu hóa đơn thì cần phải thực hiện quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.

>> Xem thêm danh sách văn bản pháp luật như thông tư 39 về phát hành hóa đơn, thông tư 32 hóa đơn điện tử,...

Trên đây là những thay đổi chính của Thông tư 78/2021/TT-BTC dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP về những điểm mà các cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần chú ý để đảm bảo phù hợp. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp một số giải đáp về các thắc mắc thường gặp phải của người dân khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Nếu bạn vẫn còn đang băn khoăn về những thông tin trên, cũng như về cách lập ra một bản hóa đơn điện tử chính xác, hãy tìm đến website của  CÔNG TY PHẦN MỀM FAST. Chúng tôi chuyên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Văn phòng FAST tại Hà Nội: (024) 7108-8288.

• Văn phòng FAST tại Đà Nẵng: (0236) 381-0532.

• Văn phòng FAST tại TPHCM: (028) 7108-8788.