Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Trong quá trình làm nghiệp vụ, kế toán có thể gặp những sai sót về ngày, số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Vì thế, biên bản điều chỉnh được lập cùng với hóa đơn nhằm mục đích giúp kế toán sửa các lỗi sai này.
Khi nào lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập trong các trường hợp sau:
Khi nào nên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Trường hợp 1
Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
Trường hợp 2
Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua có sai sót nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán chưa kê khai thuế thì sẽ xử lý như sau:
- Hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn lưu trữ theo thời gian quy định.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử mới đúng theo quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Trường hợp 3
Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhưng có sai sót và người bán, người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký điện tử của cả 2 bên và ghi rõ sai sót.
- Bên bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Sau khi xuất hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý Thuế và hóa đơn hiện hành.
Như vậy, trường hợp 3 kể trên kế toán cần lập biên bản điều chỉnh để ghi nhận sai sót và làm căn cứ để lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
>>> Xem thêm: Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mới nhất 2022
Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC được sử dụng khi xuất hóa đơn với thông tin bị sai lệch sẽ dẫn đến những sai sót nghiêm trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Để khắc phục, sửa đổi những thông tin trong bản hóa đơn đã xuất sai quý khách có thể tham khảo những mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn dưới đây.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai
>> Tải mẫu tại: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai
Mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử
Mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử
>> Tải mẫu tại: Biên bản điều chỉnh giảm
Mẫu biên bản điều chỉnh tăng hóa đơn điện tử
Mẫu biên bản điều chỉnh tăng hóa đơn điện tử
>>> Tải mẫu tại: Biên bản điều chỉnh tăng
Mẫu biên bản điều chỉnh mã số thuế
Mẫu biên bản điều chỉnh mã số thuế
>>> Tải mẫu tại: Biên bản điều chỉnh mã số thuế
Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo Thông tư 78
Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo Thông tư 78
>> Tải mẫu tại: Biên bản hủy hóa đơn
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do ghi sai tên, địa chỉ công ty
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do ghi sai tên, địa chỉ công ty
>> Tải mẫu tại: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do ghi sai tên, địa chỉ công ty
Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý một số điều sau đây:
- Áp dụng khi lập hóa đơn sai đã kê khai. Trong trường hợp chưa kê khai thì lập biên bản thu hồi theo mẫu biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39.
- Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải trùng nhau.
- Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu… xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày tháng… ký hiệu… Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai thì kế toán còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Hướng dẫn tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Bước 1: Tại phần giao diện danh sách hóa đơn, tìm kiếm đơn hàng có hóa đơn điện tử bị sai sót.
- Bước 2: Ấn vào nút tùy chọn (dấu ba chấm) và chọn “Điều chỉnh” hoặc “Điều chỉnh định danh”.
- Tùy chọn “Điều chỉnh” áp dụng cho hóa đơn điện tử đã xuất ghi sai nội dung về đơn giá, tổng tiền.
- Tùy chọn “Điều chỉnh định danh” áp dụng cho hóa đơn điện tử ghi sai thông tin định danh nhưng không ghi sai các nội dung liên quan đến số tiền, thuế suất. VD: sai tên hàng hóa, đơn vị tính,…
Trường hợp 1: Sử dụng tùy chọn “Điều chỉnh”
- Bước 3: Điền số biên bản và ngày biên bản, sau đó nhấn chọn “Tạo mới”.
- Bước 4: Điền các thông tin như: Lý do điều chỉnh, Nội dung trước điều chỉnh, Hai bên thống nhất điều chỉnh lại như sau. Sau đó, chọn “Lưu biên bản”.
- Bước 5: Sau khi chọn “Lưu biên bản”, màn hình sẽ trở về giao diện ban đầu. Lúc này, người dùng thực hiện điền thông tin điều chỉnh vào mục hàng hóa và thành tiền, sau đó chọn mức thuế suất cho phù hợp.
>> Lưu ý: Theo Điểm e, Khoản 1, Điều 7 TT78/2021/TT-BTC: “Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh”. Nhập dấu trừ trước giá trị cần điều chỉnh giảm.
>> Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai.
- Bước 6: Cuối cùng, người dùng chọn ‘ký” để xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi Cơ quan thuế.
Trường hợp 2: Sử dụng tùy chọn “Điều chỉnh định danh”
- Bước 3: Chọn loại Hóa đơn mẫu, Mẫu hóa đơn gốc tương ứng cần điều chỉnh định danh.
- Bước 4: Thực hiện tương tự như Bước 4 của Trường hợp 1 rồi nhấn chọn “Điều chỉnh”.
- Bước 5: Thực hiện tương tự như Bước 5 của Trường hợp 1 rồi nhấn chọn “Điều chỉnh”.
- Bước 6: Màn hình xuất hiện giao diện để điền thông tin ở mục Ghi chú, lúc này, người dùng nhấn chọn “Ký” để gửi lên Cơ quan thuế.
- Người dùng cần ghi đầy đủ nội dung cần điều chỉnh.
- Khi gửi hóa đơn điều chỉnh định danh thì không cần gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS lên cơ quan Thuế.
Giới thiệu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Các phần mềm của FAST – Phần mềm kế toán Fast Accounting, Fast Accounting Online, phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial, phần mềm ERP Fast Business Online đều kết nối tự động với Fast e-Invoice. Khách hàng có thể nhập các thông tin của hóa đơn vào các phần mềm tác nghiệp nói trên, chọn các hóa đơn cần phát hành. Người mua sẽ nhận được hóa đơn điện tử qua email và có thể xem được trên trình duyệt web và Mobile App.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử Fast e-Invoice:
- Tiết kiệm chi phí khởi tạo, phát hành, vận chuyển, quản lý, lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn.
- An toàn, bảo mật. Không xảy ra tình trạng mất, hỏng h&oa