Vì sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 và Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11, bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ hóa đơn giúp doanh nghiệp có những căn cứ xác thực khi xảy ra rủi ro, nhằm giải quyết các vấn đề pháp lý có thể xảy ra trong tương lai.

Đối với khách hàng (bên mua) thì có thể không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trực tiếp trên website của bên bán. Ngoài ra, nếu cẩn thận thì khách hàng có thể tải file hóa đơn về để lưu trữ. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào phần mềm hóa đơn bên bán sử dụng.

Lưu trữ hóa đơn điện tử là quan trọng bắt buộc đối với doanh nghiệp/người bán

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hoá đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả tại các phần mềm quản lý chuyên dụng, email,... để đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử. Vậy, để lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn thì cần lưu ý những quy định gì?

Định dạng của hóa đơn điện tử khi lưu trữ

Doanh nghiệp cần tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).

• File PDF là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử có dạng như 1 tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên vì đây là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.

• File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý nếu chưa bị sửa đổi.

Một hóa đơn được lưu trữ cần đạt đủ những điều kiện nào?

Trước khi lưu trữ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử cần có đầy đủ cơ sở pháp lý như sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy và toàn vẹn thông tin chứa trong hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn được hiểu là thông tin trong hóa đơn điện tử còn đầy đủ và chưa bị thay đổi (trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử).

• Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

• Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Cụ thể, các quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý bao gồm các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn,...

• Hình thức hóa đơn: Hóa đơn được lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như đảm bảo chất lượng công việc.

• Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Một hóa đơn điện tử đủ điều kiện lưu trữ bao gồm những gì?

Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ theo các quy định sau đây:

• HĐĐT phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

• Các tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.

• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:

• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ và thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

• Lưu trữ HĐĐT phải đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.

• Hóa đơn điện tử được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

• Hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì hóa đơn sẽ được phép tiêu hủy.

>> Xem thêm: Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu?

Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào?

Bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định như sau:

• Phải lưu trữ HĐĐT trong 10 năm.

• Không cần lưu trữ HĐĐT ở dạng giấy mà có thể lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm HĐĐT đầu vào.

• Ngay khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Nên Export dữ liệu và nén dữ liệu lại dưới dạng .zip và tiến hành lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro.

Đối với bên mua:

• Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để HĐĐT có dạng XML.

• Có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng PDF nhưng bản thể hiện này không có giá trị pháp lý.

Các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên bán và bên mua

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn

Ngày nay, công nghệ hiện đại đã giúp việc lưu trữ dữ liệu ngày càng tiện lợi và có nhiều sự lựa chọn hơn, giúp đảm bảo tăng cường tính an toàn và dễ dàng tra cứu, truy xuất. Sau đây là một số cách lưu trữ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần biết.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Với hóa đơn mua vào, quý khách có thể thực hiện lưu trữ thông tin an toàn theo các bước:

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Đối với hóa đơn đầu ra, quý khách có thể lưu trữ hóa đơn như sau:

Lưu trữ hóa đơn điện tử sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Fast E-invoice

Đây là một trong những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đạt hiệu quả tốt nhất. Với cách lưu trữ này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn. Khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Fast e-Invoice của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST, những lợi ích có thể kể đến như:

• Phần mềm kế toán giúp khách hàng phát hành, lưu trữ và quản lý HĐĐT dễ dàng, an toàn và nhanh chóng.

• Cập nhật thông tin hóa đơn bán hàng trên phần mềm giao dịch.

• Chuyển thông tin của hóa đơn bán hàng lên phần mềm phát hành hóa đơn điện tử.

• Phát hành HĐĐT, cấp số hóa đơn trên phần mềm.

• Quản lý hóa đơn điện tử:

• Xem và in các báo cáo thống kê về các hoạt động quản lý HĐĐT của doanh nghiệp.

• Chuyển thành hóa đơn giấy: Cho phép người dùng chuyển đổi HĐĐT đã phát hành thành hóa đơn giấy sử dụng để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.

• Xem hóa đơn điện tử trước khi phát hành: Cho phép xem mẫu in HĐĐT trước khi phát hành chính thức nhằm tránh sai sót dữ liệu trên hóa đơn.

• Xử lý khi sai thông tin hóa đơn

• Cho phép hủy HĐĐT đã phát hành khi có sai sót, lỗi, lập và phát hành hóa đơn thay thế cho những hóa đơn đã bị hủy.

• Có thể lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, cung ứng dịch vụ, đã giao hàng hay đã kê khai thuế.

• Cho phép người dùng tiếp nhận HĐĐT thuận tiện, nhanh chóng thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal) hoặc nhận thông qua email.

Lưu trữ hóa đơn điện tử tại phần mềm Fast e-Invoice

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử và lưu trữ hóa đơn điện tử

Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lưu trữ hóa đơn điện tử, Fast e-Invoice đã tập hợp các câu hỏi có liên quan như sau.

Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Hóa đơn điện tử đầu vào được hiểu là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01-7-2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào sẽ được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Theo quy định của Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử đã nêu: Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần thực hiện trong 10 năm cũng tương tự như khi công ty sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy. Công ty sẽ chủ động hơn, không bị phụ thuộc vào dữ liệu trực tuyến khi lưu trữ hóa đơn điện tử.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?

Hóa đơn điện tử đầu ra là một loại hóa đơn điện tử thể hiện ở dạng dữ liệu, được bên bán phát hành nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử đầu ra còn bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Lưu trữ hoá đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả tại các phần mềm quản lý chuyên dụng, email... để đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Có bắt buộc in HĐĐT để lưu trữ dạng bản cứng không?

Theo quy định tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ đã khẳng định HĐĐT không bắt buộc phải in ra bản cứng mà có thể in ra giấy để tra cứu khi có yêu cầu. Vì vậy, quy định không bắt buộc hóa đơn điện tử phải in ra dạng bản cứng để lưu trữ.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ ở định dạng XML với thời hạn 10 năm.

Một số câu hỏi về hóa đơn điện tử