Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định 

Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Hóa đơn điện tử đầu vào được hiểu là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01-7-2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào sẽ được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Theo quy định của Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử đã nêu: Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần thực hiện trong 10 năm cũng tương tự như khi công ty sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy. Công ty sẽ chủ động hơn, không bị phụ thuộc vào dữ liệu trực tuyến khi lưu trữ hóa đơn điện tử.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Lưu trữ hoá đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả tại các phần mềm quản lý chuyên dụng, email... để đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để mang lại hiệu quả?

Hóa đơn điện tử sẽ gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).

• File PDF là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử có dạng như 1 tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên vì đây là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.
• File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý nếu chưa bị sửa đổi.

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ theo các quy định sau đây:

• HĐĐT phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Các tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ và thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Lưu trữ HĐĐT phải đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Hóa đơn điện tử được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• Hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì hóa đơn sẽ được phép tiêu hủy.

>> Xem thêm: Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu?

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14-03-2011 điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào sẽ đảm bảo những điều kiện sau:

• Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT, nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ chính xác, dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
• Thông tin chứa trong HĐĐT có quyền truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Ngoài ra, cần phải tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
• HĐĐT được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ thông tin về ngày/giờ/người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào?

Cách mà doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Đối với bên bán

• Phải lưu trữ HĐĐT trong 10 năm.
• Không cần lưu trữ HĐĐT ở dạng giấy mà có thể lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm HĐĐT đầu vào.
• Ngay khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Nên Export dữ liệu và nén dữ liệu lại dưới dạng .zip và tiến hành lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro.

Đối với bên mua

• Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để HĐĐT có dạng XML.
• Có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng PDF nhưng bản thể hiện này không có giá trị pháp lý.

Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào ở đâu?

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn

Hướng dẫn cách lưu trực hóa đơn điện tử an toàn qua các bước dưới đây.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn

Với hóa đơn mua vào, quý khách có thể thực hiện lưu trữ thông tin an toàn theo các bước:

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra an toàn

Đối với hóa đơn đầu ra, quý khách có thể lưu trữ hóa đơn như sau:

5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất 2022

Hướng dẫn các cách lưu trữ hóa đơn điện tử mới nhất mà quý khách không nên bỏ qua.

1. Lưu trữ bằng email

Một trong những cách lưu trữ hóa đơn điện tử thường thấy đó là email. Để tránh thất lạc giữa các email trên một tài khoản thì quý khách có thể lập một tài khoản email riêng để chỉ nhận HĐĐT.

Cách lưu trữ HĐĐT này giúp kế toán viên quản lý HĐĐT dễ dàng và tiện theo dõi dữ liệu hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có sẽ đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu HĐĐT khi tài khoản email bị khóa.

2. In hóa đơn ra giấy để lưu trữ

Hầu hết các kế toán viên đã quá quen thuộc với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử này sẽ khắc phục nhược điểm mất dữ liệu khi sử dụng email.

Tuy nhiên, cách lưu trữ này sẽ tốn nhiều chi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn nào đó. Vậy nên, đây chưa phải là cách tối ưu khi doanh nghiệp muốn lưu trữ tất cả hóa đơn của mình.

3. Lưu trữ trên folder máy tính hoặc Drive

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn. Sau khi nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào, kế toán sẽ tiến hành ảnh vào Folder máy tính hoặc Drive để theo dõi, lưu trữ.

Lưu trữ hóa đơn điện tử giúp kế toán dễ dàng thao tác và phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, phát sinh ít các hoạt động mua hàng hóa hay sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên với cách lưu trữ hóa đơn điện tử này, kế toán phải nhập liệu thủ công lên Folder, điều này đôi khi cũng gây mất thời gian và xảy ra sai sót.

4. Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính bảng tính Excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán sẽ thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để tiến hành theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

5. Sử dụng phần mềm xử lý - quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Đây là một trong những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đạt hiệu quả tốt nhất. Với cách lưu trữ này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn. Khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Fast e-Invoice của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST, những lợi ích có thể kể đến như:

• Phần mềm kế toán giúp khách hàng phát hành, lưu trữ và quản lý HĐĐT dễ dàng, an toàn và nhanh chóng.
• Cập nhật thông tin hóa đơn bán hàng trên phần mềm giao dịch.
• Chuyển thông tin của hóa đơn bán hàng lên phần mềm phát hành HĐĐT.
• Phát hành HĐĐT, cấp số hóa đơn trên phần mềm.
• Quản lý hóa đơn điện tử:
• Xem và in các báo cáo thống kê về các hoạt động quản lý HĐĐT của doanh nghiệp.
• Chuyển thành hóa đơn giấy: Cho phép người dùng chuyển đổi HĐĐT đã phát hành thành hóa đơn giấy sử dụng để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.
• Xem hóa đơn điện tử trước khi phát hành: Cho phép xem mẫu in HĐĐT trước khi phát hành chính thức nhằm tránh sai sót dữ liệu trên hóa đơn.
• Xử lý khi sai thông tin hóa đơn
• Cho phép hủy HĐĐT đã phát hành khi có sai sót, lỗi, lập và phát hành hóa đơn thay thế cho những hóa đơn đã bị hủy.
• Có thể lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, cung ứng dịch vụ, đã giao hàng hay đã kê khai thuế.
• Cho phép người dùng tiếp nhận HĐĐT thuận tiện, nhanh chóng thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal) hoặc nhận thông qua email.

Lưu trữ hóa đơn điện tử tại phần mềm Fast e-Invoice 

Những thông tin về cách lưu trữ hóa đơn đã giúp khách hàng có thêm những kiến thức hữu ích, giúp quý khách lựa chọn phương án lưu trữ HĐĐT một cách hiệu quả. Liên hệ với CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được tư vấn về giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp qua website https://invoice.fast.com.vn/ hoặc Fanpage Công ty Phần mềm FAST.