
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
Quy
định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
Hóa đơn điện tử đầu
vào là gì?
Hóa đơn điện tử đầu vào được hiểu là
một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn
điện tử trước ngày 01-7-2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào sẽ được chuyển đổi dưới
dạng điện tử.
Theo quy định của Luật Kế toán và
Luật giao dịch điện tử đã nêu: Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần thực
hiện trong 10 năm cũng tương tự như khi công ty sử dụng và lưu trữ hóa đơn
giấy. Công ty sẽ chủ động hơn, không bị phụ thuộc vào dữ liệu trực tuyến khi
lưu trữ hóa đơn điện tử.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Lưu trữ hóa đơn điện
tử đầu vào là gì?
Lưu trữ hoá đơn điện tử (HĐĐT) là
hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu
vào thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lưu
trữ hóa đơn điện tử hiệu quả tại các phần mềm quản lý chuyên dụng, email... để
đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để mang lại hiệu quả?
Hóa đơn điện tử sẽ gồm ít nhất 2
file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file
PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).
- File PDF là file thể hiện nội dung
kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử có dạng như 1 tờ hóa đơn thông thường.
Tuy nhiên vì đây là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này
không có giá trị pháp lý.
- File XML là file chứa dữ liệu của
toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý nếu chưa bị sửa đổi.
Quy định về lưu trữ
hóa đơn điện tử đầu vào
Theo Điều 11, Nghị định
119/2018/NĐ-CP quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu
vào cần tuân thủ theo các quy định sau đây:
- HĐĐT phải được bảo quản, lưu trữ
bằng phương tiện điện tử.
- Các tổ chức, cá nhân được quyền lựa
chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho phù hợp với
đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
- Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần
phải đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
- Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy
đủ và thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời
gian lưu trữ.
- Lưu trữ HĐĐT phải đúng và đủ thời
hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Hóa đơn điện tử được in ra giấy hoặc
tra cứu được khi có yêu cầu.
- Hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo
quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì hóa
đơn sẽ được phép tiêu hủy.
>> Xem thêm: Thời gian lưu trữ hóa
đơn điện tử bao lâu?
Điều
kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
Theo Thông tư 32/2011-TTBTC ngày
14-03-2011 điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào sẽ đảm bảo những điều kiện
sau:
- Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn
của thông tin chứa trong HĐĐT, nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ chính xác,
dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
- Thông tin chứa trong HĐĐT có quyền
truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Ngoài ra, cần phải
tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định
theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
- HĐĐT được lưu trữ phải được thực
hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ thông tin về ngày/giờ/người khởi tạo khi
tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.
Doanh
nghiệp lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào?
Cách mà doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn
điện tử như sau:
Đối với bên bán
- Phải lưu trữ HĐĐT trong 10 năm.
- Không cần lưu trữ HĐĐT ở dạng giấy
mà có thể lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng
phần mềm HĐĐT đầu vào.
- Ngay khi hóa đơn được tạo lập trên
phần mềm thì dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Nên Export dữ liệu và nén dữ
liệu lại dưới dạng .zip và tiến hành lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro.
Đối với bên mua
- Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để HĐĐT có dạng XML.
- Có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng
PDF nhưng bản thể hiện này không có giá trị pháp lý.
Nên lưu trữ
hóa đơn điện tử đầu vào ở đâu?
Cách
lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn
Hướng dẫn cách lưu trực hóa đơn điện
tử an toàn qua các bước dưới đây.
Cách lưu trữ hóa đơn
điện tử đầu vào an toàn
Với hóa đơn mua vào, quý khách có
thể thực hiện lưu trữ thông tin an toàn theo các bước:
Bước 1 - Tạo Email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này với
toàn bộ các bên bán. Email này sẽ được cài đặt để chuyển đến email cấp quản
lý.
Bước 2 - Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn
này.
Bước 3 - Khi nhận được email, lúc này kế toán tải xuống lưu trữ tại
thư mục trên máy tính và đổi tên file tương ứng với mã số thuế, tên người
bán, số hóa đơn.
Bước 4 - Tiếp theo mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật thông
tin trên tờ hóa đơn vào file Excel: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn
và chèn link tới hóa đơn đó để thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
Bước 5 - Đồng bộ thư mục máy tính có chứa hóa đơn lên Google Drive.
|
Cách lưu trữ hóa đơn
điện tử đầu ra an toàn
Đối với hóa đơn đầu ra, quý khách có
thể lưu trữ hóa đơn như sau:
Bước 1 - Lưu trữ hóa đơn điện tử vào thư mục trên máy tính cập
nhật nội dung trên HĐĐT vào file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền
trước và sau VAT, mã tra cứu.
Bước 2 - Đồng bộ thư mục chứa file excel này với Google Drive để
đảm bảo an toàn dữ liệu.
|
5
cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất 2022
Hướng dẫn các cách lưu trữ hóa đơn
điện tử mới nhất mà quý khách không nên bỏ qua.
1. Lưu trữ bằng email
Một trong những cách lưu trữ hóa đơn
điện tử thường thấy đó là email. Để tránh thất lạc giữa các email trên một tài
khoản thì quý khách có thể lập một tài khoản email riêng để chỉ nhận HĐĐT.
Cách lưu trữ HĐĐT này giúp kế toán
viên quản lý HĐĐT dễ dàng và tiện theo dõi dữ liệu hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp
có sẽ đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu HĐĐT khi tài khoản email bị khóa.
2. In hóa đơn ra giấy
để lưu trữ
Hầu hết các kế toán viên đã quá quen
thuộc với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách lưu trữ hóa đơn
điện tử này sẽ khắc phục nhược điểm mất dữ liệu khi sử dụng email.
Tuy nhiên, cách lưu trữ này sẽ tốn
nhiều chi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn nào đó.
Vậy nên, đây chưa phải là cách tối ưu khi doanh nghiệp muốn lưu trữ tất cả hóa
đơn của mình.
3. Lưu trữ trên folder
máy tính hoặc Drive
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử này sẽ
giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn. Sau khi nhận Email hóa đơn
điện tử đầu vào, kế toán sẽ tiến hành ảnh vào Folder máy tính hoặc Drive để
theo dõi, lưu trữ.
Lưu trữ hóa đơn điện tử giúp kế toán
dễ dàng thao tác và phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, phát sinh ít
các hoạt động mua hàng hóa hay sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên với cách lưu trữ
hóa đơn điện tử này, kế toán phải nhập liệu thủ công lên Folder, điều này đôi
khi cũng gây mất thời gian và xảy ra sai sót.
4. Lưu trữ hóa đơn đầu
vào trên bảng kê excel
Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu
vào thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính bảng tính Excel. Sau khi nhận hóa
đơn đầu vào qua email kế toán sẽ thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính
excel để tiến hành theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.
5. Sử dụng phần mềm xử
lý - quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Đây là một trong những cách quản lý
hóa đơn điện tử đầu vào đạt hiệu quả tốt nhất. Với cách lưu trữ này, người dùng
có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn. Khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
điện tử Fast e-Invoice của CÔNG
TY PHẦN MỀM FAST, những lợi ích có thể kể đến như:
- Phần mềm kế toán giúp khách hàng
phát hành, lưu trữ và quản lý HĐĐT dễ dàng, an toàn và nhanh chóng.
- Cập nhật thông tin hóa đơn bán hàng
trên phần mềm giao dịch.
- Chuyển thông tin của hóa đơn bán
hàng lên phần mềm phát hành HĐĐT.
- Phát hành HĐĐT, cấp số hóa đơn trên
phần mềm.
- Quản lý hóa đơn điện tử:
- Xem và in các báo cáo thống kê về
các hoạt động quản lý HĐĐT của doanh nghiệp.
- Chuyển thành hóa đơn giấy: Cho phép
người dùng chuyển đổi HĐĐT đã phát hành thành hóa đơn giấy sử dụng để ghi
sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch
điện tử.
- Xem hóa đơn điện tử trước khi phát
hành: Cho phép xem mẫu in HĐĐT trước khi phát hành chính thức nhằm tránh sai
sót dữ liệu trên hóa đơn.
- Xử lý khi sai thông tin hóa đơn
- Cho phép hủy HĐĐT đã phát hành khi
có sai sót, lỗi, lập và phát hành hóa đơn thay thế cho những hóa đơn đã bị hủy.
- Có thể lập và phát hành hóa đơn điều
chỉnh khi hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, cung ứng dịch vụ, đã giao hàng
hay đã kê khai thuế.
- Cho phép người dùng tiếp nhận HĐĐT
thuận tiện, nhanh chóng thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành
(Web, Portal) hoặc nhận thông qua email.

Lưu trữ hóa đơn điện tử tại phần mềm Fast e-Invoice
Những thông tin về cách lưu trữ hóa
đơn đã giúp khách hàng có thêm những kiến thức hữu ích, giúp quý khách lựa chọn
phương án lưu trữ HĐĐT một cách hiệu quả. Liên hệ với CÔNG
TY PHẦN MỀM FAST để được tư vấn về giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
qua website https://invoice.fast.com.vn/ hoặc Fanpage Công ty Phần mềm FAST.