Các bước xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới nhất
Quy định xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Nghị định 123 và Thông tư 78
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai được quy định cụ thể trong Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các điểm mới được quy định bao gồm nội dung như sau:
Trường hợp sai sót | Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai |
Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế. | Người bán có thể chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong Nghị định 123 để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó gửi thông báo đến Cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. |
Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ. | Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với Cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT. |
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót. | Các lần xử lý hóa đơn điện tử viết sai tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. |
Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót. | Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế. Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy).
|
Quy định xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo từng trường hợp
Như đã trình bày ở trên, hầu như các doanh nghiệp hiện nay đều đã áp dụng hóa đơn điện tử trong mua bán, kinh doanh. Do đó, việc sai sót trong lúc phát hành hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Có rất nhiều trường hợp phát hiện sai sót trong lúc phát hành hóa đơn điện tử, tuy nhiên, nhìn chung thì sẽ có 4 cách để xử lý hóa đơn điện tử viết sai dựa vào 4 trường hợp cơ bản như sau:
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện trước khi gửi hóa đơn cho người mua.
Trường hợp 2: Người bán tự phát hiện sau khi đã gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót.
Trường hợp 4: Phát hiện hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Sau khi đã xác định đúng trường hợp sai sót thì bắt đầu tiến hành thực hiện các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định.
Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Trường hợp này sẽ được phân ra 2 hướng giải quyết tùy vào việc hóa đơn đó đã được cấp mã của Cơ quan thuế hay chưa.
Hóa đơn chưa được cấp mã của Cơ quan thuế
Theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29-8-2019 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử có ghi rõ: "Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể hủy hóa đơn sai sót và thực hiện lập hóa đơn điện tử mới. Bên cạnh đó, hóa đơn đã hủy cần phải được lưu trữ để phục vụ cho quá trình tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền."
Do đó, trong trường hợp người bán kịp thời phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót và chưa được cấp mã của Cơ quan thuế thì người bán có quyền hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn điện tử mới.
Hóa đơn đã xác nhận mã của Cơ quan thuế
Nếu phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã có mã của Cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể thực hiện điều chỉnh theo quy trình sau:
Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho người mua
Ngược lại với trường hợp 1, đây là trường hợp mà hóa đơn điện tử đã được phát hành và được người mua phát hiện ra các sai sót. Lúc này, người mua cần liên hệ với người bán bởi bên bán sẽ chịu trách nhiệm xử lý các sai phạm này.
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, sai tên công ty
Trong trường hợp sai tên công ty trên hóa đơn, sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử, người bán thực hiện các bước xử lý theo quy trình sau:
Bước 1: Người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ, không phải lập lại hóa đơn mới.
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT (Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế gặp phải lỗi sai như trên nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai các thông tin khác
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót các thông tin khác như: Mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, hàng hóa không đúng quy cách... người bán có thể lựa chọn giải quyết theo một trong hai cách sau:
Sau khi thực hiện chỉnh sửa hóa đơn điện tử theo các bước như trên, người bán ký số và gửi lại cho cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua.
>>> Lưu ý: Đối với điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung về giá trị hóa đơn: Điều chỉnh tăng (ghi dấu âm), điều chỉnh giảm (ghi dấu dương) đúng với thực tế con số đã điều chỉnh.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử bị phát hiện sai sót bởi Cơ quan thuế
Trong trường hợp này cơ quan thuế thông báo với người bán để kiểm tra hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Hết thời hạn thông báo mà người bán chưa có thông báo với cơ quan thuế thì sẽ được thông báo lần 2 theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Hết thời hạn thông báo lần 2 mà người bán vẫn không có thông báo thì cơ quan thuế thực hiện xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp 4: Hóa đơn bị sai sót khi đã chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử Thông tư cũ sang Nghị định và Thông tư mới
Trường hợp này người bán thực hiện xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy trình sau:
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai nội dung trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Khi hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua có sai sót, người bán được phép tùy chọn sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để xử lý sai sót.
Hóa đơn điện tử - Cách xử lý hóa đơn điện tử Fast-eInvoice
Trường hợp 1: Đối với hoá đơn có mã của cơ quan Thuế
Các bước lập hóa đơn điện tử điều chỉnh đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế như sau:
Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý điều chỉnh.
Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất điều chỉnh cần phát hành.
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh
Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế.
Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
Chọn các hóa đơn bị điều chỉnh cần thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.
Lưu ý một số khác biệt so với quy định trước đây:
Điều chỉnh giảm phải nhập số âm. Số âm có thể là số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế (tùy từng nghiệp vụ phát sinh cụ thể).
Không bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh (trừ khi người bán và người mua có thỏa thuận phải lập).
Sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh, đơn vị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan Thuế.
Đối với trường hợp thay thế hóa đơn điện tử thì thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Lập hóa đơn thay thế
Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý thay thế.
Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất thay thế cần phát hành.
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử thay thế
Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế.
Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
Chọn các hóa đơn bị thay thế cần thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.
Lưu ý một số khác biệt so với quy định trước đây:
Không bắt buộc phải lập biên bản thu hồi trước khi phát hành hóa đơn thay thế (trừ khi người bán và người mua có thỏa thuận phải lập).
Sau khi phát hành hóa đơn thay thế, đơn vị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan Thuế.
Trường hợp 2: Đối với hoá đơn không có mã số của cơ quan Thuế
Người bán xử lý tương tự như Trường hợp 2 phần trên nhưng không có bước gửi cơ quan Thuế cấp mã.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục thuế công nhận đạt chuẩn
Hy vọng với những chia sẻ về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai trên đây, các bạn đã có thể phần nào hiểu rõ hơn về các cách giải quyết cho từng trường hợp hóa đơn điện tử sai sót. Nếu có bất kỳ thắc mắc cần tư vấn về hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được hỗ trợ và giải đáp một cách nhanh nhất nhé!