Hóa đơn điện tử là gì? Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện
tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra để ghi nhận thông
tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử
tập hợp các nội dung dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được
khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hiện nay hóa đơn điện tử được phân thành 2 loại chính:
Tùy vào loại hình hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng mà sẽ
có những cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định của pháp luật. Tuy
nhiên, vì hiện nay các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mới theo Thông
tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP nên bài viết này sẽ tập trung
cung cấp cho bạn những hướng dẫn điều chỉnh sai sót đối với hóa đơn điện tử
kiểu mới theo đúng quy định.
Cách xác định trường hợp sai sót của hóa đơn điện tử
Có rất nhiều trường hợp phát hiện sai sót trong lúc phát
hành hóa đơn điện tử tuy nhiên cách xử lý thì sẽ được chia thành 4 trường hợp
sau:
- Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện trước khi gửi hóa đơn
cho người mua.
- Trường hợp 2: Người bán tự phát hiện sau khi đã gửi hóa đơn
cho người mua, hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan
thuế.
- Trường hợp 3: Cơ quan
thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót.
- Trường hợp 4: Phát hiện hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
bị sai sót khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Sau khi đã xác định đúng trường hợp sai sót thì bắt đầu tiến
hành thực hiện các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định.
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mới nhất theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Các cách xử
lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định
Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn
điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Hóa đơn chưa được cấp mã của cơ quan thuế
Theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29-8-2019 của Tổng cục
Thuế về hóa đơn điện tử có ghi rõ:
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng
chưa gửi cho người mua, người bán có thể hủy hóa đơn sai sót và thực hiện lập
hóa đơn điện tử mới. Bên cạnh đó, hóa đơn đã hủy cần phải được lưu trữ để phục
vụ cho quá trình tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Hóa
đơn đã xác nhận mã của Cơ quan thuế
Nếu phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã có mã của cơ quan
thuế nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể thực hiện điều chỉnh theo
quy trình sau:
- Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai
sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên
hệ thống.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để
được cấp mã hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Người bán phát hiện hóa đơn
điện tử viết sai đã gửi cho người mua
Hóa
đơn điện tử viết sai địa chỉ, sai tên công ty
Trong trường hợp hóa đơn điện tử sai địa chỉ, sai tên công
ty trên hóa đơn, người bán thực hiện các bước xử lý theo quy trình sau:
- Bước 1: Người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc
điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ, không phải lập lại hóa đơn mới.
- Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện
tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT (Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có
mã của cơ quan thuế gặp phải lỗi sai như trên nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn
cho cơ quan thuế).
Hóa
đơn điện tử viết sai các thông tin khác
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
nhưng phát hiện sai sót các thông tin khác như: Mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn,
thuế suất, tiền thuế, sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, hàng hóa không
đúng quy cách... người bán có thể lựa chọn giải quyết theo một trong hai cách
sau:
- Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã
sai sót.
- Người bán và người mua lập văn bản
thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa
đơn đã sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn
đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều
chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa
đơn điện tử đã sai sót.
- Người bán và người mua lập văn bản
thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó người bạn lập một hóa đơn điện tử
mới thay thế hóa đơn điện tử đã sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn
đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay
thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
=> Người bán ký số và gửi lại cho cơ quan thuế để cấp mã
cho hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua.
Lưu ý: Đối với điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung về giá trị
hóa đơn: Điều chỉnh tăng (ghi dấu âm), điều chỉnh giảm (ghi dấu dương) đúng với
thực tế con số đã điều chỉnh.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư
78/2021/TT-BTC
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử bị phát hiện
sai sót bởi Cơ quan thuế
Trong trường hợp này cơ quan thuế thông báo với người bán để
kiểm tra hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số
04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót theo thời hạn thông báo
ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Hết thời hạn thông báo mà người bán chưa có thông báo với cơ
quan thuế thì sẽ được thông báo lần 2 theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Hết thời hạn
thông báo lần 2 mà người bán vẫn không có thông báo thì cơ quan thuế thực hiện
xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp 4: Phát hiện Hóa đơn theo Thông
tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót khi đã chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử theo NĐ
123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC
Trường hợp này người bán thực hiện xử lý sai sót theo quy
trình sau:
- Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai
sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế (hóa đơn điện
tử có mã hoặc không có mã).
- Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử đã thay thế cho người mua.
Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm hóa đơn
điện tử Fast e-Invoice
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp
khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh
chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông
tư 78/2021/TT-BTC.
Khi hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua có sai
sót, người bán được phép tùy chọn sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay
thế để xử lý sai sót.
(a) Đối với hoá đơn có mã của cơ quan Thuế
Trường hợp
1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/Lập
hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý điều chỉnh.
- Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu
xuất điều chỉnh cần phát hành.
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử
điều chỉnh
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát
hành hóa đơn điện tử.
- Lọc các hóa đơn điều chỉnh và chọn
ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện
tử có sai sót đến cơ quan Thuế.
- Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo
cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
- Chọn các hóa đơn bị điều chỉnh cần
thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
- Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc
chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.
Lưu ý một số khác biệt so với quy
định trước đây:
- Điều chỉnh giảm phải nhập số âm. Số
âm có thể là số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế (tùy từng nghiệp vụ phát
sinh cụ thể).
- Không bắt buộc phải lập biên bản
điều chỉnh trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh (trừ khi người bán và người
mua có thỏa thuận phải lập).
- Sau khi phát hành hóa đơn điều
chỉnh, đơn vị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT)
đến cơ quan Thuế.
Trường hợp
2: Lập hóa đơn thay thế
Bước 1: Lập hóa đơn thay thế
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Lập
hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý thay thế.
- Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu
xuất thay thế cần phát hành.
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử
thay thế
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát
hành hóa đơn điện tử.
- Lọc các hóa đơn thay thế và chọn ký
hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện
tử có sai sót đến cơ quan Thuế.
- Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo
cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
- Chọn các hóa đơn bị thay thế cần
thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
- Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc
chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.
Lưu ý một số khác biệt so với quy
định trước đây:
- Không bắt buộc phải lập biên bản thu
hồi trước khi phát hành hóa đơn thay thế (trừ khi người bán và người mua có
thỏa thuận phải lập).
- Sau khi phát hành hóa đơn thay thế,
đơn vị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ
quan Thuế.
(b) Đối với hoá đơn không có mã số của cơ quan Thuế
Người bán xử lý tương tự như Trường
hợp 2 phần trên nhưng không có bước gửi cơ quan Thuế cấp mã.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn
thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục
thuế công nhận đạt chuẩn
Hy vọng với những chia sẻ về cách xử lý hóa đơn điện tử viết
sai trên đây, các bạn đã có thể phần nào hiểu rõ hơn về các cách giải quyết cho
từng trường hợp hóa đơn điện tử sai sót. Nếu có bất kỳ thắc mắc cần tư vấn về
hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được hỗ trợ và
giải đáp một cách nhanh nhất nhé!
