Mua ngay
Hotline1900-2130
Translate by google
TIN TỨC » Hóa đơn điện tử viết sai và các cách xử lý theo...
Thứ ba, 02/08/2022, 14:21    

Hóa đơn điện tử viết sai và các cách xử lý theo đúng luật định

Đến thời điểm hiện tại, 100% tổ chức, doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Mặc dù giúp hạn chế được nhiều sai sót không đáng có so với hóa đơn giấy nhưng việc mắc phải những lỗi sai trong lúc lập hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo từng trường hợp cụ thể để áp dụng những điều chỉnh theo đúng quy định.

Hóa đơn điện tử là gì? Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử tập hợp các nội dung dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

 hoa-don-dien-tu-viet-sai-1.png

Hóa đơn điện tử là gì?

Hiện nay hóa đơn điện tử được phân thành 2 loại chính:

Tùy vào loại hình hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng mà sẽ có những cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, vì hiện nay các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP nên bài viết này sẽ tập trung cung cấp cho bạn những hướng dẫn điều chỉnh sai sót đối với hóa đơn điện tử kiểu mới theo đúng quy định.

Cách xác định trường hợp sai sót của hóa đơn điện tử

Có rất nhiều trường hợp phát hiện sai sót trong lúc phát hành hóa đơn điện tử tuy nhiên cách xử lý thì sẽ được chia thành 4 trường hợp sau:

    • Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện trước khi gửi hóa đơn cho người mua.
    • Trường hợp 2: Người bán tự phát hiện sau khi đã gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế.
    • Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót.
    • Trường hợp 4: Phát hiện hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Sau khi đã xác định đúng trường hợp sai sót thì bắt đầu tiến hành thực hiện các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định.

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mới nhất theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

hoa-don-dien-tu-viet-sai-2.png 

Các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định

Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Hóa đơn chưa được cấp mã của cơ quan thuế

Theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29-8-2019 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử có ghi rõ:

Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể hủy hóa đơn sai sót và thực hiện lập hóa đơn điện tử mới. Bên cạnh đó, hóa đơn đã hủy cần phải được lưu trữ để phục vụ cho quá trình tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Hóa đơn đã xác nhận mã của Cơ quan thuế

Nếu phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể thực hiện điều chỉnh theo quy trình sau:

    • Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống.
    • Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy để gửi cho người mua.

Trường hợp 2: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, sai tên công ty

Trong trường hợp hóa đơn điện tử sai địa chỉ, sai tên công ty trên hóa đơn, người bán thực hiện các bước xử lý theo quy trình sau:

    • Bước 1: Người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ, không phải lập lại hóa đơn mới.
    • Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT (Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế gặp phải lỗi sai như trên nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).

Hóa đơn điện tử viết sai các thông tin khác

Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót các thông tin khác như: Mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, hàng hóa không đúng quy cách... người bán có thể lựa chọn giải quyết theo một trong hai cách sau:

    • Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã sai sót.
      • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã sai sót.
      • Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
    • Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn điện tử đã sai sót.
      • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó người bạn lập một hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã sai sót.
      • Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

=> Người bán ký số và gửi lại cho cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua.

Lưu ý: Đối với điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung về giá trị hóa đơn: Điều chỉnh tăng (ghi dấu âm), điều chỉnh giảm (ghi dấu dương) đúng với thực tế con số đã điều chỉnh.

hoa-don-dien-tu-viet-sai-3.png 

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử bị phát hiện sai sót bởi Cơ quan thuế

Trong trường hợp này cơ quan thuế thông báo với người bán để kiểm tra hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Hết thời hạn thông báo mà người bán chưa có thông báo với cơ quan thuế thì sẽ được thông báo lần 2 theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Hết thời hạn thông báo lần 2 mà người bán vẫn không có thông báo thì cơ quan thuế thực hiện xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp 4: Phát hiện Hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót khi đã chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC

Trường hợp này người bán thực hiện xử lý sai sót theo quy trình sau:

    • Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót  theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
    • Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế (hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã).
    • Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử đã thay thế cho người mua.

Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Khi hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua có sai sót, người bán được phép tùy chọn sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để xử lý sai sót.

(a) Đối với hoá đơn có mã của cơ quan Thuế

Trường hợp 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

    • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý điều chỉnh.
    • Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất điều chỉnh cần phát hành.

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh

    • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát hành hóa đơn điện tử.
    • Lọc các hóa đơn điều chỉnh và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế.

    • Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
    • Chọn các hóa đơn bị điều chỉnh cần thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
    • Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.

Lưu ý một số khác biệt so với quy định trước đây:

    • Điều chỉnh giảm phải nhập số âm. Số âm có thể là số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế (tùy từng nghiệp vụ phát sinh cụ thể).
    • Không bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh (trừ khi người bán và người mua có thỏa thuận phải lập).
    • Sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh, đơn vị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan Thuế.

Trường hợp 2: Lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Lập hóa đơn thay thế

    • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, chọn loại xử lý thay thế.
    • Khai báo nội dung cho hóa đơn, phiếu xuất thay thế cần phát hành.

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử thay thế

    • Vào chức năng Cập nhật hóa đơn/ Phát hành hóa đơn điện tử.
    • Lọc các hóa đơn thay thế và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành để phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế.

    • Vào chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
    • Chọn các hóa đơn bị thay thế cần thông báo và kích vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
    • Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hay không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.

Lưu ý một số khác biệt so với quy định trước đây:

    • Không bắt buộc phải lập biên bản thu hồi trước khi phát hành hóa đơn thay thế (trừ khi người bán và người mua có thỏa thuận phải lập).
    • Sau khi phát hành hóa đơn thay thế, đơn vị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan Thuế.

(b) Đối với hoá đơn không có mã số của cơ quan Thuế

Người bán xử lý tương tự như Trường hợp 2 phần trên nhưng không có bước gửi cơ quan Thuế cấp mã.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

 hoa-don-dien-tu-viet-sai-4.png

Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục thuế công nhận đạt chuẩn

Hy vọng với những chia sẻ về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai trên đây, các bạn đã có thể phần nào hiểu rõ hơn về các cách giải quyết cho từng trường hợp hóa đơn điện tử sai sót. Nếu có bất kỳ thắc mắc cần tư vấn về hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được hỗ trợ và giải đáp một cách nhanh nhất nhé!

Ý kiến bạn đọc (0 bình luận)
Bạn có thể quan tâm
Fast e-Invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện được trao danh hiệu Sao Khuê 2022
Phủ sóng hóa đơn điện tử trên toàn quốc trước ngày 1-7-2022
Trường hợp doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1-7-2022
Fast e-Invoice cập nhật tính năng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
[FAST Hà Nội] Tặng phần mềm HĐĐT khi mua phần mềm kế toán Fast Accounting Online
Đồng hành chuyển đổi hóa đơn điện tử - FAST đẩy mạnh phối hợp với Cục thuế Bà Rịa - Vũng Tàu
[FAST Hà Nội & Đà Nẵng] Tặng phần mềm HĐĐT khi mua phần mềm kế toán Fast Accounting Online
Những lưu ý doanh nghiệp không thể bỏ qua khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử viết sai và các cách xử lý theo đúng luật định
Hủy hóa đơn điện tử: Khi nào phải hủy? Thủ tục thế nào?
Tin nhiều người đọc
Chào mừng năm tài chính 2019, tặng thêm 03 tháng sử dụng khi mua mới Fast Accounting Online
 
FAST ra mắt giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
 
Tại sao phần mềm đám mây hiệu quả cho doanh nghiệp?
 
6 Giai đoạn trong quy trình phát triển một hệ thống thông tin
 
Giới thiệu về giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
 
VIDEO CLIP

LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

VĂN PHÒNG TẠI TP HÀ NỘI

Ðịa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà CT1B, Khu VOV, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội

 Tổng đài: (024) 7108-8288/ 8888-8288

Hỗ trợ ngoài giờ: (024) 7108-8288/ 8888-8288 (line 4)


VĂN PHÒNG TẠI TP HỒ CHÍ MINH

Ðịa chỉ: Số 29, Đường số 18, Khu phố 4, P. Hiệp Bình Chánh, TP. Thủ Đức, TP. HCM

Tổng đài mua hàng: (028) 7108-8788

Tổng đài CSKH: 1900-2130 (24/7)

Fax: (028) 3848-6068


VĂN PHÒNG TẠI TP ÐÀ NẴNG

Ðịa chỉ: Số 59B Lê Lợi, P. Thạch Thang, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng

 Tổng đài: (0236) 381-0532

Fax: (0236) 381-2692

Hỗ trợ ngoài giờ: 090-588-8462


DMCA.com Protection Status

Họ tên(*)

Tỉnh/Thành phố
Yêu cầu
Điện thoại(*)
Email(*)