Việc sử dụng đúng loại hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng khấu trừ thuế GTGT, hạch toán chi phí và quản lý tài chính. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn nhầm lẫn giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Vậy hai loại hóa đơn này khác nhau như thế nào? Khi nào cần sử dụng từng loại? Hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Hóa đơn bán hàng là gì?
Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Loại hóa đơn này được sử dụng trong các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài hoặc giao dịch trong khu phi thuế quan. Trên hóa đơn bán hàng không thể hiện riêng thuế suất và số tiền thuế GTGT.
Đối tượng sử dụng phổ biến gồm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp và một số doanh nghiệp thuộc diện áp dụng phương pháp trực tiếp theo quy định của cơ quan thuế.
Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT hoặc hóa đơn đỏ) là chứng từ được lập bởi các tổ chức, doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn GTGT ghi nhận đầy đủ giá trị hàng hóa, dịch vụ trước thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện kê khai, khấu trừ thuế đầu vào và xác định nghĩa vụ thuế đầu ra.
Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng
| Tiêu chí | Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| Đối tượng sử dụng | Tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp | Tổ chức, doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ |
| Thuế GTGT trên hóa đơn | Không ghi thuế suất và tiền thuế GTGT | Ghi rõ thuế suất và tiền thuế GTGT |
| Tổng tiền thanh toán | Là giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra | Bao gồm giá trị hàng hóa và thuế GTGT |
| Kê khai thuế | Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào | Được kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào |
| Hạch toán kế toán | Thuế đầu vào được tính vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản | Thuế GTGT đầu vào được hạch toán riêng để khấu trừ |
| Khả năng khấu trừ thuế | Không | Có |
Hóa đơn bán hàng có được tính vào chi phí hợp lý không?
Có. Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp) hoàn toàn được tính vào chi phí được trừ (chi phí hợp lý) khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào vì bản chất người bán không tính thuế GTGT riêng.
Xu hướng quản lý hóa đơn điện tử giai đoạn 2025 – 2026
Theo định hướng chuyển đổi số của ngành Thuế, việc quản lý hóa đơn điện tử đang ngày càng được siết chặt thông qua kết nối dữ liệu thời gian thực với cơ quan thuế.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung nhiều quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với hoạt động thương mại điện tử, nền tảng số và hộ kinh doanh.
Xu hướng trong giai đoạn tới là doanh nghiệp sẽ ưu tiên các giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán, ERP và ngân hàng để tự động hóa toàn bộ quy trình quản trị tài chính.
>>> Tham khảo ngay: Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử miễn phí
Những sai lầm thường gặp khi sử dụng hóa đơn
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn mắc phải một số sai sót phổ biến như:
- Nhầm lẫn giữa hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng.
- Cho rằng hóa đơn bán hàng không được tính vào chi phí.
- Kê khai khấu trừ thuế từ hóa đơn bán hàng.
- Hạch toán sai thuế GTGT đầu vào.
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm phát sinh giao dịch.
Những sai sót này có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn bán hàng có được khấu trừ thuế GTGT không?
Không. Hóa đơn bán hàng không thể hiện thuế GTGT nên không được sử dụng để khấu trừ thuế đầu vào.
Doanh nghiệp nào phải sử dụng hóa đơn GTGT?
Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ phải sử dụng hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Hộ kinh doanh sử dụng loại hóa đơn nào?
Phần lớn hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng.
Hóa đơn điện tử có thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy không?
Hóa đơn điện tử hiện nay đã thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong các giao dịch thương mại và thủ tục kê khai thuế.
Hóa đơn giấy thông thường chỉ còn được sử dụng để in ra phục vụ mục đích lưu trữ kế toán nội bộ hoặc xuất trình chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi vận chuyển.