Các điểm cơ bản của Thông tư 78/2021/TT-BTC
Các điểm mới của Thông tư 78/2021/TT-BTC – Thông tư về hóa đơn điện tử
10 Quy định mới về HĐĐT 2021 theo thông tư 78
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 10 điểm quy định mới về hóa đơn điện tử 2021 được cập nhật về hóa đơn chứng từ. Các thay đổi ấy bao gồm thay đổi về ủy quyền, mẫu hiển thị, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử, cách xử lý các hóa đơn sai sót đã báo cáo với cơ quan thuế,… Cụ thể, 10 điểm thay đổi ấy được thể hiện qua nội dung sau đây.
1. Lộ trình – Thời điểm bắt buộc hoàn tất chuyển đổi
Theo nội dung chính của Thông tư 78/2021/TT-BTC, Bộ Tài chính yêu cầu các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sau ngày 1-7-2022 bắt buộc phải chuyển đổi toàn bộ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Thế nhưng, để việc chuyển đổi và cập nhật được thuận lợi trên cả nước, Tổng cục Thuế đã triển khai áp dụng thay thế hóa đơn điện theo 2 giai đoạn sau đây:
- Từ tháng 11.2021 – 3.2022 (giai đoạn 1): Triển khai điện tử thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố gồm Hà Nội, TPHCM, Phú Thọ, Quảng Ninh, Hải Phòng và Bình Định.
- Từ tháng 4.2022 – 7.2022 (giai đoạn 2): Phủ sóng hóa đơn điện tử cho các tỉnh thành còn lại.
2. Các ký hiệu hiển thị hóa đơn điện tử
Căn cứ theo các quy định tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử thì ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6:
- Số 1: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử về tem, phiếu, vé điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
- Số 6: Là ký hiệu của hóa đơn điện tử về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Ngoài ra, quy định ký hiệu hóa đơn điện tử phải là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện các thông tin về các loại hóa đơn điện tử có mã của các cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm thành lập cũng như loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Dãy nhóm 6 ký tự được quy định bao gồm:
- Ký tự 1 dùng chữ C hoặc K (luôn đứng đầu tiên).
- Ký tự C: thể hiện trên hóa đơn điện tử hàng hóa, dịch vụ của bạn có đã có mã số thuế do cơ quan thuế cung cấp.
- Ký tự K: thể hiện trên hóa đơn điện tử hàng hóa, dịch vụ của bạn có đã có mã số thuế không có mã số thuế.
- Ký tự 2 và 3 dùng hai chữ số Ả rập: thể hiện ra năm lập hóa đơn điện tử.
- Ký tự 4 dùng một chữ cái trong dãy T, D, L, M, N, B, G, H: thể hiện loại hóa đơn được sử dụng.
- Ký tự 5 và 6 dùng chữ viết: tùy vào nhu cầu quản lý mà sử dụng chữ thể hiện theo đúng ý muốn của người bán.
3. Được ủy quyền lập hóa đơn điện tử
Theo như quy định người bán hoặc người cung cấp dịch vụ hàng hóa dịch vụ khi là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hay các tổ chức khác sẽ có quyền ủy nhiệm cho một bên thứ ba lập ra hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ đó. Nhưng lưu ý, bên thứ ba phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, bên thứ ba phải có quan hệ liên kết mật thiết với người bán và không nằm trong những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn hóa đơn còn hiệu lực.
Hóa đơn được ủy nhiệm cần được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận phải thể hiện đầy đủ của hai bên và cần có đầy đủ một số các thông tin sau mới được coi là một hóa đơn ủy nhiệm đúng quy định:
- Về các thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.
- Về thông tin của hóa đơn ủy nhiệm phải bao gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Mục đích ủy nhiệm.
- Thời hạn ủy nhiệm.
- Các phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm trong đó phải nêu rõ trên hóa đơn ủy nhiệm về trách nhiệm thanh toán hàng hóa hay dịch vụ hàng hóa sẽ được bên nào chi trả.
Đặc biệt chú ý, việc ủy nhiệm cho một bên thứ ba được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, cả hai bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2000/NĐ-CP.
Thông tư 78/2021/TT-BTC cho phép ủy quyền bên thứ ba lập hóa đơn điện tử với điều kiện
4. Quy định về chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Thông tư 78/2021/TT-BTCN quy định rằng nếu đối tượng nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, khi có nhu cầu chuyển sang hóa đơn điện tử có mã thì phải thực hiện thay đổi thông tin theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Cụ thể, nếu đối tượng nêu trên thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế (xét theo quy định về áp dụng rủi ro trong quản lý thuế trong Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Ngoài ra, trong 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo thì người nộp thuế phải thực hiện việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế. Sau khi hoàn tất quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trong vòng 12 tháng, nếu người nộp thuế có nhu cầu đổi lại mẫu hóa đơn không có mã thì phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo như quy định.
5. Quy định về xử lý các hóa đơn sai sót đã báo cáo với cơ quan thuế
Trong Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng có quy định rõ ràng đối với hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế khi có sai sót, cụ thể với từng trường hợp như sau:
- Người lập hóa đơn điện tử (người bán hoặc người ủy nhiệm thứ ba) cần phải thông báo về việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hay thông báo về việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót, cần phải cấp lại mã số thuế hoặc hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Người lập hóa đơn điện tử (người bán hoặc người ủy nhiệm thứ ba) có thể điều chỉnh và thay thế hóa đơn khi có sai sót, nếu tiếp tục xảy ra tình trạng sai sót thì vẫn xử lý theo hình thức như lần đầu.
- Trong trường hợp muốn bổ sung dữ liệu hóa đơn điện tử bị thiếu sau khi đã chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế, người lập hóa đơn sẽ gửi lại bản tổng hợp bổ sung lại cho cơ quan thuế.