Từ ngày 1-7-2026, doanh nghiệp không còn xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai theo cách “hủy hóa đơn” như cách hiểu phổ biến trước đây. Với hóa đơn có sai sót, người bán thực hiện thông báo hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế tùy từng trường hợp. Riêng việc tiêu hủy hóa đơn vẫn được áp dụng đối với một số loại hóa đơn, chứng từ thuộc diện phải tiêu hủy theo quy định chuyển tiếp.
Bãi bỏ việc hủy hóa đơn điện tử từ 1-7-2026
Không tiếp tục áp dụng cơ chế hủy hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định cũ. Từ ngày 1-7-2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực, đồng thời Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập. Theo đó, doanh nghiệp phải căn cứ vào nội dung sai sót để thông báo, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế thay vì tự xử lý hóa đơn sai theo cách “hủy” như trước.
Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế?
| Trường hợp | Cách xử lý | Lưu ý |
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Thông báo cho người mua và thông báo cơ quan thuế theo quy định | Không phải lập lại hóa đơn |
| Sai mã số thuế | Điều chỉnh hoặc thay thế theo trường hợp được áp dụng | Cần rà soát chính xác thông tin sai |
| Sai tên hàng hóa, hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng | Điều chỉnh hoặc thay thế | Cần xác định nội dung sai trước khi phát hành |
| Sai số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế | Điều chỉnh hoặc thay thế | Giá trị điều chỉnh tăng ghi dương, giảm ghi âm |
| Hóa đơn đã xử lý nhưng tiếp tục phát hiện sai sót | Tiếp tục xử lý theo hình thức phù hợp với quy định | Không tự ý chuyển sang cách xử lý khác |
Các nguyên tắc trên được xây dựng theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử đã lập.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ năm 2026
Bước 1: Kiểm tra hóa đơn có sai sót
Trước hết, kế toán cần đối chiếu hóa đơn với chứng từ bán hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho và dữ liệu kế toán. Các nội dung cần kiểm tra có thể gồm thông tin người mua, mã số thuế, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.
Bước 2: Xác định phương án xử lý
Sau khi xác định lỗi, doanh nghiệp cần đối chiếu với Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC để xác định có phải thông báo sai sót hay lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
Bước 3: Thực hiện thông báo hoặc lập hóa đơn mới
Nếu thuộc trường hợp không phải lập lại hóa đơn, người bán thực hiện thông báo theo quy định. Nếu phải điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp lập hóa đơn mới với nội dung thể hiện rõ mối liên hệ với hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn sau khi lập cần được ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế hoặc người mua theo phương thức áp dụng đối với loại hóa đơn đó.
Bước 4: Kê khai và lưu trữ hồ sơ
Sau khi xử lý, kế toán cần cập nhật thông tin vào hệ thống kế toán và kê khai thuế theo quy định. Hồ sơ nên được lưu cùng hóa đơn ban đầu, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, biên bản/văn bản thỏa thuận nếu thuộc trường hợp phải lập và các tài liệu chứng minh nghiệp vụ.
Có phải tiêu hủy hóa đơn điện tử khi chuyển sang quy định mới?
Doanh nghiệp không được hiểu việc chuyển sang quy định mới từ ngày 1-7-2026 là phải xóa hoặc tiêu hủy toàn bộ hóa đơn điện tử đã lập trước đó. Nghị định 254/2026/NĐ-CP vẫn đặt ra yêu cầu quản lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo thời hạn và điều kiện pháp luật quy định.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ xử lý hóa đơn điện tử sai sót với tiêu hủy hóa đơn. Hai hoạt động này có mục đích và điều kiện pháp lý hoàn toàn khác nhau.
Trường hợp nào vẫn phải tiêu hủy hóa đơn giấy?
Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp chuyển tiếp, trong đó có hóa đơn giấy chưa sử dụng hết phải tiêu hủy khi chuyển sang hình thức điện tử theo quy định.
Đáng chú ý, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia bằng giấy chưa sử dụng hết khi chuyển sang hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Ngoài ra, biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31-12-2026; từ ngày 1-1-2027, biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo quy định.
Mức phạt liên quan đến tiêu hủy hóa đơn theo quy định năm 2026
Theo nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Nghị định 291/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn, không thực hiện tiêu hủy, tiêu hủy không đúng trình tự, thủ tục hoặc tiêu hủy không đúng trường hợp theo quy định.
Tùy theo tính chất và thời gian vi phạm, mức xử phạt được áp dụng theo các khung khác nhau, gồm:
- Cảnh cáo đối với một số trường hợp vi phạm theo quy định.
- Phạt từ 2 – 4 triệu đồng đối với một số hành vi tiêu hủy không đúng quy định hoặc tiêu hủy quá thời hạn từ 1–10 ngày làm việc.
- Phạt từ 4 – 8 triệu đồng đối với trường hợp quá hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, không tiêu hủy theo quy định hoặc tiêu hủy sai trình tự, thủ tục, sai trường hợp.
Những lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn điện tử từ 1-7-2026
Doanh nghiệp có thể ghi nhớ một số nguyên tắc sau để hạn chế sai sót:
- Không mặc định hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai.
- Kiểm tra nội dung sai trước khi lựa chọn phương án xử lý.
- Phân biệt trường hợp chỉ cần thông báo với trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Lưu đầy đủ hóa đơn gốc và hồ sơ liên quan đến quá trình xử lý.
- Không tự ý xóa hoặc tiêu hủy dữ liệu hóa đơn điện tử khi chưa đủ điều kiện.
- Phân biệt “hủy hóa đơn” với “tiêu hủy hóa đơn”.
- Theo dõi các văn bản hướng dẫn mới của Bộ Tài chính và cơ quan thuế.
- Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để bảo đảm nghiệp vụ xử lý phù hợp quy định hiện hành.
Trong quá trình quản lý hóa đơn, doanh nghiệp có thể sử dụng Fast e-Invoice để lập, phát hành, tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử trên một hệ thống tập trung. Việc số hóa quy trình giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát dữ liệu hóa đơn, hạn chế sai sót và thuận tiện hơn khi cần tra cứu, đối chiếu thông tin.
![Fast e-Invoice] Phát hành hóa đơn điện tử theo gói: Nhanh chóng, thuận tiện](https://fast.com.vn/wp-content/uploads/2023/10/hoadondientu.jpg)
Câu hỏi thường gặp về hủy hóa đơn điện tử năm 2026
Từ năm 2026 có được hủy hóa đơn điện tử bị sai không?
Với hóa đơn điện tử đã lập sai, doanh nghiệp không nên hiểu “hủy” là phương án xử lý thông thường như trước. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tùy nội dung sai sót, người bán có thể thông báo cho người mua và cơ quan thuế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
Hóa đơn điện tử sai tên người mua có phải lập lại không?
Không phải mọi trường hợp sai tên hoặc địa chỉ đều phải lập lại hóa đơn. Nếu sai thuộc nhóm nội dung được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo sai sót theo quy định và không phải lập lại hóa đơn.
Hóa đơn điện tử sai tiền thuế xử lý thế nào?
Sai tiền thuế thuộc nhóm nội dung phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo trường hợp được áp dụng. Doanh nghiệp cần xác định chính xác phần sai và thực hiện lập hóa đơn mới theo hướng dẫn hiện hành.
Có phải xóa hóa đơn điện tử cũ sau khi lập hóa đơn thay thế không?
Không nên tự ý xóa hóa đơn cũ. Hóa đơn điện tử và lịch sử xử lý cần được quản lý, lưu trữ theo quy định để bảo đảm khả năng tra cứu, đối chiếu và chứng minh quá trình xử lý sai sót.