Ngay khi thành lập, doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai hóa đơn điện tử để tuân thủ đúng quy định pháp luật và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới – từ hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình nộp qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế cho đến tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp. Việc nắm rõ các bước này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch ngay từ lúc bắt đầu.
Hướng dẫn đăng ký hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp mới
Vì sao doanh nghiệp mới cần đăng ký hóa đơn điện tử ngay từ đầu?
Quy định pháp luật bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1-7-2022, mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Điều này đồng nghĩa, các doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký và triển khai hóa đơn điện tử ngay từ khi bắt đầu hoạt động.
Tránh bị gián đoạn hoạt động kinh doanh
Việc chậm triển khai hóa đơn điện tử có thể khiến doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn, dẫn đến gián đoạn bán hàng, mất uy tín với khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt lên đến 8 triệu đồng.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu
Áp dụng hóa đơn điện tử sớm giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ.
- Rút ngắn thời gian phát hành, gửi hóa đơn.
- Dễ dàng tra cứu và quản lý dữ liệu.
- Tăng tính minh bạch, chuyên nghiệp ngay từ giai đoạn khởi sự.
Hồ sơ và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp mới cần chuẩn bị:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Chứng thư số (USB token hoặc chữ ký số điện tử).
- Mẫu tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT (theo Thông tư 78).
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (nếu có).
Mẫu tờ khai đăng ký 01/ĐKT-HĐĐT
|
Mẫu số: 01ĐKTĐ/HĐĐT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỜ KHAI Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử □ Đăng ký mới □ Thay đổi thông tin
Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật./.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Đây là mẫu tờ khai chính thức để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu. Trong đó cần điền đầy đủ thông tin:
- Tên doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Hình thức hóa đơn (có mã hay không có mã của cơ quan thuế).
- Thông tin phần mềm hóa đơn điện tử sử dụng.
Doanh nghiệp có thể tải mẫu từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Hướng dẫn nộp hồ sơ qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp cần đăng nhập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản thuế, chọn chức năng Khai và nộp tờ khai HĐĐT.
- Tải lên tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT đã ký điện tử.
- Chờ phản hồi từ cơ quan thuế (thường trong vòng 1 – 3 ngày làm việc).
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo chấp thuận đăng ký hóa đơn điện tử.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Doanh nghiệp lần đầu đăng ký hóa đơn điện tử
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử
Chữ ký số là điều kiện bắt buộc để ký số hóa đơn trước khi phát hành. Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đúng quy định, có thể kết nối với cơ quan thuế và bảo đảm dữ liệu.
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Sau khi chuẩn bị xong phần mềm và chữ ký số, doanh nghiệp nộp tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT như hướng dẫn ở trên. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi thông qua hệ thống thuế điện tử.
Bước 3: Nhận kết quả chấp thuận và bắt đầu phát hành hóa đơn
Nếu tờ khai hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo chấp thuận qua cổng thông tin. Từ thời điểm đó, doanh nghiệp được phép phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý: cần gửi hóa đơn qua cơ quan thuế nếu sử dụng hình thức “hóa đơn điện tử có mã”.
Phần mềm hóa đơn điện tử nào phù hợp cho doanh nghiệp mới?
Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Với các doanh nghiệp mới thành lập, việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng quy định pháp luật, mà còn cần sự đơn giản, dễ dùng và đáng tin cậy ngay từ đầu. Do đó, trước khi triển khai, doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí sau:
- Được Tổng cục Thuế chấp thuận kết nối hệ thống.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho người mới.
- Hỗ trợ ký số, lập – gửi – lưu hóa đơn tự động.
Fast e-Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp cho doanh nghiệp mới
Xét theo những tiêu chí trên, Fast e-Invoice là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa thân thiện với người dùng:
- Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế: Đã được Tổng cục Thuế chấp thuận, giúp doanh nghiệp yên tâm về tính hợp pháp và dễ dàng tra cứu hóa đơn.
- Giao diện thân thiện – dễ dùng: Thiết kế rõ ràng, thao tác đơn giản, phù hợp với cả kế toán mới bắt đầu.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình: Từ ký số đến lập, gửi và lưu trữ hóa đơn, tất cả đều được xử lý tự động trên cùng một nền tảng.
Fast e-Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót mà còn sẵn sàng mở rộng khi hoạt động kinh doanh phát triển. Đây chính là nền tảng khởi đầu vững chắc cho hành trình chuyển đổi số trong quản lý tài chính – kế toán.
