Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều loại hình kinh doanh. Đặc biệt, từ 01-06-2025, theo các văn bản pháp lý mới nhất, hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chính thức được áp dụng cho một số đối tượng. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ nhất giúp bạn nắm rõ quy định mới, lộ trình triển khai và cách tuân thủ đúng luật.
Tổng quan về quy định mới về hóa đơn điện tử
Từ ngày 01-06-2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không còn là thử nghiệm mà đã bước vào giai đoạn triển khai diện rộng trên toàn quốc. Đây là bước đi quan trọng trong việc minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường hiệu quả quản lý thuế ở các hộ kinh doanh.
Căn cứ theo:
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP về quản lý hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện nghị định, đặc biệt quy định cụ thể về hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Những quy định này được xây dựng nhằm giảm thiểu rủi ro thất thu thuế, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính chính xác trong quá trình kê khai.
Đối tượng áp dụng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định mới, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
- Doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
- Sử dụng máy tính tiền theo quy định tại Khoản 2, Điều 90 của Luật Quản lý thuế.
- Có quy mô doanh thu và số lượng lao động đạt ngưỡng tối đa theo tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ (theo luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa), khi đó hộ kinh doanh sẽ áp dụng chế độ kế toán và phương pháp kê khai thuế thay vì nộp thuế khoán.
- Trường hợp xác định được doanh thu ngay tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (theo Khoản 3, Điều 91, Luật Quản lý thuế), cũng thuộc diện bắt buộc áp dụng.
Quy định này không chỉ góp phần tăng cường minh bạch trong hoạt động kinh doanh mà còn thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực hộ kinh doanh, một lĩnh vực vốn trước đây còn mang tính chất thủ công, chưa đồng bộ về công nghệ.
Nội dung hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Không giống với hóa đơn điện tử truyền thống yêu cầu ký số, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có hình thức đơn giản hơn nhưng vẫn cần đảm bảo các yếu tố về pháp lý và kỹ thuật. Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần nắm rõ các thông tin bắt buộc cần có trên hóa đơn:
Các thông tin cần có bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Tên hàng hóa/dịch vụ cung cấp.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Mã tra cứu hóa đơn hoặc mã định danh giúp người mua dễ dàng xác thực.
Điểm đáng chú ý: Không yêu cầu ký điện tử trên hóa đơn này, tuy nhiên toàn bộ dữ liệu phải được truyền tự động, liên tục đến hệ thống của Tổng cục Thuế.
Hướng dẫn đăng ký và triển khai hóa đơn điện tử
Triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không phức tạp, nhưng cần thực hiện đúng quy trình và lựa chọn phần mềm phù hợp để đảm bảo tính ổn định, an toàn và đúng quy định. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn triển khai dễ dàng:
- Chuẩn bị thiết bị đầu cuối: Máy tính tiền, máy POS, điện thoại/máy tính bảng có kết nối mạng.
- Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử: Nên ưu tiên các đơn vị được Tổng cục Thuế xác thực và có khả năng tích hợp dữ liệu thời gian thực.
.=> Tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
- Đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế: Thực hiện thông qua cổng thông tin điện tử hoặc hệ thống phần mềm.
- Kiểm thử và vận hành chính thức: Sau khi thử nghiệm thành công, đưa hệ thống vào sử dụng thực tế.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Không chỉ là quy định bắt buộc, việc áp dụng hóa đơn điện tử còn mang lại nhiều giá trị thực tế cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:
- Tối ưu hóa vận hành: Quá trình lập – gửi – lưu trữ hóa đơn được tự động hóa, giảm thao tác thủ công.
- Truy xuất minh bạch, tiện lợi: Khách hàng có thể kiểm tra hóa đơn dễ dàng qua mã QR hoặc mã hóa đơn.
- Hạn chế rủi ro sai sót: Dữ liệu được xử lý trên hệ thống phần mềm giúp giảm nhầm lẫn, mất mát.
- Tăng uy tín trong kinh doanh: Việc in hóa đơn chuyên nghiệp, rõ ràng giúp tăng niềm tin từ phía người mua.
- Dễ dàng tích hợp quản trị nội bộ: Có thể liên kết phần mềm hóa đơn với quản lý kho, kế toán, bán hàng.
Những câu hỏi thường gặp về quy định mới áp dụng hóa đơn điện tử và thuế từ sau ngày 01-6-2025
Từ 1-6-2025, những hộ kinh doanh nào bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và hoạt động trong các lĩnh vực như: ăn uống, bán lẻ, siêu thị, dịch vụ, nhà hàng, spa, cắt tóc, giải trí… sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có yêu cầu ký số không?
Không. Hóa đơn từ máy tính tiền không yêu cầu ký số, nhưng phải có đầy đủ các thông tin pháp lý như: Tên người bán, hàng hóa/dịch vụ, thời điểm lập, mã tra cứu hóa đơn và phải truyền tự động dữ liệu đến Tổng cục Thuế ngay khi phát sinh.
Thuế khoán có còn áp dụng cho hộ kinh doanh sau ngày 1-6-2025 không?
Có giới hạn. Từ 1-6-2025, thuế khoán sẽ không còn áp dụng cho hộ có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm. Các hộ này sẽ chuyển sang hình thức kê khai theo doanh thu – chi phí thực tế.
Đến năm 2026, thuế khoán sẽ bị xóa bỏ hoàn toàn với tất cả hộ kinh doanh.
Tại sao phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thay vì hóa đơn điện tử thông thường?
Vì hóa đơn từ máy tính tiền bắt buộc phải lập ngay khi giao dịch phát sinh và truyền tự động về Cơ quan Thuế, giảm gian lận doanh thu.
Nếu mất kết nối mạng, hóa đơn từ máy tính tiền có được ghi nhận không?
Có, nhưng phải đảm bảo:
- Dữ liệu được ghi tạm thời trên thiết bị.
- Tự động gửi lại đến cơ quan thuế ngay khi có kết nối lại. Hệ thống phần mềm phải có cơ chế đảm bảo dữ liệu không bị chỉnh sửa và ghi nhận thời điểm lập hóa đơn chính xác.
Có thể tích hợp phần mềm kế toán với hóa đơn từ máy tính tiền không?
Hoàn toàn có thể. Nhiều phần mềm hóa đơn như Fast e-Invoice cho phép:
- Đồng bộ hóa đơn với phần mềm kế toán (Fast Accounting, Fast Accounting Online, FastHKD… hoặc phần mềm ERP nếu hộ kinh doanh có kế hoạch mở rộng kinh doanh trong tương lai).
- Tự động hạch toán doanh thu, thuế GTGT.
- Hạn chế sai sót, tăng tốc độ báo cáo tài chính.
Fast e-Invoice đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo quy định
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ đã tạo cú hích mạnh mẽ cho quá trình chuyển đổi số trong khu vực hộ kinh doanh, đặc biệt là trong việc số hóa hóa đơn, chứng từ truyền thống. Dù quá trình triển khai phần mềm đối với một số hộ kinh doanh nhỏ lẻ còn gặp một số khó khăn ban đầu, nhưng lợi ích mà các giải pháp như Fast e-Invoice mang lại là rõ rệt – góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và tối ưu hoạt động kinh doanh.
FAST sẵn sàng đồng hành cùng các hộ kinh doanh nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Combo “siêu ưu đãi” dành cho các hộ kinh doanh:
- Tặng miễn phí 1 năm – Phần mềm bán hàng.
- Tặng miễn phí 1 năm – Phần mềm kế toán.
- Tặng miễn phí 1 năm – Chữ ký số HSM.
- Tặng gói 500 số hóa đơn điện tử.
Thời gian diễn ra chương trình: Từ nay đến hết ngày 31-12-2025.
Đối tượng: Hộ kinh doanh trên toàn quốc.
ƯU ĐÃI SIÊU KHỦNG TỪ FAST – Chần chừ chi, nhanh tay đăng ký ngay!
