Việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không chỉ là yêu cầu bắt buộc về thuế mà còn là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp chứng minh doanh thu xuất khẩu, áp dụng thuế suất GTGT 0% và thực hiện khấu trừ, hoàn thuế theo quy định. Nắm vững các quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là gì?
Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là việc doanh nghiệp tại Việt Nam lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài. Đây là chứng từ ghi nhận giao dịch kinh tế phát sinh và là cơ sở để kê khai thuế, hạch toán kế toán theo quy định hiện hành.
Theo quy định, hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử.
Bán hàng cho công ty nước ngoài có bắt buộc xuất hóa đơn không?
Câu trả lời là Có. Theo quy định hiện hành, hóa đơn GTGT được sử dụng đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi phát sinh giao dịch xuất khẩu phải lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Việc không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến các rủi ro về thuế, bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến quyền khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT.
Các quy định quan trọng khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Quy định về ngôn ngữ trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử khi phát hành tại Việt Nam phải thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần bổ sung ngôn ngữ nước ngoài, nội dung tiếng nước ngoài phải được đặt trong ngoặc đơn hoặc ghi ở dòng bên dưới với cỡ chữ nhỏ hơn.
Đối với chứng từ phục vụ kê khai thuế và kế toán tại Việt Nam, các tài liệu bằng tiếng nước ngoài cần được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật kế toán và thuế.
Quy định về thông tin người mua
Khi đối tác nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam, doanh nghiệp không bắt buộc phải ghi mã số thuế của người mua trên hóa đơn.
Tên công ty, địa chỉ và các thông tin nhận diện cần được thể hiện chính xác theo hợp đồng ký kết nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và thuận lợi cho việc đối chiếu sau này.
Quy định về đồng tiền ghi trên hóa đơn
Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn thông thường là Việt Nam đồng (VND). Tuy nhiên, đối với các giao dịch được phép thanh toán bằng ngoại tệ theo quy định về quản lý ngoại hối, doanh nghiệp được ghi nhận các chỉ tiêu liên quan bằng ngoại tệ.
Mã ngoại tệ cần sử dụng theo tiêu chuẩn quốc tế như USD, EUR, JPY hoặc SGD để tránh nhầm lẫn trong quá trình hạch toán.
Thuế suất GTGT áp dụng khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Thông thường, hàng hóa và dịch vụ xuất khẩu đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật sẽ được áp dụng thuế suất GTGT 0%.
Để được hưởng thuế suất này, doanh nghiệp cần có hợp đồng với đối tác nước ngoài, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các hồ sơ liên quan theo từng loại giao dịch. Một số dịch vụ đặc thù có thể không thuộc đối tượng áp dụng thuế suất 0%, vì vậy kế toán cần kiểm tra kỹ từng trường hợp trước khi lập hóa đơn.
| Loại giao dịch | Thuế suất GTGT |
| Xuất khẩu hàng hóa đủ điều kiện | 0% |
| Dịch vụ xuất khẩu đủ điều kiện | 0% |
| Dịch vụ không đáp ứng điều kiện áp dụng 0% | Theo quy định hiện hành |
| Giao dịch đặc thù thuộc diện không áp dụng 0% | Theo quy định chuyên ngành |
Thời điểm xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Đối với hàng hóa xuất khẩu
Theo quy định mới được bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được tự xác định thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu. Tuy nhiên, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không được vượt quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Đối với dịch vụ xuất khẩu
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Nếu doanh nghiệp nhận tiền trước hoặc trong quá trình thực hiện dịch vụ thì trong một số trường hợp, thời điểm lập hóa đơn có thể được xác định theo thời điểm thu tiền theo quy định hiện hành.
Quy trình xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Bước 1: Xác định loại giao dịch
Doanh nghiệp cần làm rõ giao dịch thuộc nhóm xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay chuyển giao tài sản vô hình như phần mềm, bản quyền hoặc dữ liệu số.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Một bộ hồ sơ xuất khẩu thường bao gồm:
- Hợp đồng với đối tác nước ngoài.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Tờ khai hải quan (đối với hàng hóa xuất khẩu).
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
- Vận đơn và chứng từ vận chuyển nếu có.
Các chứng từ cần đảm bảo tính thống nhất về tên hàng hóa, số lượng, giá trị và thông tin đối tác.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin trên hóa đơn gồm:
- Tên công ty nước ngoài.
- Địa chỉ đối tác.
- Loại hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Số lượng, đơn giá.
- Đồng tiền thanh toán.
- Thuế suất GTGT.
Thông tin cần trùng khớp với hợp đồng và hồ sơ xuất khẩu để hạn chế sai sót.
Bước 4: Ký số và phát hành hóa đơn
Sau khi kiểm tra nội dung, doanh nghiệp thực hiện ký số và phát hành hóa đơn điện tử theo quy định. Hóa đơn sau khi phát hành có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email hoặc hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử.
Bước 5: Lưu trữ chứng từ
Theo quy định của Luật Kế toán, hóa đơn điện tử và chứng từ liên quan cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Việc lưu trữ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc thanh tra.
Hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài có được khấu trừ thuế không?
Doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động xuất khẩu nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Các điều kiện cơ bản gồm:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Có hợp đồng xuất khẩu.
- Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu.
- Có hồ sơ chứng minh hoạt động xuất khẩu theo quy định.
Trường hợp thiếu hồ sơ hoặc chứng từ không hợp lệ, doanh nghiệp có thể không được khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT đầu vào.
>>> Xem thêm: Điều Kiện Khấu Trừ Thuế GTGT Mới Nhất 2025 Theo Công Văn 2111
Câu hỏi thường gặp
Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài có bắt buộc ghi mã số thuế không?
Không. Nếu đối tác không có mã số thuế tại Việt Nam thì không bắt buộc ghi thông tin này trên hóa đơn.
Công ty nước ngoài thanh toán bằng USD có được ghi USD trên hóa đơn không?
Có. Trường hợp pháp luật cho phép giao dịch bằng ngoại tệ thì doanh nghiệp được ghi nhận các chỉ tiêu liên quan bằng ngoại tệ theo quy định.
Xuất khẩu hàng hóa có phải xuất hóa đơn GTGT điện tử không?
Có. Doanh nghiệp thực hiện xuất khẩu hàng hóa phải lập hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Hàng hóa xuất khẩu luôn được áp dụng thuế suất 0%?
Không. Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về hợp đồng, thanh toán và hồ sơ chứng từ theo quy định pháp luật.
Thời hạn lưu trữ hóa đơn xuất khẩu là bao lâu?
Thông thường tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.