7 điểm lưu ý về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Ngoài những quy định về hóa đơn điện tử, các hộ kinh doanh cần phải biết một số lưu ý về hóa đơn điện tử cho cá thể, hộ kinh doanh dưới đây.

Lưu ý về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

>>> Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT)

Tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định hộ kinh doanh sử dụng HĐĐT từ ngày 01-7-2022 gồm:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT.
• Hộ kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN). theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan Thuế sẽ cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh.
• Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan Thuế cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh.

Đối tượng nào chưa được áp dụng HĐĐT từ ngày 01-07-2022?

Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hộ kinh doanh áp dụng HĐĐT từ ngày 01-7-2022. Tuy nhiên, một số đối tượng được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan Thuế, cụ thể:

• Đối tượng áp dụng: Cá nhân, hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn không thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có phần mềm lập HĐĐT để sử dụng HĐĐT, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có hạ tầng công nghệ thông tin và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng tiếp tục hóa đơn giấy của cơ quan thuế.
• Thời gian sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian tối đa 12 tháng.
• Tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01-7-2022 đối với hộ kinh doanh đang hoạt động từ trước 01-7-2022.
• Tối đa 12 tháng kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh mới thành lập từ ngày 01-7-2022.

Đối tượng chưa áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01-7-2022

Đối tượng nào sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền?

• Hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn (theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
  Địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn thực hiện theo danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định 118/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có).

• Những đối tượng này không phải trả tiền trong vòng 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng HĐĐT.

Ngành nghề bắt buộc sử dụng HĐĐT hộ kinh doanh

Theo Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các lĩnh vực, ngành nghề bắt buộc phải thực hiện áp dụng HĐĐT bao gồm: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường biển, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị...

Đặc biệt, hộ kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng và cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng phải triển khai thí điểm HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế.

Có thể thêm logo hoặc thông tin khác vào HĐĐT không?

Hộ kinh doanh có thể thêm logo để thể hiện thương hiệu, nhãn hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán vào nội dung HĐĐT. Nội dung này được quy định tại khoản 15 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

“Ngoài các nội dung hướng dẫn từ khoản 1 đến khoản 13 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu, hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.”.

Các trường hợp phải ngừng sử dụng HĐĐT

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh thuộc các trường hợp sau phải ngừng sử dụng HĐĐT có mã và HĐĐT không có mã của cơ quan Thuế:

• Các cá nhân, hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Các cá nhân, hộ kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh.
• Các cá nhân, hộ kinh doanh thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
• Các cá nhân, hộ kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

Xác định với cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh

Căn cứ tiết c.2 điểm c khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cá nhân, hộ kinh doanh xác định với cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh như sau:

• Đối với cá nhân, hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định thì nộp hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế quản lý nơi cá nhân, hộ kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.
• Đối với cá nhân, hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định thì nộp hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi cá nhân, hộ kinh doanh đăng ký kinh doanh.

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Cách đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh được thực hiện như sau:

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Các trường hợp được đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử (TTĐT) Tổng cục Thuế

Theo đó, Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp được đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế, bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân, hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không trả phí dịch vụ: Đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng TTĐT của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
• Doanh nghiệp, tổ chức có chức năng chuyển kết dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế: Đăng ký HĐĐT thông qua Cổng TTĐT của Tổng cục Thuế.

Quy trình hộ kinh doanh đăng ký HĐĐT trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế tại website: hoadondientu.gdt.gov.vn.

Hộ kinh doanh hoàn thiện các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử gồm: Tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế trực thuộc quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, số điện thoại và email liên hệ.

Bước 2: Lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh chọn 1 trong 2 hình thức hóa đơn: Có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế.

Sau đó chọn sử dụng 1 trong 2 HĐĐT: Có mã phải trả tiền dịch vụ và HĐĐT không phải trả tiền dịch vụ.

Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT.

Lựa chọn loại hóa đơn để sử dụng:

• Hóa đơn GTGT.
• Hóa đơn bán hàng.
• Hóa đơn bán tài sản công.
• Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
• Các loại hóa đơn khác.
• Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Bước 3: Điền danh sách chứng thư số sử dụng.

Bước 4: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn.

Bước 5: Hoàn thiện và gửi: Điền đầy đủ ngày, tháng, năm và ký tên người nộp thuế.

Trên đây là những lưu ý về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Nếu quý khách có vấn đề gì thắc mắc về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh hoặc cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh thì hãy liên hệ với CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được nhân viên giải đáp chi tiết.

Ngoài việc đáp ứng đầy đủ theo quy định của BTC, phần mềm kế toán Fast Accounting Online còn có nhiều điểm nổi bật, phù hợp cho cả hộ kinh doanh và các doanh nghiệp vừa & nhỏ:

• 100% online trên các thiết bị máy tính, laptop, máy tính bảng và cả điện thoại di động.
• Tích hợp miễn phí với phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice (đạt chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Sẵn sàng kết nối với các loại chữ ký số như Token, HSM.
• Chi phí hợp lý chỉ từ 146.000đ/tháng.