Hướng dẫn hạch toán thuế TNCN theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Thuế TNCN là gì?

Có thể định nghĩa, thuế TNCN (Personal income tax) là khoản tiền mà người lao động phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Khoản tiền này được trích một phần từ tiền lương hay thu nhập khác (đã trừ thu nhập miễn thuế và giảm trừ gia cảnh) của người lao động. Thông thường, doanh nghiệp sẽ tự khấu trừ thuế TNCN trước khi thanh toán lương cho nhân viên.

Thuế TNCN chỉ đánh vào những cá nhân có thu nhập cao, không đánh vào cá nhân có thu nhập thấp. Điều này giúp đảm bảo sự công bằng xã hội, cũng như giảm bớt sự phân hóa giữa các tầng lớp.

Công thức tính thuế TNCN:

Thuế thu nhập cá nhân phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất thuế TNCN

Lưu ý:

• Đối với các cá nhân cư trú thì mức đóng thuế TNCN từ tiền lương, tiền công sẽ được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần. 
• Đối với các cá nhân không cư trú thì sẽ được tính theo biểu thuế toàn phần.
• Còn với các khoản thu nhập ngoài tiền lương, tiền công thì sẽ được tính theo biểu thuế toàn phần.
• Theo quy định hiện hành, các khoản được giảm trừ của người lao động gồm: Giảm trừ gia cảnh 11 triệu đồng/tháng (tương đương với 123 triệu đồng/năm), người phụ thuộc 4,4 triệu đồng/tháng, giảm trừ các khoản đóng tiền tự nguyện (bảo hiểm, từ thiện, hưu trí,...). Như vậy, thu nhập tính thuế của người lao động ở mức dương khi có thu nhập trên 11 triệu đồng/tháng (nếu không có người phụ thuộc) hoặc trên 15,4 triệu đồng/tháng (nếu có 01 người phụ thuộc).

Thuế TNCN là khoản tiền mà người lao động phải nộp vào ngân sách quốc gia

Nguyên tắc kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Một số nguyên tắc mà kế toán cần tuân thủ khi tiến hành kê khai, nộp thuế và quyết toán TNCN bao gồm:

• Doanh nghiệp thanh toán thu nhập hoặc ủy quyền thanh toán thu nhập phải tuân theo nguyên tắc khấu trừ thuế tại nguồn khi kê khai, nộp thuế TNCN. Nghĩa là, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN thay cho người lao động để nộp vào ngân sách Nhà trước khi chi trả lương.
• Doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người lao động phải có trách nhiệm tính toán tiền lương được nhận, thuế TNCN và khấu trừ thuế, nộp thuế vào ngân sách Nhà nước. Đồng thời cấp “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN” cho người lao động có mức thu nhập phải nộp thuế khi thực hiện khấu trừ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải quản lý sử dụng và quyết toán biên lai thuế theo đúng quy định của pháp luật.

Tài khoản sử dụng để hạch toán thuế TNCN là gì?

Tại Khoản 2 Điều 52 của Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định, tài khoản được dùng để hạch toán thuế TNCN là tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân. Tài khoản này phản ánh số thuế TNCN phải nộp, đã nộp và phải nộp vào ngân sách của Nhà nước.

Tài khoản 3335 được sử dụng để hạch toán thuế TNCN

Kết cấu và nội dung phản ánh

Cụ thể, cách hạch toán thuế được ghi nhận như sau:

Công tác hạch toán thuế TNCN sẽ có sự khác biệt theo từng trường hợp. Do đó, kế toán cần nắm rõ cách hạch toán để có thể thực hiện đúng. Cụ thể, cách hạch toán thuế TNCN theo Thông tư 200 được thực hiện như sau.

Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà cách hạch toán thuế có sự khác nhau

Khi tính và khấu trừ thuế TNCN vào lương của người lao động

• Nợ tài khoản 334 - Phải trả cho người lao động.
• Có tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân (số thuế phải khấu trừ).

Trường hợp doanh nghiệp trả lương chưa bao gồm thuế (lương NET)

Trong trường hợp này, số thuế TNCN mà doanh nghiệp nộp thay cho người lao động sẽ được quy vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Đồng thời cần ghi rõ trong hợp đồng lao động rằng doanh nghiệp nộp thay thuế TNCN cho người lao động.

Kế toán hạch toán thuế TNCN như sau:

• Nợ tài khoản 641/642/154/62,...
• Có tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân (số thuế TNCN mà doanh nghiệp phải nộp thay cho người lao động).

Khi trả lợi nhuận hoặc cổ tức cho chủ sở hữu

Kế toán ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 338 - Phải trả nộp khác (3388).
• Có các tài khoản 111, 112 (số tiền trả lợi nhuận hoặc cổ tức cho chủ sở hữu).
• Có tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân (trong trường hợp khấu trừ tại nguồn khoản thuế TNCN của chủ sở hữu).

Hạch toán khi nộp thuế TNCN vào ngân sách Nhà nước

• Nợ tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân.
• Có các tài khoản 111, 112,...: Số tiền đã nộp.

Hạch toán thuế TNCN sau khi quyết toán

Tại đây, kế toán cần xác định số tiền thuế TNCN đã nộp đã đủ hay bị thiếu/thừa để xử lý. Căn cứ để xác định là kết quả của tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN).

Hướng dẫn hạch thuế TNCN nộp thừa/thiếu sau khi quyết toán

Trong trường hợp số tiền thuế TNCN đã nộp bị thiếu

Lúc này, doanh nghiệp phải nộp thêm số tiền bị thiếu vào ngân sách Nhà nước. Nghĩa là có số tiền phải sinh tại chỉ tiêu số 45 - Tổng số thuế TNCN còn phải nộp NSNN. 

Kế toán thực hiện hạch toán thuế TNCN như sau:

Bút toán 1: Khấu trừ lấy thêm tiền từ những các nhân nộp thiếu thuế TNCN.

• Nợ tài khoản 111/112/334/138,...
• Có tài khoản 3335 - Tổng số thuế TNCN còn phải nộp NSNN.

Bút toán 2: Nộp số tiền còn thiếu vào ngân sách Nhà nước

• Nợ tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân.
• Có các tài khoản 111,112,...: Số tiền đã nộp

Trong trường hợp nộp thừa thuế TNCN

Khi doanh nghiệp nộp thừa thuế TNCN thì chỉ tiêu số 46 - Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa sẽ có khoản tiền phát sinh. Trong trường hợp này, kế toán có thể xử lý theo 2 cách: bù trừ vào kỳ sau hoặc làm thủ tục hạch toán hoàn thuế TNCN. 

Cách hạch toán thuế TNCN:

• Nợ tài khoản 3335 - Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã nộp thừa
• Có tài khoản 138 - Nếu để bù trừ sang kỳ sau
• Có tài khoản 338: Nếu hạch toán hoàn thuế.

Nếu doanh nghiệp chọn cách bù trừ vào kỳ sau

• Doanh nghiệp tự động bù trừ nếu xét về số tiền phải nộp vào ngân sách Nhà nước. 

Doanh nghiệp có thể tự động bù trừ nếu nộp thừa thuế TNCN

• Ví dụ: Công ty phần mềm FAST làm tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2022 ra: Chỉ tiêu số 46 - Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa 2.000.000 đồng. Khi công ty làm tờ khai thuế TNCN của quý I năm 2023 thì phải nộp 5.000.000 đồng.

Như vậy, Công ty phần mềm FAST tự động bù trừ tiền thuế TNCN nộp thừa (2 triệu đồng) với số tiền thuế phải nộp (5 triệu đồng). Nghĩa là, số tiền thuế phải nộp vào quý I năm 2023 là: 5.000.000 - 2.000.000 = 3.000.000 đồng.

• Nếu xét trên từng người lao động đã nộp thừa thì doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết thông qua tài khoản 138.
• Ví dụ: Anh Nguyễn Thanh An ủy quyền cho Công ty phần mềm FAST quyết toán thuế TNCN năm 2022 thì phát sinh chỉ tiêu số 46 - nộp thừa thuế TNCN 500.000 đồng. Anh An không làm thủ tục hoàn thuế mà bù trừ vào kỳ sau. Nên khi hạch toán sẽ là: Nợ tài khoản 3335 - Có tài khoản 138: 200.000 đồng.
• Vào quý I năm 2023, anh An phát sinh số thuế phải nộp là 500.000 đồng. Lúc này sẽ hạch toán như sau: 
• Nợ tài khoản 334: 300.000 đồng (tức là 500.000 - 200.000)
• Nợ tài khoản 138: 200.000 đồng.
• Có tài khoản 3335: 500.000 đồng.

Nếu làm thủ tục hoàn thuế

• Khi nhận được số tiền hoàn từ Cơ quan Thuế, hạch toán thuế TNCN như sau:
• Nợ tài khoản 112 - Số tiền được hoàn.
• Có tài khoản 3335 - Số thuế TNCN nộp thừa.
• Hoàn trả lại số tiền người lao động nộp thừa:
• Nợ tài khoản 338 - Chi tiết số tiền thừa của từng cá nhân.
• Có tài khoản 111/112.

Làm thủ tục hoàn thuế để nhận lại số tiền nộp thừa

Phần mềm Fast e-Invoice hỗ trợ xuất chứng từ khấu từ thuế TNCN

Đáp ứng nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST đã tiến hành tích hợp tính năng này vào phần mềm Fast e-Invoice. Giờ đây, quý khách đã có thể đăng nhập, sử dụng và quản lý các chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách dễ dàng, nhanh chóng. Đồng thời hỗ trợ hạch toán thuế TNCN mà không phải cài đặt thêm bất kỳ phần mềm chuyên biệt nào khác.

Cụ thể, phần mềm Fast e-Invoice được cập nhật, bổ sung các tính năng:

Để được tư vấn và giải đáp chi tiết hơn, quý khách vui lòng liên hệ với CÔNG TY PHẦN MỀM FAST thông qua các phương thức sau:

Liên hệ qua số hotline:

• Văn phòng tại TP Hà Nội: (024) 7108-8288.
• Văn phòng tại Đà Nẵng: (0236) 381-0532.
• Văn phòng tại TP HCM: (028) 7108-8788.

Chat trực tiếp tại:

• Website: www.fast.com.vn.
• Fanpage: Công ty Phần mềm FAST.

Phần mềm Fast e-Invoice đáp ứng mọi yêu cầu về nghiệp vụ chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Trên đây là toàn bộ những thông tin chia sẻ của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST về cách hạch toán thuế TNCN. Nếu quý khách thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ đến nhiều người khác nhé! Đồng thời theo dõi website của chúng tôi để kịp thời cập nhật thêm nhiều kiến thức mới.