Trong hoạt động kế toán – tài chính, việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch khi quyết toán thuế, kiểm toán hay giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn băn khoăn: Hóa đơn điện tử phải lưu trữ mấy năm? Quy định mới nhất từ năm 2025 có gì thay đổi?
Cùng FAST tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau để nắm rõ quy định pháp luật và có cách lưu trữ an toàn, đúng luật.
Quy định mới nhất về lưu trữ hóa đơn điện tử
Yêu cầu bảo quản, lưu trữ chung đối với hóa đơn
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi loại hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử) đều phải được doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh bảo quản và lưu trữ theo các nguyên tắc:
- Đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
Cụ thể:
- Hóa đơn phải được đưa vào lưu trữ trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Hóa đơn là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì phải được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu 10 năm.
Quy định này đang được áp dụng thống nhất theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, áp dụng cho tất cả doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
Yêu cầu bảo quản, lưu trữ riêng của từng loại hóa đơn
(i) Đối với hóa đơn điện tử
- Phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (máy tính, máy chủ, đám mây hoặc phần mềm quản lý hóa đơn điện tử).
- Hình thức lưu trữ do doanh nghiệp lựa chọn nhưng phải phù hợp với đặc thù hoạt động và năng lực công nghệ.
- Hóa đơn phải có thể in ra giấy hoặc tra cứu trực tuyến khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
(Căn cứ: khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
(ii) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
- Hóa đơn chưa lập: Phải lưu trữ trong kho theo chế độ bảo quản chứng từ có giá.
- Hóa đơn đã lập tại đơn vị kế toán: Lưu trữ theo chế độ chứng từ kế toán.
- Hóa đơn đã lập tại hộ, cá nhân kinh doanh không phải đơn vị kế toán: Lưu giữ như một loại tài sản riêng của người kinh doanh.
(Căn cứ: khoản 3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Hóa đơn điện tử được lưu trữ bao lâu là đúng luật?
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử vừa là chứng từ kế toán vừa là cơ sở pháp lý cho các hoạt động kinh tế. Theo quy định của Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ bắt buộc của hóa đơn điện tử là tối thiểu 10 năm.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể phải lưu trữ lâu hơn nếu hóa đơn liên quan đến tranh chấp, kiểm toán đặc biệt hoặc yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
Mức phạt khi không lưu trữ hoặc lưu trữ sai thời hạn
Nếu doanh nghiệp không tuân thủ thời gian lưu trữ hoặc để mất, hỏng hóa đơn, sẽ bị xử phạt hành chính theo Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Một số mức phạt cụ thể:
- Cảnh cáo nếu:
- Mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng đã kê khai thuế đầy đủ và có chứng từ chứng minh.
- Mất, hỏng hóa đơn lập sai đã được xóa bỏ và thay thế.
- Phạt từ 3 – 5 triệu đồng nếu mất, cháy, hỏng liên giao cho khách hàng, nhưng có đầy đủ chứng từ và tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt từ 4 – 8 triệu đồng nếu mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã giao cho khách hàng mà không có hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch..
- Phạt từ 5 – 10 triệu đồng nếu làm mất, hỏng hóa đơn trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ mà không thuộc các trường hợp trên.
Cách thức lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử đảm bảo pháp lý
Điều kiện để hóa đơn lưu trữ có giá trị pháp lý
Để hóa đơn điện tử có hiệu lực trong suốt thời gian lưu trữ, doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Có thể in ra giấy hoặc tra cứu khi cần.
- Đảm bảo tính an toàn, toàn vẹn, không bị thay đổi.
- Hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng công nghệ của đơn vị.
Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ có thể được tiêu hủy, miễn là việc tiêu hủy không ảnh hưởng đến dữ liệu khác và hệ thống thông tin.
Các hình thức lưu trữ phổ biến hiện nay
- Lưu trữ qua email
- Tạo email riêng để nhận hóa đơn.
- Ưu điểm: Dễ phân loại, chi phí thấp.
- Nhược điểm: Rủi ro mất dữ liệu nếu email bị khóa, quản lý thủ công dễ sai sót.
Cách này chỉ nên áp dụng tạm thời hoặc song song với hệ thống lưu trữ chính.
- Nhận hóa đơn qua email rồi in giấy để lưu
- Ưu điểm: Dễ đối chiếu, giảm rủi ro mất email.
- Nhược điểm: Tốn kém chi phí in ấn, khó tra cứu số lượng lớn.
- Lưu trữ trên máy tính cá nhân
- Ưu điểm: Đơn giản, chi phí thấp.
- Nhược điểm: Dễ mất dữ liệu nếu máy hỏng, khó phục hồi.
- Lưu ý: Nên sao lưu định kỳ sang ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ đám mây để tránh mất dữ liệu.
- Lưu trữ trên máy chủ nội bộ
- Ưu điểm: An toàn hơn, dễ chia sẻ trong nội bộ.
- Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần nhân sự CNTT để vận hành.
- Lưu trữ trên đám mây (Google Drive, OneDrive, Dropbox…)
- Ưu điểm: Truy cập mọi lúc, bảo mật cao, không tốn chi phí phần cứng.
- Nhược điểm: Phụ thuộc nhà cung cấp, phát sinh chi phí thuê bao.
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên dụng (Fast e-Invoice)
- Tích hợp phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn trong cùng hệ thống.
- Đạt tiêu chuẩn trung tâm dữ liệu quốc tế Tier 3, an toàn và tuân thủ pháp luật.
- Hỗ trợ kết nối với phần mềm kế toán, ngân hàng, chữ ký số.
- Đảm bảo hóa đơn được lưu trữ tối thiểu 10 năm, sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế khi cần.
Để hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử dễ dàng và tiết kiệm, FAST triển khai Combo ‘siêu ưu đãi’ gồm:
- Tặng miễn phí 1 năm – Phần mềm bán hàng.
- Tặng miễn phí 1 năm – Phần mềm kế toán.
- Tặng miễn phí 1 năm – Chữ ký số HSM.
- Tặng gói 500 số hóa đơn điện tử.
Thời gian diễn ra chương trình: Từ nay đến hết ngày 31-12-2025.
Đối tượng: Hộ kinh doanh trên toàn quốc.
ƯU ĐÃI SIÊU KHỦNG TỪ FAST – Chần chừ chi, nhanh tay đăng ký ngay!
