Những lưu ý doanh nghiệp không thể bỏ qua khi sử dụng hóa đơn điện tử

Chuyển đổi loại hình từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Mục lục

Hóa đơn điện tử là gì? Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hệ thống tập hợp những thông điệp được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, cung cấp thông tin về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử là một phương tiện vô cùng hiệu quả giúp doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý nghiệp vụ và thay thế cho các hóa đơn giấy khác. Theo Nghị định 92/2021/NĐ-CP nhà nước cũng hỗ trợ giảm thuế cho doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử được chia thành các loại:

- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn bán hàng; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn khác gồm: Tem, thẻ, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng hoặc cước phí vận tải quốc tế…

Tùy vào từng loại hình hóa đơn khác nhau sẽ có hình thức và nội dung tạo lập khác nhau theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

>>> Xem thêm: Mẫu hóa đơn điện tử

>>> Xem thêm: Hóa đơn xuất khẩu

Hóa đơn điện tử cung cấp thông tin về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ dưới dạng dữ liệu

Phân loại đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Khi một doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán phải hiểu rõ doanh nghiệp đó đang nằm trong nhóm đối tượng sử dụng nào để thực hiện đúng quy trình và đúng đối tượng được pháp luật quy định. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019 đã nêu rõ có 3 nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:

Nhóm 1: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được quy định bao gồm:

- Những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phân biệt giá trị từng lần bán hàng, cung cấp dịch vụ (Trừ những đối tượng thuộc khoản 2, khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).
- Hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô lao động từ 10 người trở lên, doanh thu năm trước liền kề ít nhất 03 tỷ đồng cho lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng và ít nhất 10 tỷ đồng cho lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải thực hiện sổ sách kế toán và kê khai nộp thuế và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Nhóm 2: Đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được quy định bao gồm:

- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, nước sạch, bưu chính viễn thông, bảo hiểm, y tế, tài chính tín dụng, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường biển, đường thủy, đường bộ, đường sắt…
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc có ý định thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến đến cơ quan thuế và người mua.

Nhóm 3: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo những lần phát sinh

Hộ, cá nhân kinh doanh cần có hóa đơn để giao cho khách hàng nhưng không đủ đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên, hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng (bên mua) thì sẽ được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Phân loại đối tượng như thế nào trong sử dụng hóa đơn điện tử?

>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Lập hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Thực hiện lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo trình tự nào?

Đối với đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế sử dụng Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để lập hóa đơn thì doanh nghiệp đó chỉ cần sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

- Thiết lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn điện tử đã lập và gửi hóa đơn để được cấp mã cơ quan thuế.

Đối với đối tượng mua hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cung cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có thể truy cập vào trang thông tin điện tử hoặc phần mềm hóa đơn của đơn vị để thực hiện:

- Thiết lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để được cấp mã cơ quan thuế.

Lập hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế nếu nhận được chấp thuận của cơ quan thuế thì được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế lập hóa đơn điện tử thông qua phần mềm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và sẽ gửi cho người mua bằng phương thức điện tử đã được thỏa thuận trước đó giữa người bán và người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận của cả hai bên sao cho phù hợp với quyết định hóa đơn điện tử được quy định bởi pháp luật.

Những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Trong một số trường hợp cơ quan thuế có quyền yêu cầu doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã, cụ thể:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân, hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân, hộ kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân, hộ kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân, hộ kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
- Cơ quan chức năng phát hiện hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng giả, hàng cấm, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ và thông báo cho cơ quan thuế;
- Cơ quan chức năng phát hiện hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân và thông báo cho cơ quan thuế;
- Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định, yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.

Quy trình chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Theo điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ doanh nghiệp được hợp pháp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu điều tra, thanh tra, kiểm toán theo quy định của pháp luật.

- Về mặt nội dung: Doanh nghiệp đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung khi chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn giấy, chứng từ giấy.
- Về mặt giá trị: Hóa đơn, chứng từ giấy sau khi được chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ và theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, giao dịch điện tử. Hóa đơn, chứng từ giấy KHÔNG có hiệu lực để giao dịch thanh toán.

(Trừ trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính có tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định).

>>> Xem thêm: Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 1-7-2022

Theo Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022”. Quy định này dựa trên điều chỉnh thay đổi có trong Thông tư 88/2020/TT-BTC. Theo đó, các hóa đơn, chứng từ điện tử là phương thức bắt buộc khi giao dịch với cơ quan thuế.

Đồng thời, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, tự in hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19-10-2020 thì được phép tiếp tục sử dụng đến hết 30-6-2022.

Theo Báo cáo từ Bộ Tài chính cho biết tính đến hết ngày 30-6-2022, trên cả nước đã có 100% tổ chức, doanh nghiệp chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, FAST đã nêu rõ các thông tin mà mỗi doanh nghiệp cần phải nắm khi sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng thông tin này hữu ích đối với các bạn trong việc tránh đi những sai sót trong lúc triển khai sử dụng. Công ty phần mềm FAST chuyên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trên toàn quốc, khách hàng có nhu cầu xin vui lòng liên hệ trực tiếp qua website www.invoice.fast.com.vn hoặc quan Fanpage Công ty phần mềm FAST để được tư vấn và hỗ trợ nhé!