08 Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01-07-2022

Theo khoản 1, khoản 3 Điều 59 Nghị định 123 hóa đơn điện tử quy định:

“1. Nghị định 123 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01-7-2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01-7-2022.

3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12-9-2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) kể từ ngày 01-11- 2020”.

Như vậy, nghị định này chỉ bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01-7-2022 và bãi bỏ quy định bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01-11-2020.

Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 60 còn quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30-6-2022 đối với những hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19-10-2020.

>>> Xem thêm: Nghị định 123 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử đã quy định: Đối tượng áp dụng HĐĐT thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019. Dưới đây là những đối tượng áp dụng Nghị định 123 về hóa đơn điện tử.

Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (trừ trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh).
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp 2: Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Với những doanh nghiệp được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao và đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế sẽ bao gồm:

• • Doanh nghiệp kinh doanh ở những lĩnh vực như: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế.

 

Đối tượng nào sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123 về hóa đơn điện tử?

Trường hợp 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp HĐĐT để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh.

Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp HĐĐT theo từng lần phát sinh.

>>> Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

3. Định dạng của hóa đơn điện tử (Khoản 1, 2, 4, 5 Điều 12)

Định dạng HĐĐT là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị HĐĐT. Định dạng HĐĐT sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (extensible Markup Language).

• • Theo khoản 2, Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định định dạng HĐĐT gồm 02 thành phần: Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
  • Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
    • Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có bằng thông tối thiểu 5 Mbps.
    • Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
    • Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Lưu ý: Theo Nghị định 123 năm 2020, HĐĐT phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

4. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Điều 17)

Theo Nghị định 123 về hóa đơn điện tử đã quy định:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

• • Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị để thực hiện:

• • Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua theo quy định.

5. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (Điều 18)

Việc lập HĐĐT không có mã của cơ quan thuế được quy định tại Điều 18 Nghị định 123 năm 2020 về hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

>>> Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì?

6. 07 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 16)

Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế:

• • Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
  • Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
  • Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
  • Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
  • Trường hợp có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
  • Trường hợp có hành vi lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
  • Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.

Lưu ý: Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng HĐĐT không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp HĐĐT để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

• • Bước 1: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế thuộc các trường hợp tại điểm đ, e, g khoản 1 Điều 16 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng HĐĐT.
  • Bước 2: Người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo. Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liệu hoặc bằng văn bản.
  • Bước 3: Người nộp thuế tiếp tục sử dụng HĐĐT hoặc giải trình bổ sung.
  • Bước 4: Hết thời hạn giải trình bổ sung theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị người nộp thuế ngừng sử dụng HĐĐT và xử lý theo quy định.

7. Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Khi nào chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy?

Theo khoản 1, Điều 7 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy trong các trường hợp như:

• • Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
  • Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Khi nào chuyển hóa đơn điện tử thành giấy?

Yêu cầu chuyển đổi thành hóa đơn giấy

Việc chuyển đổi HĐĐT, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Giá trị hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi

Theo khoản 3 Điều 7 Nghị định này quy định:

• • Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.
  • Không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

8. 05 biểu mẫu về hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01-07-2022

• • Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
  • Mẫu 06/ĐN-PSĐT: Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của CQT theo từng lần phát sinh.
  • Mẫu 01/TH-HĐĐT: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
  • Mẫu 03/DL-HĐĐT: Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.

Để dễ dàng trong việc lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử, quý khách hàng có thể tham khảo giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST. Những lý do nên lựa chọn Fast e-Invoice:

Fast e-Invoice có những điểm nổi bật, khác biệt so với một số phần mềm hóa đơn điện tử khác:

• • Cho phép phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp hoặc thông qua kết nối với các phần mềm tác nghiệp của FAST. Trường hợp khách hàng mua phần mềm tác nghiệp (kế toán, ERP) và phần mềm hóa đơn điện tử của FAST thì chỉ làm việc với 1 đối tác duy nhất và không phải trả thêm phí kết nối giữa 2 phần mềm.

• • Cho thể lựa chọn sử dụng bản Online hoặc bản khách hàng tự cài đặt. Đối với các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành lớn và có đội ngũ tin học riêng thì có thể lựa chọn bản cài đặt.

• • Có thể lựa chọn ký số bằng Token hoặc HSM.  Đối với các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành lớn thì có thể lựa ký số bằng HSM.

• • Mobile App: Trải nghiệm thân thiện, tiện lợi và trực quan. Quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động.

• • Cho phép người bán khai báo quyền tra cứu hóa đơn cho khách hàng không giới hạn số người dùng truy cập.

Fast e-Invoice được công nhận bởi các cơ quan tổ chức uy tín:

• • Tổng cục thuế chứng nhận là tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử và tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Hiệp hội phần mềm và dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) trao giải Sao Khuê 2019 và giải Sao Khuê 2022 cho sản phẩm phần mềm tiêu biểu.
  • Cục bản quyền tác giả Việt Nam cấp bản quyền Fast e-Invoice.
  • Được bảo lãnh từ tổ chức tín dụng hợp pháp.

Bên cạnh đó, Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp các khách hàng dễ dàng lập, phát hành và quản lý chứng từ mà không cần phải sử dụng thêm 1 phần mềm khác.

Trên đây là những thông tin doanh nghiệp cần lưu ý về Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn chứng từ. Nếu quý khách có thắc mắc về hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán hãy liên hệ với CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được giải đáp chi tiết.